Abmahnung im Arbeitsrecht: Was Arbeitgeber wissen müssen

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Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist eine Rüge, mit der du als Arbeitgeber ein konkretes Fehlverhalten beanstandest und für den Wiederholungsfall Konsequenzen androhst, bis hin zur Kündigung. Sie hat zwei Aufgaben: Sie zeigt der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, dass ein Verhalten nicht in Ordnung ist, und sie warnt, was passiert, wenn es so weitergeht.

Ein eigenes Abmahnungsgesetz gibt es nicht. Die Grundlage steht in § 314 Abs. 2 BGB: Bei der Verletzung einer Vertragspflicht ist eine Kündigung aus wichtigem Grund in der Regel erst nach einer erfolglosen Abmahnung zulässig. Was genau eine wirksame Abmahnung ausmacht, haben die Arbeitsgerichte über Jahrzehnte entwickelt.

Abzugrenzen ist die Abmahnung von der Ermahnung. Eine Ermahnung rügt ebenfalls, droht aber keine Folgen an. Sie kann im Alltag sinnvoll sein, bereitet eine Kündigung aber nicht vor.

Wann ist eine Abmahnung angebracht?

Eine Abmahnung ist angebracht, wenn jemand eine Pflicht aus dem Arbeitsverhältnis verletzt und das Verhalten steuerbar ist, die Person es also ändern könnte. Typische Beispiele sind wiederholtes Zuspätkommen, eigenmächtiger Urlaub, fehlende Krankmeldung, Verstöße gegen Sicherheitsregeln oder unhöflicher Umgang mit Kunden.

Nicht passend ist die Abmahnung, wenn jemand etwas nicht kann, etwa wegen Krankheit oder fehlender Eignung. Das ist kein Verhalten, das man durch eine Warnung ändern kann. Hier sind eher Gespräche, Unterstützung oder eine andere Aufgabe gefragt.

Wichtig ist auch der Zeitpunkt. Mahn zeitnah ab, solange der Vorfall allen noch klar vor Augen ist. Eine feste Frist dafür gibt es nicht, aber wer monatelang wartet, macht die Warnung unglaubwürdig. Abmahnen darfst du als Inhaber oder Geschäftsführer selbst. In größeren Teams kommen in der Regel auch Vorgesetzte infrage, die Anweisungen zu Ort, Zeit und Art der Arbeit geben dürfen. Halte vorher die Fakten fest: Was ist passiert, wer war dabei, gibt es Belege? Und hör dir die Sicht der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters an, bevor du entscheidest. Manchmal steckt hinter einem Verstoß ein Problem, das sich anders lösen lässt.

Was muss in einer Abmahnung stehen?

In einer Abmahnung muss das Fehlverhalten so genau beschrieben sein, dass klar ist, was wann passiert ist, dazu die Aufforderung, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten, und der Hinweis, dass im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Folgen drohen. Fehlt einer dieser Teile, kann die Abmahnung ihre Wirkung verlieren.

1. Genaue Beschreibung. Datum, Uhrzeit, Ort und was konkret passiert ist. Allgemeine Vorwürfe wie „ständig unzuverlässig“ reichen nicht.
2. Benennung der Pflicht. Welche Regel aus Arbeitsvertrag, Anweisung oder Gesetz wurde verletzt?
3. Aufforderung. Die klare Erwartung, dass sich das Verhalten ändert.
4. Warnung. Der Hinweis, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Pack nicht mehrere Vorwürfe in eine Abmahnung. Ist nur einer davon unberechtigt, kann die ganze Abmahnung angreifbar werden. Besser ist eine Abmahnung pro Vorfall.

Welche Form braucht eine Abmahnung, und was passiert mit der Personalakte?

Eine Abmahnung braucht keine gesetzliche Form, sie wirkt auch mündlich. Da du im Streitfall beweisen musst, dass und mit welchem Inhalt abgemahnt wurde, ist die schriftliche Abmahnung mit Nachweis des Zugangs der sichere Weg. Bewährt hat sich die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder vor einer Zeugin oder einem Zeugen.

Die Abmahnung kommt in die Personalakte. Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, und können verlangen, dass eine eigene Erklärung dazu beigefügt wird. So steht es in § 83 BetrVG. Unabhängig davon können Beschäftigte nach Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen. Ist eine Abmahnung unberechtigt, können Mitarbeitende verlangen, dass sie entfernt wird, notfalls über das Arbeitsgericht.

Wie hängen Abmahnung und Kündigung zusammen?

Die Abmahnung ist in der Regel die Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, wenn das Kündigungsschutz­gesetz gilt. Nach § 1 KSchG ist eine Kündigung dann nur wirksam, wenn sie durch Gründe in der Person, im Verhalten oder durch dringende betriebliche Erfordernisse gerechtfertigt ist. Bei Gründen im Verhalten zeigt die vorherige Abmahnung, dass die Person gewarnt war und trotzdem nichts geändert hat.

Bei sehr schweren Verstößen kann eine Abmahnung entbehrlich sein, etwa bei Diebstahl oder Gewalt. Dann kommt eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB in Betracht. Sie muss innerhalb von zwei Wochen erfolgen, nachdem du von den maßgeblichen Tatsachen erfahren hast. Wer eine Kündigung angreifen will, muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG).

Mit der Abmahnung verbrauchst du dein Kündigungsrecht für genau diesen Vorfall. Wegen desselben Verstoßes kannst du in der Regel nicht erst abmahnen und dann kündigen.

Gilt der Kündigungsschutz in meinem Betrieb?

Der allgemeine Kündigungsschutz gilt in deinem Betrieb, wenn dort in der Regel mehr als zehn Beschäftigte arbeiten und das betroffene Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Das ergibt sich aus § 23 Abs. 1 und § 1 Abs. 1 KSchG. Auszubildende zählen nicht mit.

Wöchentliche Arbeitszeit	zählt bei der Betriebsgröße mit
bis 20 Stunden	0,5
bis 30 Stunden	0,75
mehr als 30 Stunden	1

Für Arbeitsverhältnisse, die vor 2004 begonnen haben, gilt noch eine alte Schwelle von mehr als fünf Beschäftigten. Für Gründerinnen und Gründer spielt das praktisch keine Rolle.

Im Kleinbetrieb brauchst du also keinen Kündigungsgrund nach § 1 KSchG. Trotzdem gelten Kündigungsfristen, die Schriftform und der Sonderkündigungsschutz, etwa im Mutterschutz oder bei schwerbehinderten Menschen. Auch im Kleinbetrieb darf eine Kündigung nicht willkürlich oder diskriminierend sein, das folgt unter anderem aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB). Eine Abmahnung ist hier rechtlich oft nicht zwingend, aber trotzdem ein fairer und klarer Weg.

Wo bekommst du Unterstützung bei Konflikten mit Mitarbeitenden?

Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragen bekommst du bei Fachanwältinnen und Fachanwälten für Arbeitsrecht, bei deiner IHK oder Handwerkskammer sowie bei Arbeitgeberverbänden. Für die Frage, wie du Konflikte gar nicht erst eskalieren lässt, helfen klare Regeln im Arbeitsvertrag, regelmäßige Gespräche und eine gute Mitarbeiterführung.

Im Geschäftsführer-Sparring besprechen wir schwierige Personalsituationen mit dir, bevor du handelst. Die rechtliche Prüfung ersetzt das nicht, aber es hilft dir, ruhig und klar zu bleiben. Stehst du noch vor der Gründung, geht es im AVGS Gründercoaching in Modul 5 Unternehmensorganisation auch um Personalplanung und Organisation. Bei Bewilligung eines Gutscheins durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter hast du keinen Eigenanteil. Vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung