Mutterschutz für Arbeitgeber: Was du tun musst, wenn eine Mitarbeiterin schwanger ist

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Was musst du tun, wenn eine Mitarbeiterin schwanger ist?

Sobald dir eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft mitteilt, benachrichtigst du unverzüglich die zuständige Aufsichtsbehörde (§ 27 Abs. 1 MuSchG). Welche Stelle das ist, legt jedes Bundesland fest, oft das Gewerbeaufsichtsamt oder das Amt für Arbeitsschutz. Die zuständige Stelle und den Meldeweg nennt dir das Arbeitsschutzportal deines Bundeslandes. Die Information darfst du nicht unbefugt an Dritte weitergeben, auch nicht im Team.

Die Mitarbeiterin soll dir die Schwangerschaft und den voraussichtlichen Entbindungstermin mitteilen, sobald sie davon weiß (§ 15 MuSchG). Eine Pflicht dazu hat sie nicht. Auf Wunsch legt sie ein ärztliches Zeugnis oder das einer Hebamme vor. Ein Gespräch über mögliche Anpassungen ihrer Arbeit musst du ihr anbieten (§ 10 Abs. 2 MuSchG).

1. Mitteilung dokumentieren. Datum der Mitteilung und voraussichtlichen Entbindungstermin festhalten.
2. Behörde informieren. Unverzüglich an die Aufsichtsbehörde deines Bundeslands melden.
3. Gefährdung prüfen. Die bestehende Gefährdungsbeurteilung für ihren Arbeitsplatz heranziehen und Schutzmaßnahmen festlegen.
4. Gespräch anbieten. Mit der Mitarbeiterin über Anpassungen sprechen.
5. Fristen planen. Beginn der Schutzfrist berechnen, Vertretung und Übergabe organisieren.

Arbeiten in deinem Betrieb regelmäßig mehr als drei Frauen, musst du außerdem eine Kopie des Mutterschutzgesetzes auslegen, aushängen oder elektronisch zugänglich machen (§ 26 MuSchG).

Was bedeutet die Gefährdungsbeurteilung im Mutterschutz?

Die mutterschutz­rechtliche Gefährdungsbeurteilung machst du für jede Tätigkeit im Betrieb, und zwar unabhängig davon, ob dort gerade eine schwangere Frau arbeitet (§ 10 Abs. 1 MuSchG). Sie ist Teil der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz. Du hältst darin fest, ob für eine Schwangere oder Stillende keine Maßnahmen nötig sind, die Arbeit umgestaltet werden muss oder die Tätigkeit nicht weitergeführt werden kann.

Bei unverantwortbaren Gefährdungen gilt eine feste Reihenfolge (§ 13 MuSchG): Zuerst passt du die Arbeitsbedingungen an. Geht das nicht, setzt du die Frau an einem anderen geeigneten Arbeitsplatz ein. Erst wenn auch das nicht möglich ist, darfst du sie nicht weiter beschäftigen, man spricht vom betrieblichen Beschäftigungsverbot. Typische Themen sind schweres Heben, langes Stehen, Gefahrstoffe, Nachtarbeit und Infektionsrisiken.

Welche Schutzfristen gelten?

In den letzten sechs Wochen vor der Entbindung darfst du eine Schwangere nur beschäftigen, wenn sie sich ausdrücklich dazu bereit erklärt (§ 3 Abs. 1 MuSchG). Nach der Entbindung gilt ein absolutes Beschäftigungsverbot von acht Wochen, die Frau kann hier nicht verzichten.

Situation	Schutzfrist
Vor der Entbindung	sechs Wochen, Arbeit nur auf ausdrücklichen Wunsch
Nach der Entbindung	acht Wochen
Frühgeburt, Mehrlinge	zwölf Wochen nach der Entbindung
Behinderung des Kindes, festgestellt in den ersten acht Wochen	zwölf Wochen, auf Antrag der Frau
Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche	zwei Wochen
Fehlgeburt ab der 17. Schwangerschaftswoche	sechs Wochen
Fehlgeburt ab der 20. Schwangerschaftswoche	acht Wochen

Die gestaffelten Fristen bei einer Fehlgeburt gelten seit dem 1. Juni 2025 (§ 3 Abs. 5 MuSchG). Die Frau entscheidet selbst, ob sie die Schutzfrist nutzt oder ausdrücklich weiterarbeiten möchte, und kann diese Erklärung jederzeit widerrufen. Kommt das Kind früher als berechnet, verlängert sich die Frist nach der Geburt um die Tage, die vorher gefehlt haben.

Was ist ein Beschäftigungsverbot?

Ein Beschäftigungsverbot bedeutet, dass die Schwangere ganz oder teilweise nicht arbeiten darf, obwohl die Schutzfristen noch nicht laufen. Es gibt zwei Arten:

• Ärztliches Beschäftigungsverbot: Eine Ärztin oder ein Arzt bescheinigt, dass die Gesundheit von Mutter oder Kind bei weiterer Beschäftigung gefährdet ist (§ 16 MuSchG). Du musst dich daran halten.
• Betriebliches Beschäftigungsverbot: Du kannst die Gefährdung weder durch Umgestaltung noch durch einen anderen Arbeitsplatz ausschließen (§ 13 MuSchG).

Während eines Beschäftigungsverbots zahlst du Mutterschutzlohn. Er entspricht dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Eintritt der Schwangerschaft (§ 18 MuSchG). Ist die Frau dagegen krank, gilt die normale Entgeltfortzahlung, nicht der Mutterschutzlohn.

Wer bezahlt den Mutterschutz?

Während der Schutzfristen bekommt die Mitarbeiterin von ihrer Krankenkasse Mutterschaftsgeld von höchstens 13 € pro Tag (§ 24i SGB V). Die Differenz zu ihrem durchschnittlichen Nettoverdienst zahlst du als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (§ 20 MuSchG). Beides zusammen ergibt ungefähr ihr bisheriges Netto.

Diese Kosten bleiben aber nicht bei dir. Die Krankenkasse erstattet dir im U2-Verfahren in vollem Umfang den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, den Mutterschutzlohn und die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (§ 1 Abs. 2 AAG). Anders als die U1 für Krankheit gilt die U2 für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Die Erstattung bekommst du auf Antrag, sobald du gezahlt hast (§ 2 AAG). Den Antrag stellst du elektronisch, meist direkt aus der Lohnabrechnung.

Für die Planung bleiben Kosten, die nicht erstattet werden: eine Vertretung, Einarbeitung und die laufende U2-Umlage selbst. Diese Posten gehören in deine Rechnung der Personalkosten.

Welcher Kündigungsschutz gilt?

Während der Schwangerschaft und bis mindestens vier Monate nach der Entbindung darfst du einer Mitarbeiterin nicht kündigen (§ 17 MuSchG). Das gilt auch bis vier Monate nach einer Fehlgeburt nach der zwölften Schwangerschaftswoche. Voraussetzung ist, dass du von der Schwangerschaft wusstest oder sie dir innerhalb von zwei Wochen nach der Kündigung mitgeteilt wird. Auch Vorbereitungen für eine Kündigung sind verboten. Nur in besonderen Fällen kann die zuständige Behörde eine Kündigung ausnahmsweise für zulässig erklären.

Verstöße gegen die Schutzfristen sind Ordnungswidrigkeiten, das Bußgeld kann bis zu 30.000 € betragen (§ 32 MuSchG).

Was kommt nach dem Mutterschutz?

Nach dem Mutterschutz nehmen viele Eltern Elternzeit. Jeder Elternteil hat Anspruch darauf bis zum dritten Geburtstag des Kindes, bis zu 24 Monate davon können bis zum achten Geburtstag genommen werden (§ 15 BEEG). Die Elternzeit muss spätestens sieben Wochen vor Beginn in Textform verlangt werden (§ 16 BEEG). Die Mutterschutzfrist nach der Geburt wird auf die Elternzeit angerechnet.

Während der Elternzeit darf die Person bis zu 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt arbeiten, auch bei dir in Teilzeit. Ab dem Antrag, frühestens acht Wochen vor Beginn, gilt besonderer Kündigungsschutz (§ 18 BEEG). Plane früh, wie du die Zeit überbrückst, und halte Kontakt, damit der Wiedereinstieg gelingt. Ein gutes Onboarding hilft auch bei der Rückkehr.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest und Personal planst, kannst du solche Arbeitgeberpflichten vorab im AVGS Gründercoaching durchgehen. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

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Fragen dazu? Dein CoachEileen TamborMitgründerin und Geschäftsführerin