Mitarbeiterführung: So führst du dein erstes kleines Team

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Was ändert sich, wenn du die erste Person einstellst?

Mit der ersten Einstellung wechselt deine Rolle: Du verantwortest nicht mehr nur deine eigene Arbeit, sondern auch die Arbeit eines anderen Menschen. Bisher hast du Aufträge selbst erledigt, Fehler selbst ausgebügelt und Prioritäten im Kopf sortiert. Jetzt muss das, was in deinem Kopf ist, bei einer anderen Person ankommen.

Viele Gründerinnen und Gründer unterschätzen diesen Schritt. Sie stellen ein, um Zeit zu gewinnen, und haben in den ersten Wochen weniger Zeit als vorher. Das ist normal. Einarbeitung, Rückfragen und Abstimmung kosten anfangs Stunden. Der Gewinn kommt später, wenn die Person selbstständig arbeitet. Wie du die ersten Wochen planst, steht im Ratgeber Onboarding. Was eine Stelle wirklich kostet, zeigt der Ratgeber Personalkosten.

Wie setzt du Ziele, die dein Team versteht?

Gute Ziele beschreiben ein Ergebnis, einen Termin und einen Maßstab, an dem alle erkennen, ob es erreicht ist. „Mehr auf Social Media machen“ ist kein Ziel. „Bis Ende März jede Woche zwei Beiträge zu abgeschlossenen Projekten veröffentlichen“ schon.

Im kleinen Betrieb reichen wenige Ziele. Drei bis fünf Ziele pro Quartal für den ganzen Betrieb und ein bis drei für jede Person sind meist genug. Mehr Ziele verwässern die Aufmerksamkeit.

1. Betriebsziel klären. Was muss in den nächsten drei Monaten passieren, damit der Betrieb wirtschaftlich gut dasteht? Grundlage sind dein Businessplan und deine Zahlen.
2. Auf Personen herunterbrechen. Welchen Beitrag leistet jede Person dazu? Formuliere das gemeinsam, nicht allein am Schreibtisch.
3. Maßstab festlegen. Woran erkennt ihr, dass das Ziel erreicht ist? Eine Zahl, ein fertiges Ergebnis oder ein Termin.
4. Sichtbar machen. Ziele aufschreiben und an einem Ort ablegen, den alle sehen.
5. Regelmäßig prüfen. In einer kurzen Wochenrunde schaut ihr, wo ihr steht, und passt an, was nicht mehr passt.

Ziele sind keine Drohung. Wird ein Ziel verfehlt, ist die erste Frage: Was hat gefehlt? Information, Zeit, Werkzeug oder Können? Erst danach geht es um die Person.

Wie delegierst du Aufgaben, ohne alles selbst zu kontrollieren?

Gutes Delegieren heißt, eine ganze Aufgabe mit klarem Ergebnis sowie echtem Spielraum abzugeben. Geprüft wird erst am vereinbarten Punkt. Wer nur Handgriffe abgibt und ständig nachfasst, bleibt der Engpass im eigenen Betrieb.

Vor jeder Übergabe sollten fünf Punkte klar sein:

• Was genau soll am Ende vorliegen?
• Bis wann?
• Welche Entscheidungen darf die Person allein treffen, wo muss sie fragen?
• Welche Mittel stehen zur Verfügung, zum Beispiel Budget, Werkzeuge oder Zugänge?
• Wann gibt es eine Zwischenrückmeldung?

Fang mit Aufgaben an, bei denen ein Fehler wenig Schaden anrichtet. Steigere den Spielraum, wenn es gut läuft. So wächst das Vertrauen auf beiden Seiten.

Wie gibst du Feedback, das ankommt?

Wirksames Feedback ist zeitnah, konkret, beschreibt Verhalten statt Charakter und findet bei Kritik unter vier Augen statt. „Du bist unzuverlässig“ verletzt und hilft nicht. „Das Angebot für den Kunden ging zwei Tage nach der Frist raus. Was ist passiert?“ öffnet ein Gespräch.

Eine einfache Reihenfolge hilft:

1. Beobachtung. Was genau ist passiert? Ohne Wertung.
2. Wirkung. Welche Folge hatte das für Kunden, Kollegen oder den Betrieb?
3. Frage. Wie siehst du das? Was hat dazu geführt?
4. Vereinbarung. Was machen wir beim nächsten Mal anders?

Lob folgt denselben Regeln. „Super gemacht“ ist nett, aber vage. „Dass du den Kunden gestern zurückgerufen hast, bevor er sich beschweren konnte, hat uns den Auftrag gerettet“ zeigt, was du sehen willst.

Bitte auch dein Team um Feedback. Frag regelmäßig: „Was soll ich anders machen, damit du besser arbeiten kannst?“ Im kleinen Betrieb hörst du so früh, wo es klemmt. Für längere Gespräche mit Rückblick und Zielen gibt es das Mitarbeitergespräch.

Welcher Führungsstil passt zu einem kleinen Betrieb?

Im kleinen Betrieb funktioniert am besten ein Führungsstil, der sich nach der Person und der Lage richtet, statt einem festen Modell zu folgen. Eine Auszubildende in der ersten Woche braucht genaue Anleitung. Eine erfahrene Fachkraft braucht ein Ziel und Freiraum. Wenn ein Kunde kurzfristig abspringt, braucht das Team eine schnelle, klare Entscheidung von dir.

Lage	Was hilft	Was schadet
Neue Person, neue Aufgabe	genau zeigen, gemeinsam machen, oft nachfragen	„Mach mal, du schaffst das schon“
Person kann es, ist aber unsicher	zuhören, ermutigen, Entscheidungen bestätigen	jede Kleinigkeit selbst übernehmen
Erfahrene Fachkraft	Ziel und Rahmen vorgeben, dann Freiraum lassen	Vorgaben bis ins Detail
Eilfall, Krise	klar entscheiden, kurz begründen, später gemeinsam auswerten	lange Diskussion, wenn keine Zeit ist

Unabhängig vom Stil zählt Verlässlichkeit. Halte, was du zusagst. Behandle alle nach denselben Regeln. Und sag es, wenn du einen Fehler gemacht hast. Wie du mit Fehlern im Team umgehst, steht im Ratgeber Fehlerkultur.

Welche rechtlichen Pflichten hast du als Führungskraft?

Als Arbeitgeber darfst du Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Gesetz nichts anderes regeln (§ 106 GewO). Dieses Weisungsrecht hat Grenzen: Billiges Ermessen heißt, dass du die Interessen der Beschäftigten angemessen berücksichtigst.

Daneben gelten auch im Kleinstbetrieb Schutzpflichten:

• Arbeitsschutz: Du musst beurteilen, welche Gefährdungen mit der Arbeit verbunden sind, ausdrücklich auch psychische Belastungen (§ 5 ArbSchG). Dauerhafter Zeitdruck oder unklare Zuständigkeiten gehören dazu.
• Schutz vor Benachteiligung: Du musst vorbeugen, dass Beschäftigte wegen Merkmalen wie Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität benachteiligt werden (§ 12 AGG).
• Arbeitszeit: Wie du Arbeitszeiten erfasst, steht im Ratgeber Zeiterfassung.

Wenn es trotz klarer Absprachen nicht klappt, gibt es arbeitsrechtliche Mittel wie die Abmahnung. Sie sind das letzte Mittel, nicht das erste. Lass dich bei arbeitsrechtlichen Schritten anwaltlich beraten.

Wie baust du Führungsroutinen in den Alltag ein?

Feste Routinen machen Führung im kleinen Betrieb planbar und nehmen dir viele Einzelabsprachen ab. Drei Formate reichen für den Anfang:

• Wochenrunde (15 bis 30 Minuten): Was steht an, wo hakt es, wer braucht Hilfe?
• Vier-Augen-Gespräch (etwa einmal im Monat): Wie geht es dir, was läuft gut, was nicht, was brauchst du von mir?
• Jahresgespräch: Rückblick, Entwicklung, Ziele für das nächste Jahr.

Schreib wichtige Abläufe auf, etwa wie ein Auftrag angenommen, abgearbeitet und abgerechnet wird. Das hilft neuen Leuten, entlastet dich im Urlaub und macht den Betrieb unabhängiger von einzelnen Köpfen. Werte und Umgangsregeln, die über Abläufe hinausgehen, behandelt der Ratgeber Unternehmenskultur.

Wo bekommst du Unterstützung beim Führen?

Führung lernst du am schnellsten mit einem Gegenüber, das deine Lage kennt und ehrlich zurückmeldet. Im Geschäftsführer-Sparring besprichst du konkrete Führungsfragen, etwa ein schwieriges Gespräch, eine Delegation, die nicht klappt, oder die nächste Einstellung. Wer das erste Jahr mit Team insgesamt begleitet haben möchte, findet in der Unternehmensberatung als Jahresbegleitung einen festen Rahmen.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein AVGS Gründercoaching fördern. Dort planst du im Modul 5 Unternehmensorganisation unter anderem, wie dein Betrieb aufgebaut ist, wer welche Aufgaben übernimmt und was beim ersten Personal zu beachten ist. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall. Daneben kommen auch der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld infrage.

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welcher Weg zu deinem Betrieb passt.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung