Preiskalkulation: So findest du Preise, die deine Kosten decken

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Was ist eine Preiskalkulation?

Eine Preiskalkulation ist die Rechnung, mit der du aus deinen Kosten einen Verkaufspreis ableitest, der alle Ausgaben deckt und einen Gewinn übrig lässt. Sie beantwortet zwei Fragen: Was muss ich mindestens verlangen? Und was kann ich am Markt verlangen? Die erste Frage beantwortest du mit deinen Zahlen, die zweite mit dem Blick auf Kunden und Wettbewerb.

Für die Kalkulation brauchst du eine klare Trennung deiner Kosten. Variable Kosten wie Wareneinsatz oder Material fallen pro Stück oder Auftrag an. Fixkosten wie Miete, Versicherungen, Software oder dein Fahrzeug laufen unabhängig davon weiter. Wie du beide sauber trennst, erklärt der Ratgeber Fixkosten und variable Kosten.

Drei Grundwege der Preisbildung gibt es: Bei der kostenorientierten Kalkulation rechnest du von deinen Kosten nach oben. Bei der marktorientierten Kalkulation gehst du vom Preis aus, den deine Zielgruppe zu zahlen bereit ist. Bei der wettbewerbsorientierten Kalkulation orientierst du dich an vergleichbaren Anbietern. In der Praxis kombinierst du alle drei.

Wie funktioniert die Zuschlagskalkulation im Handel?

Im Handel rechnest du mit der Zuschlagskalkulation vom Einstandspreis einer Ware Schritt für Schritt bis zum Verkaufspreis. Der Einstandspreis ist, was dich die Ware bis in dein Lager kostet: Einkaufspreis abzüglich Rabatt und Skonto deines Lieferanten, zuzüglich Bezugskosten wie Fracht.

1. Einstandspreis. Einkaufspreis netto minus Lieferantenrabatt und Lieferantenskonto plus Bezugskosten.
2. Handlungskostenzuschlag. Deine Gemeinkosten, also Miete, Personal, Werbung, Versicherungen und Unternehmerlohn, verteilst du als Prozentsatz auf den Wareneinsatz. Die Formel: Handlungskosten geteilt durch Wareneinsatz mal 100.
3. Selbstkosten. Einstandspreis plus Handlungskostenzuschlag. Darunter verlierst du an jedem verkauften Stück Geld.
4. Gewinnzuschlag. Ein Prozentsatz auf die Selbstkosten. Er finanziert Rücklagen, Investitionen und das Risiko.
5. Kundenskonto und Kundenrabatt. Gewährst du Skonto oder Rabatt, rechnest du sie vorher auf, damit sie nicht von deinem Gewinn abgehen.
6. Umsatzsteuer. Auf den Nettoverkaufspreis kommen bei Privatkunden 19 % oder 7 % Umsatzsteuer (§ 12 UStG), sofern du nicht Kleinunternehmer bist.

Wie kalkuliere ich Preise im Handwerk?

Im Handwerk setzt sich der Preis aus Lohnkosten auf Basis deines Stundensatzes, Material mit Materialzuschlag und gegebenenfalls Fahrt- oder Gerätekosten zusammen. Herzstück ist der Stundensatz: Er muss deinen Lohn, deine Sozialversicherung, Werkstatt, Fahrzeug, Werkzeug und alle Stunden abdecken, die du nicht abrechnen kannst. Wie du ihn Schritt für Schritt herleitest, erklärt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Auf das Material schlagen viele Betriebe einen Prozentsatz auf, um Einkauf, Lagerung, Verschnitt und Gewährleistung abzudecken. Wie hoch er ausfällt, hängt von deinem Gewerk und deinem Aufwand ab. Lege ihn nicht nach Gefühl fest, sondern prüfe ihn an echten Aufträgen.

• Arbeitszeit realistisch schätzen: Rüstzeit, Anfahrt, Aufräumen und Abstimmung mit dem Kunden gehören dazu.
• Material vollständig erfassen: Kleinmaterial und Verschleiß summieren sich über das Jahr.
• Nachkalkulieren: Vergleiche nach jedem größeren Auftrag geplante und tatsächliche Stunden.

Wie kalkuliere ich als Dienstleister?

Als Dienstleister kalkulierst du deinen Preis aus Stundensatz mal geschätztem Aufwand, plus direkte Auftragskosten wie Reisen, Lizenzen oder Fremdleistungen. Bei einem Stundensatz von 85 € netto und zwölf geschätzten Stunden liegt der Auftragswert also bei 1.020 € netto, zuzüglich Auslagen sowie Umsatzsteuer.

Viele Dienstleister verkaufen später Pakete oder Pauschalen statt Stunden. Das ist für Kunden oft leichter zu entscheiden. Kalkuliere die Pauschale aber immer intern über Stunden, damit du weißt, ab wann ein Auftrag unrentabel wird. Plane einen Puffer für Abstimmungen und Korrekturschleifen ein, denn sie fallen fast immer an.

Was zählt mehr: Kostenpreis oder Marktpreis?

Der Kostenpreis zeigt dir die Untergrenze, der Marktpreis die Obergrenze, und dein Preis muss dazwischen liegen. Liegt dein Kostenpreis über dem, was der Markt zahlt, hast du ein Problem, das sich nicht mit einem Rabatt lösen lässt.

Langfristig muss dein Preis die Vollkosten decken, also variable Kosten und einen Anteil der Fixkosten. Kurzfristig kann ein Auftrag sinnvoll sein, der nur die variablen Kosten und einen Teil der Fixkosten deckt, etwa um eine Auftragslücke zu füllen. Dieser Beitrag zur Deckung deiner Fixkosten heißt Deckungsbeitrag. Wie viele Aufträge du brauchst, bis alle Kosten gedeckt sind, rechnest du mit der Break-even-Analyse.

Den Marktpreis ermittelst du über Angebote der Wettbewerber, öffentliche Preislisten, Gespräche mit möglichen Kunden und Branchenverbände. Liegt dein Preis darüber, brauchst du gute Gründe: Spezialisierung, schnellere Lieferung, bessere Beratung oder eine klar abgegrenzte Zielgruppe. Ein niedriger Einstiegspreis ist dagegen riskant, weil Kunden ihn als Maßstab behalten.

Was verlangt die Preisangaben­verordnung gegenüber Privatkunden?

Gegenüber Verbrauchern musst du immer den Gesamtpreis angeben, also den Preis einschließlich Umsatzsteuer und aller sonstigen Preisbestandteile (§ 2 Nr. 3 und § 3 PAngV). Das gilt für Angebote ebenso wie für Werbung mit Preisen, zum Beispiel auf deiner Website, in Social-Media-Beiträgen oder auf Flyern.

• Gesamtpreis: Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer. Teilst du den Preis in Bestandteile auf, musst du den Gesamtpreis hervorheben.
• Grundpreis: Bietest du Waren nach Gewicht, Volumen, Länge oder Fläche an, kommt der Preis je Mengeneinheit dazu (§ 4 PAngV). Für Dienstleistungen gilt das nicht.
• Verhandlungsbereitschaft: Ein Hinweis darauf ist erlaubt, wenn er der allgemeinen Verkehrsauffassung entspricht (§ 3 PAngV).
• Geschäftskunden: Die Preisangaben­verordnung gilt nur gegenüber Verbrauchern (§ 1 PAngV). Gegenüber Unternehmen sind Nettopreise üblich. Schreib dann deutlich „zzgl. USt“ dazu.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung. Dein Preis ist damit gleichzeitig der Gesamtpreis. Die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahlst, darfst du aber nicht als Vorsteuer abziehen. Sie gehört in deine Kalkulation als Kosten. Ob die Regelung für dich passt, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Wie erhöhe ich meine Preise richtig?

Für neue Kunden und neue Angebote darfst du deine Preise jederzeit frei festlegen, in laufenden Verträgen gilt dagegen der vereinbarte Preis. Eine Erhöhung während eines Vertrags ist nur möglich, wenn du sie wirksam vereinbart hast oder der Kunde zustimmt.

In Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegenüber Verbrauchern ist eine Klausel unwirksam, die den Preis für Leistungen erhöht, die innerhalb von vier Monaten nach Vertragsschluss erbracht werden sollen (§ 309 Nr. 1 BGB). Das gilt nicht für Dauerschuld­verhältnisse wie laufende Abos oder Wartungsverträge. Preis­anpassungsklauseln sind rechtlich anspruchsvoll. Lass sie von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen, bevor du sie verwendest.

1. Begründen. Sammle, was teurer geworden ist: Material, Miete, Versicherungen, eigene Weiterbildung.
2. Rechtzeitig ankündigen. Informiere Bestandskunden mit Vorlauf und nenne den Termin, ab dem der neue Preis für neue Aufträge gilt.
3. Wert zeigen. Erinnere an Ergebnisse und Leistungen, nicht nur an gestiegene Kosten.
4. Konsequent bleiben. Wer jede Erhöhung auf Nachfrage zurücknimmt, verliert seine Verhandlungsposition.

Prüfe deine Kalkulation mindestens einmal im Jahr. Gerade im ersten Jahr zeigt sich oft, dass Aufträge länger dauern oder Gemeinkosten höher sind als geplant.

Preise sicher kalkulieren mit Unterstützung

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, gehört eine nachvollziehbare Preiskalkulation in deinen Businessplan, denn ohne sie lässt sich die Tragfähigkeit nicht beurteilen. Für Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld prüft die fachkundige Stelle genau diese Zahlen, bewilligt werden die Leistungen durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter.

Im AVGS Gründercoaching erarbeitest du deine Preise in Modul 3 Businessplan Zahlen gemeinsam mit einem Coach. Danach überträgst du sie direkt in Umsatz- und Rentabilitätsplan. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Ohne Gutschein kannst du deine Kalkulation in der Preis- und Stundensatzkalkulation durchrechnen lassen. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung