Arbeitsvertrag: Was du als Arbeitgeber regeln musst

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Muss ein Arbeitsvertrag schriftlich sein?

Ein Arbeitsvertrag ist auch mündlich wirksam, du musst die wesentlichen Arbeitsbedingungen aber nach dem Nachweisgesetz schriftlich oder in Textform festhalten und aushändigen. In der Praxis schließt du deshalb fast immer einen schriftlichen Vertrag. Er erfüllt die Nachweispflicht, wenn er alle vorgeschriebenen Angaben enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG).

Seit der Änderung des Nachweisgesetzes darfst du die Arbeitsbedingungen in Textform übermitteln, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Das Dokument muss für die beschäftigte Person zugänglich, speicherbar und druckbar sein. Außerdem forderst du einen Empfangsnachweis an. Für Branchen nach § 2a Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetz, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, gilt diese Erleichterung nicht.

Dieser Ratgeber richtet sich an dich als Arbeitgeber. Suchst du selbst eine Stelle und willst wissen, worauf du beim eigenen Vertrag achtest, findest du Unterstützung im Jobnavigator von Jobkompass.

Was muss in den Arbeitsvertrag?

In den Arbeitsvertrag gehören mindestens die 15 wesentlichen Arbeitsbedingungen aus § 2 Abs. 1 NachwG. Fehlt eine davon oder kommt sie zu spät, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 € (§ 4 NachwG).

• Namen und Anschriften beider Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• bei Befristung das Enddatum oder die absehbare Dauer
• Arbeitsort oder Hinweis, dass an verschiedenen Orten oder frei gewählt gearbeitet werden kann
• kurze Beschreibung der Tätigkeit
• Dauer der Probezeit, falls vereinbart
• Zusammensetzung sowie Höhe des Entgelts mit Zuschlägen, Prämien, Sonderzahlungen, Fälligkeit, Art der Auszahlung
• Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten, bei Schichtarbeit das Schichtsystem
• bei Arbeit auf Abruf die vereinbarten Regeln dazu
• Möglichkeit, Überstunden anzuordnen, falls vereinbart
• Dauer des Urlaubs
• Anspruch auf Fortbildung, falls du eine bereitstellst
• bei betrieblicher Altersversorgung über einen Versorgungsträger dessen Name und Anschrift
• Kündigungsverfahren mit Schriftform und Fristen sowie die Frist für eine Kündigungsschutzklage
• Hinweis auf geltende Tarifverträge oder Betriebs­vereinbarungen

Spätestens	Angaben aus der Liste
am ersten Arbeitstag	Vertragsparteien, Entgelt, Arbeitszeit
am siebten Kalendertag	Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf, Überstunden
einen Monat nach Beginn	alle übrigen Angaben

Beim Entgelt gilt der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € je Stunde, ab 1. Januar 2027 von 14,60 €. Prüfe außerdem, ob für deine Branche ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag mit höheren Löhnen gilt. Das Bundesarbeits­ministerium führt dazu ein Verzeichnis der allgemeinverbindlichen Tarifverträge.

Wann darfst du einen Arbeitsvertrag befristen?

Du darfst einen Arbeitsvertrag befristen, wenn es einen sachlichen Grund gibt oder wenn du ohne Sachgrund die gesetzlichen Höchstgrenzen einhältst (§ 14 TzBfG). Für Gründerinnen und Gründer ist die Sonderregel für Neugründungen besonders interessant.

Art der Befristung	Regel
mit Sachgrund	etwa vorübergehender Bedarf, Vertretung, Erprobung oder Übergang nach Ausbildung oder Studium (Abs. 1)
ohne Sachgrund	bis zu zwei Jahre, innerhalb dieser Zeit höchstens dreimal verlängerbar (Abs. 2)
Neugründung	in den ersten vier Jahren nach der Gründung ohne Sachgrund bis zu vier Jahre, mehrfach verlängerbar (Abs. 2a)
ältere Beschäftigte	ab 52 Jahren nach mindestens vier Monaten Arbeitslosigkeit bis zu fünf Jahre (Abs. 3)

Als Gründungszeitpunkt zählt die Aufnahme der Tätigkeit, die du dem Finanzamt oder der Gemeinde melden musst, also in der Regel die Gewerbeanmeldung oder die Meldung beim Finanzamt. Die Sonderregel gilt nicht für Neugründungen im Rahmen einer Umstrukturierung bestehender Unternehmen oder Konzerne.

Wie lang darf die Probezeit sein?

Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern, und in dieser Zeit können beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen (§ 622 Abs. 3 BGB). Die Probezeit gilt nur, wenn ihr sie vereinbart. Sie gehört deshalb in den Vertrag und nach dem Nachweisgesetz spätestens am siebten Kalendertag in die Niederschrift.

Bei einem befristeten Vertrag muss die Probezeit im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG). Sechs Monate Probezeit bei einem Vertrag über acht Monate dürften deshalb kaum angemessen sein. Im Zweifel wählst du eine kürzere Probezeit.

Unabhängig von der Probezeit greift der allgemeine Kündigungsschutz erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (§ 1 Abs. 1 KSchG), und nur in Betrieben, die unter das Kündigungsschutz­gesetz fallen.

Welche Kündigungsfristen gelten?

Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB). Für dich als Arbeitgeber verlängert sich die Frist mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Beschäftigt seit	Frist bei Kündigung durch dich
2 Jahren	1 Monat zum Monatsende
5 Jahren	2 Monate zum Monatsende
8 Jahren	3 Monate zum Monatsende
10 Jahren	4 Monate zum Monatsende
12 Jahren	5 Monate zum Monatsende
15 Jahren	6 Monate zum Monatsende
20 Jahren	7 Monate zum Monatsende

Beschäftigst du in der Regel höchstens 20 Personen ohne Auszubildende, darfst du eine Frist von vier Wochen ohne festen Endtermin vereinbaren (§ 622 Abs. 5 BGB). Für Beschäftigte darf keine längere Frist gelten als für dich. Das Kündigungsschutz­gesetz gilt für Arbeitsverhältnisse ab 2004 in der Regel erst, wenn du mehr als zehn Personen beschäftigst, Teilzeitkräfte anteilig gezählt (§ 23 KSchG). Darunter brauchst du keinen der Kündigungsgründe aus dem Gesetz, Fristen und Schriftform gelten trotzdem. Wie du vor einer Kündigung bei Fehlverhalten vorgehst, erklärt der Ratgeber Abmahnung.

Wie viel Urlaub musst du gewähren?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr, wobei alle Tage außer Sonn- und Feiertagen als Werktage zählen (§ 3 BUrlG). Bei einer Fünftagewoche entspricht das 20 Arbeitstagen, bei weniger Arbeitstagen pro Woche entsprechend anteilig. Das gilt auch für Minijobs und Teilzeit.

Den vollen Urlaubsanspruch erwerben Beschäftigte erstmals nach sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Viele Arbeitgeber vereinbaren mehr als den Mindesturlaub, um als Arbeitgeber attraktiver zu sein. Schreib die vereinbarte Zahl der Urlaubstage in den Vertrag, sie gehört zu den Pflichtangaben.

Was gilt bei der Arbeitszeit?

Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und nur auf zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden werktäglich eingehalten werden (§ 3 ArbZG). Dazu kommen Ruhepausen und Ruhezeiten.

• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung nach Ende der täglichen Arbeitszeit (§ 5 ArbZG).
• Im Vertrag: Arbeitszeit, Pausen und gegebenenfalls Überstundenregel gehören zu den Pflichtangaben.

Die Bundesregierung plant eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit einer wöchentlichen statt einer täglichen Höchstarbeitszeit und einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Ob und wann sie kommt, ist offen. Maßgeblich ist immer der aktuell geltende Gesetzestext. Bis dahin gelten die oben genannten Regeln. Wie du Arbeitszeiten schon heute sauber erfasst, steht im Ratgeber Zeiterfassung, Regeln fürs mobile Arbeiten im Ratgeber Homeoffice-Regeln.

Wer hilft dir beim Arbeitsvertrag?

Für den Vertrag selbst holst du dir am besten Hilfe bei einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, bei deiner Kammer oder bei einem Arbeitgeberverband. Ein Vertrag muss zu deiner Branche, einem möglichen Tarifvertrag und der konkreten Stelle passen. Einfach eine Vorlage aus dem Internet zu übernehmen, führt oft zu unwirksamen Klauseln, etwa bei Überstunden, Rückzahlungen oder Verfallfristen. Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern bieten ihren Mitgliedern teilweise eine erste Rechtsauskunft oder Merkblätter an. Frag bei deiner Kammer nach.

Die ganze Reihenfolge der ersten Einstellung, von der Betriebsnummer bis zur Lohnsteuer, findest du im Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Startest du mit einer Aushilfe, lies den Ratgeber Minijob als Arbeitgeber.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du Personalfragen schon vor dem Start im AVGS Gründercoaching klären. Für deinen eigenen Lebensunterhalt kommen der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld) infrage. Ob gefördert wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

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Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung