Ersten Mitarbeiter einstellen: Schritt für Schritt zur ersten Stelle

Inhalt dieser Seite

Was musst du erledigen, bevor die erste Person anfängt?

Bevor die erste Person bei dir anfängt, brauchst du eine Unternehmensnummer der Berufsgenossenschaft, eine Betriebsnummer und einen klaren Plan für Lohnabrechnung sowie Arbeitsbedingungen. Die meisten Schritte bauen aufeinander auf. Wer sie in der richtigen Reihenfolge angeht, spart sich Rückfragen bei Ämtern und Krankenkassen.

1. Beschäftigungsform festlegen. Minijob, Teilzeit, Vollzeit, befristet oder unbefristet. Davon hängen Abgaben, Meldestelle und Vertrag ab.
2. Bei der Berufsgenossenschaft melden. Dein Unternehmen musst du der Unfallversicherung binnen einer Woche nach dem Start melden (§ 192 SGB VII). Du bekommst eine 15-stellige Unternehmensnummer.
3. Betriebsnummer beantragen. Online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, mit der Unternehmensnummer als Pflichtangabe.
4. Arbeitsbedingungen festhalten. Arbeitsvertrag oder Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag.
5. Unterlagen der neuen Person einsammeln. Etwa Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung. Was dein Lohnbüro zusätzlich braucht, fragst du dort ab.
6. Anmelden. Bei der Krankenkasse der beschäftigten Person oder bei der Minijob-Zentrale, in bestimmten Branchen zusätzlich per Sofortmeldung.
7. Lohn abrechnen und Lohnsteuer anmelden. Beiträge pünktlich zahlen, Lohnsteuer beim Finanzamt anmelden.
8. Arbeitsschutz organisieren. Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Erste Hilfe, Arbeitszeit.

Suchst du gerade selbst eine Stelle und bist nicht der Arbeitgeber? Dann hilft dir dieser Ratgeber nicht weiter. Schau in den Jobnavigator von Jobkompass.

Welche Beschäftigungsform passt zu deiner ersten Stelle?

Die passende Beschäftigungsform hängt davon ab, wie viele Stunden du wirklich brauchst und wie sicher deine Umsätze sind. Für den Start entscheiden sich viele Gründungen erst einmal für eine Aushilfe, weil Kosten und Bindung überschaubar bleiben.

Form	Grenze 2026	Meldestelle
Minijob	bis 603 € im Monat im Durchschnitt	Minijob-Zentrale
Kurzfristige Beschäftigung	höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr	Minijob-Zentrale
Midijob (Übergangsbereich)	603,01 € bis 2.000 € im Monat	Krankenkasse der beschäftigten Person
Teilzeit oder Vollzeit	über 2.000 € im Monat	Krankenkasse der beschäftigten Person

Details zu Abgaben und Sonderfällen findest du im Ratgeber Minijob als Arbeitgeber. Willst du befristen, gilt für neu gegründete Unternehmen eine Sonderregel: In den ersten vier Jahren nach der Gründung darfst du ohne Sachgrund bis zu vier Jahre befristen (§ 14 Abs. 2a TzBfG). Mehr dazu im Ratgeber Arbeitsvertrag.

Wie meldest du die erste Person zur Sozialversicherung an?

Du meldest neue Beschäftigte elektronisch bei ihrer Krankenkasse an, Minijobber bei der Minijob-Zentrale, und zwar mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 6 DEÜV). Diese Meldung heißt DEÜV-Meldung, nach der Datenerfassungs- und -übermittlungs­verordnung. Sie läuft aus einer systemgeprüften Lohnsoftware oder über das SV-Meldeportal, für das du ein ELSTER-Organisationszertifikat brauchst.

Voraussetzung ist die Betriebsnummer. Wie du sie beantragst und warum du vorher die Unternehmensnummer der Unfallversicherung brauchst, erklärt der Ratgeber Betriebsnummer beantragen. Welche Berufsgenossenschaft für dich zuständig ist, steht im Ratgeber Berufsgenossenschaft.

Nach der Anmeldung folgen die laufenden Pflichten: Beitragsnachweis an die Krankenkasse und Zahlung der Beiträge spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats (§ 23 SGB IV). Einmal im Jahr meldest du die Lohnsummen an die Unfallversicherung. Die Fristen im Überblick stehen im Ratgeber Betriebsnummer, die laufende Abrechnung im Ratgeber Lohnabrechnung.

Was gilt bei der Lohnsteuer?

Als Arbeitgeber behältst du die Lohnsteuer vom Bruttolohn ein, meldest sie beim Betriebs­stättenfinanzamt an und führst sie bis zum zehnten Tag nach Ende des Anmeldungszeitraums ab (§ 41a EStG). Die Anmeldung übermittelst du elektronisch, in der Regel direkt aus der Lohnsoftware oder über ELSTER.

Lohnsteuer im Vorjahr	Anmeldungszeitraum
mehr als 5.000 €	monatlich
mehr als 1.080 € bis 5.000 €	vierteljährlich
höchstens 1.080 €	jährlich

Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr. Dann zählt die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats, hochgerechnet auf ein Jahr. Beschäftigst du nur Minijobber mit Pauschsteuer von zwei Prozent, läuft die Steuer über die Minijob-Zentrale und nicht über die Lohnsteuer-Anmeldung. Wie du dich überhaupt beim Finanzamt erfasst, steht im Ratgeber steuerliche Erfassung über ELSTER.

Was muss schriftlich festgehalten werden?

Die wesentlichen Arbeitsbedingungen musst du nach dem Nachweisgesetz schriftlich oder in Textform festhalten und der neuen Person aushändigen, die wichtigsten schon am ersten Arbeitstag. Ein vollständiger Arbeitsvertrag erfüllt diese Pflicht, wenn er alle Angaben enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG).

Spätestens	Angaben
am ersten Arbeitstag	Namen, Anschriften, Entgelt mit Zusammensetzung, Fälligkeit, Arbeitszeit mit Pausen sowie Ruhezeiten
am siebten Kalendertag	Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstunden
nach einem Monat	alle übrigen Angaben, etwa Urlaub, Fortbildung, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren, Tarifverträge

Seit der Änderung des Nachweisgesetzes darfst du die Niederschrift in Textform erstellen sowie elektronisch schicken, wenn das Dokument speicher- und druckbar ist. Außerdem forderst du einen Empfangsnachweis an. In den Branchen nach § 2a Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, gilt das nicht. Dort bleibt es bei der Schriftform mit Unterschrift. Verstöße kosten bis zu 2.000 € Bußgeld (§ 4 NachwG). Was in einen Arbeitsvertrag gehört, erklärt der Ratgeber Arbeitsvertrag.

Welcher Mindestlohn gilt 2026?

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 brutto 13,90 € je Zeitstunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 € (Fünfte Mindestlohn­anpassungs­verordnung). Er gilt für fast alle Beschäftigten, auch im Minijob und in der Aushilfe. Branchenmindestlöhne aus Tarifverträgen können höher liegen. Ob für deine Branche einer gilt, prüfst du vor der ersten Lohnabrechnung.

Für Minijobber sowie Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetz musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf (§ 17 MiLoG). Wie du das einfach organisierst, steht im Ratgeber Zeiterfassung.

Welche Pflichten hast du beim Arbeitsschutz?

Ab der ersten beschäftigten Person musst du eine Gefährdungsbeurteilung machen, also prüfen, welche Gefahren bei der Arbeit bestehen und was du dagegen tust (§ 5 ArbSchG). Dazu zählen ausdrücklich auch psychische Belastungen. Bei gleichartigen Arbeitsplätzen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes.

• Gefährdungsbeurteilung erstellen und bei Änderungen anpassen
• neue Beschäftigte vor Arbeitsbeginn unterweisen
• Erste Hilfe organisieren und Verbandkasten bereitstellen
• betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung klären, die Berufsgenossenschaft nennt dir das passende Modell für Kleinbetriebe
• Arbeitszeitgrenzen einhalten: werktäglich acht Stunden, bis zu zehn mit Ausgleich (§ 3 ArbZG)

Klingt nach viel, ist aber für ein Büro oder einen kleinen Laden meist überschaubar. Viele Berufsgenossenschaften bieten Handlungshilfen speziell für kleine Betriebe an.

Was kostet dich die erste Stelle?

Eine Stelle kostet dich deutlich mehr als den Bruttolohn, weil du Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und den Beitrag zur Berufsgenossenschaft zahlst. Rechne vor der Einstellung durch, wie viel Umsatz du zusätzlich brauchst, um die Stelle zu tragen.

Plane außerdem Kosten für Lohnabrechnung, Arbeitsplatz, Ausstattung und Einarbeitung ein. Die volle Rechnung steht im Ratgeber Personalkosten. Die Zahlen gehören in deinen Finanzplan, denn Löhne sind Fixkosten, die jeden Monat fällig werden, egal wie das Geschäft läuft.

Gibt es Zuschüsse für die erste Einstellung?

Stellst du eine Person ein, die arbeitslos oder arbeitsuchend gemeldet ist oder Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter einen Eingliederungs­zuschuss zahlen (§ 88 SGB III). Voraussetzung ist, dass die Person eine längere Einarbeitung braucht als üblich und ihre Vermittlung aus persönlichen Gründen erschwert ist.

• Höhe: bis zu 50 % des berücksichtigungsfähigen Arbeitsentgelts (§ 89 SGB III).
• Dauer: in der Regel bis zu zwölf Monate, für Menschen ab 55 Jahren bis zu 36 Monate bei Förderbeginn bis Ende 2028. Für Menschen mit Behinderung gelten längere Zeiträume.
• Antrag: vor Abschluss des Arbeitsvertrags, online über das BA-Konto.
• Nachbeschäftigung: Endet das Arbeitsverhältnis während der Förderung oder der Nachbeschäftigungszeit ohne anerkannten Grund, musst du einen Teil zurückzahlen (§ 92 SGB III).

Einen Rechtsanspruch gibt es nicht. Die Agentur oder das Jobcenter entscheidet im Einzelfall und nach verfügbaren Mitteln. Sprich frühzeitig mit dem Arbeitgeber-Service, bevor du einen Vertrag unterschreibst. Weitere Programme von Bund und Ländern findest du in unserer Förderdatenbank.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du die erste Einstellung schon vor dem Start im AVGS Gründercoaching planen. Für deinen eigenen Lebensunterhalt in der Anfangszeit kommen der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld infrage. Ob gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

Die erste Einstellung ist ein großer Schritt: Du gibst Verantwortung ab, bindest Geld und wirst Führungskraft. Im Modul 5 Unternehmensorganisation unseres AVGS Gründercoachings klären wir Anmeldungen, Abläufe und Kosten. Hast du schon gegründet und willst die Personalplanung mit einer erfahrenen Person durchsprechen, passt das Geschäftsführer-Sparring. Wie du die neue Person gut ins Team holst, steht im Ratgeber Onboarding. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung