Mitarbeitergespräch: So bereitest du Jahres- und Feedbackgespräche vor

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Was ist ein Mitarbeitergespräch und wozu dient es?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein geplantes Gespräch unter vier Augen, in dem du mit einer beschäftigten Person auf die vergangene Zeit zurückblickst und die nächste Zeit plant. Es ergänzt das kurze Feedback im Alltag, ersetzt es aber nicht.

Im Betrieb mit wenigen Leuten sieht man sich täglich. Gerade deshalb fehlt oft der Raum für grundsätzliche Fragen: Wie zufrieden bist du? Wo willst du hin? Was stört dich an der Zusammenarbeit? Ein fester Termin schafft diesen Raum. Typische Formen sind:

Gesprächsform	Anlass	Dauer
Jahresgespräch	Rückblick, Entwicklung, Ziele für das nächste Jahr	60 bis 90 Minuten
Feedbackgespräch	regelmäßig oder nach einem Projekt	15 bis 30 Minuten
Probezeitgespräch	vor Ende der Probezeit	30 bis 60 Minuten
Anlassbezogenes Gespräch	Konflikt, Leistungsproblem, Rückkehr nach längerer Abwesenheit	nach Bedarf

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu Mitarbeitergesprächen gibt es nicht. Prüf aber, ob dein Arbeitsvertrag oder ein anwendbarer Tarifvertrag Gespräche oder Zielvereinbarungen vorsieht.

Wie bereitest du ein Mitarbeitergespräch vor?

Die beste Vorbereitung ist, dass beide Seiten dieselben Leitfragen mindestens eine Woche vorher bekommen und sich Notizen machen. So wird das Gespräch ein Austausch und kein Monolog.

• Termin mit mindestens einer Woche Vorlauf vereinbaren und den Zweck nennen
• ruhigen Raum ohne Störungen wählen, Telefon aus
• Leitfragen an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter schicken
• Ziele und Vereinbarungen aus dem letzten Gespräch heraussuchen
• eigene Beobachtungen mit konkreten Beispielen notieren, gute wie schwierige
• überlegen, welche Entwicklung du im Betrieb anbieten kannst, etwa neue Aufgaben oder eine Weiterbildung
• klären, was du nicht zusagen kannst, zum Beispiel eine Gehaltserhöhung ohne Rücksprache mit deinen Zahlen

Gute Leitfragen sind offen formuliert: Worauf bist du im letzten Jahr stolz? Was hat dich gebremst? Was brauchst du von mir? Welche Aufgaben möchtest du gern übernehmen? Was soll im nächsten Jahr anders laufen?

Wie läuft ein gutes Mitarbeitergespräch ab?

Ein gutes Mitarbeitergespräch folgt einem festen Ablauf, in dem die beschäftigte Person mehr redet als du. Als Faustregel gilt: Du stellst Fragen und hörst zu, deine eigene Sicht kommt jeweils danach.

1. Einstieg. Zweck und Ablauf nennen, Zeitrahmen klären. Ein paar persönliche Sätze lockern die Stimmung.
2. Rückblick. Erst die Mitarbeiterin, dann du: Was lief gut, was nicht? Was ist aus den Zielen vom letzten Mal geworden?
3. Zusammenarbeit. Wie läuft es im Team und mit dir? Hier holst du dir aktiv Feedback zu deiner Führung.
4. Entwicklung. Welche Stärken sollen ausgebaut werden? Welche Aufgaben oder Weiterbildungen sind sinnvoll?
5. Ziele. Zwei bis vier Ziele für die nächsten Monate gemeinsam festlegen.
6. Vereinbarungen. Wer macht was bis wann? Auch deine eigenen Zusagen gehören dazu.
7. Abschluss. Kurz zusammenfassen, Dank aussprechen, Folgetermin festlegen.

Kritik gehört in das Gespräch, aber sie sollte keine Überraschung sein. Was dich seit Monaten stört, hättest du zeitnah ansprechen sollen. Wie das im Alltag klappt, steht im Ratgeber Mitarbeiterführung.

Wie vereinbarst du Ziele, die tragen?

Tragfähige Ziele werden gemeinsam formuliert, sind konkret, haben einen Termin und lassen sich am Ende eindeutig überprüfen. Ein Ziel, das nur du willst, wird selten mit Einsatz verfolgt.

Überlege vorher, ob Ziele mit Geld verknüpft werden sollen. Eine reine Orientierung ist unkompliziert. Sobald ein Bonus davon abhängt, werden Formulierung, Messung und Rechtsfolgen wichtig. Dann lass die Regelung anwaltlich prüfen. Mehr dazu, wie du Leistung ohne großes Budget anerkennst, liest du im Ratgeber Mitarbeitermotivation.

Wie dokumentierst du das Gespräch richtig?

Dokumentiere das Ergebnis, nicht das Wortprotokoll: vereinbarte Ziele, Entwicklungsschritte, gegenseitige Zusagen und den nächsten Termin. Eine Seite reicht meist.

• Sachlich bleiben: Beobachtungen und Vereinbarungen statt Vermutungen über Charakter oder Privatleben.
• Gemeinsam abstimmen: Gib der Person die Zusammenfassung und frag, ob sie zustimmt oder etwas ergänzen möchte.
• Geschützt ablegen: getrennt von allgemeinen Ordnern, nur für dich oder eine bestimmte Vertretung zugänglich.
• Nutzen: Die Unterlagen helfen dir später beim Arbeitszeugnis und beim nächsten Jahresgespräch.

Was gilt beim Datenschutz für Gesprächsnotizen?

Gesprächsnotizen sind personenbezogene Daten, deshalb gelten für sie die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung, auch wenn sie handschriftlich in einer Personalakte liegen. Für dich als kleinen Arbeitgeber sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Nur Erforderliches: Daten dürfen nur so weit verarbeitet werden, wie es für den Zweck nötig ist, und nur so lange, wie sie gebraucht werden (Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO).
• Rechtsgrundlage: Notizen zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses stützen sich in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Auskunft: Beschäftigte können Auskunft über ihre gespeicherten Daten und eine Kopie verlangen (Art. 15 DSGVO). Falsches muss berichtigt werden (Art. 16 DSGVO).
• Gesundheitsdaten: Angaben zu Krankheiten sind besonders geschützt. Sie gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Schreib sie nur auf, wenn es zwingend nötig ist.

Wie lange du Gesprächsnotizen aufbewahren darfst, regelt kein Gesetz mit einer festen Zahl. Faustregel: so lange, wie du sie für das laufende Arbeitsverhältnis brauchst, danach nur, wenn ein konkreter Grund besteht. Das folgt aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).

Was ist beim Probezeitgespräch anders?

Beim Probezeitgespräch geht es um die Frage, ob die Zusammenarbeit auf Dauer passt, und zwar für beide Seiten. Führe es nicht erst in der letzten Woche, sondern mit genug Abstand vor dem Ende der Probezeit, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt. Maßgeblich sind die Probezeit und die Kündigungsfrist aus deinem Arbeitsvertrag.

• Früh ein Zwischengespräch: Nach den ersten Wochen kurz fragen, wie die Einarbeitung läuft und was fehlt.
• Klare Rückmeldung: Sag offen, was schon gut klappt und wo du noch Entwicklung erwartest, mit konkreten Beispielen.
• Beide Perspektiven: Frag auch, ob die Stelle den Erwartungen der neuen Person entspricht. Wer innerlich schon gekündigt hat, sagt es selten von allein.
• Ehrliche Entscheidung: Wenn es nicht passt, ist ein faires Ende in der Probezeit für beide oft besser als ein langes Hin und Her.

Wie du die ersten Wochen so planst, dass das Probezeitgespräch kaum Überraschungen bringt, steht im Ratgeber Onboarding.

Wo bekommst du Unterstützung?

Gerade die ersten Gespräche fallen vielen Gründerinnen und Gründern schwer, weil sie Kritik mit Wertschätzung ausbalancieren müssen. Im Geschäftsführer-Sparring bereitest du ein konkretes Gespräch vor und gehst schwierige Stellen vorher durch. Die Unternehmensberatung als Jahresbegleitung hilft, wenn du Ziele, Gespräche und Zahlen über das ganze Jahr verbinden willst.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein AVGS Gründercoaching fördern. Im Modul 5 Unternehmensorganisation klärst du, wie dein Betrieb organisiert ist und was beim ersten Personal ansteht. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall.

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Unterstützung zu dir passt.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung