Onboarding: So arbeitest du neue Mitarbeiter richtig ein

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Was bedeutet Onboarding im kleinen Betrieb?

Onboarding ist alles, was du tust, damit eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter gut ankommt und schnell selbstständig arbeiten kann. Es beginnt mit der Zusage und endet ungefähr mit der Probezeit. Große Unternehmen haben dafür eigene Abteilungen. Du hast als Gründerin oder Gründer meist nur dich selbst und einen vollen Kalender.

Genau deshalb lohnt sich ein bisschen Struktur. Wer am ersten Tag keinen Arbeitsplatz, keinen Zugang und keine Aufgabe hat, fragt sich schnell, ob die Entscheidung richtig war. Wer dagegen weiß, was in den ersten Wochen passiert, fühlt sich ernst genommen. Das gilt für die erste Vollzeitkraft genauso wie für eine Aushilfe im Minijob.

Wenn du noch ganz am Anfang stehst, lies zuerst den Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen. Dort geht es um Betriebsnummer, Anmeldungen und Lohnabrechnung. Dieser Ratgeber setzt an, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist.

Wie sieht ein einfacher Einarbeitungsplan aus?

Ein einfacher Einarbeitungsplan teilt die ersten Monate in Phasen. Für jede Phase legt er Aufgaben, Ziele und Gesprächstermine fest. Er muss nicht schön aussehen, er muss nur existieren. Ein geteiltes Dokument oder eine Liste auf Papier genügt. Die folgende Checkliste kannst du als Gerüst nehmen und an deinen Betrieb anpassen.

Vor dem ersten Tag

• Arbeitsvertrag unterschrieben, Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen übergeben (§ 2 NachwG)
• Anmeldung zur Sozialversicherung und Lohnabrechnung vorbereitet
• Arbeitsplatz, Werkzeug oder Geräte bereit
• Zugänge eingerichtet: E-Mail, Programme, Schlüssel
• Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt
• Ablauf des ersten Tages kurz per Nachricht geschickt: Uhrzeit, Ort, was mitzubringen ist

Erste Woche

• Unterweisung zum Arbeitsschutz durchgeführt und dokumentiert
• Einweisung in den Datenschutz gegeben und bestätigen lassen
• Team, Kunden und wichtige Partner vorgestellt
• Erste kleine Aufgabe mit klarem Ergebnis übergeben
• Kurzes Gespräch am Ende der Woche: Was ist klar, was nicht?

Erster Monat

• Ziele für die Probezeit gemeinsam festgelegt
• Wichtige Abläufe gezeigt und schriftlich festgehalten
• Wöchentliche Kurzgespräche als fester Termin im Kalender
• Erste eigenständige Aufgaben übertragen

Bis zum Ende der Probezeit

• Zwischengespräch zur Mitte der Probezeit geführt
• Gespräch zum Ende der Probezeit rechtzeitig terminiert
• Entscheidung getroffen und offen besprochen
• Ziele für die Zeit nach der Probezeit vereinbart

Wie du diese Gespräche gut führst, liest du im Ratgeber Mitarbeitergespräch.

Was sollte am ersten Arbeitstag passieren?

Am ersten Arbeitstag sollte die neue Person sich willkommen fühlen, die wichtigsten Menschen kennenlernen und wissen, wie die nächsten Tage aussehen. Mehr nicht. Der Fehler vieler Gründer ist, am ersten Tag alles erklären zu wollen. Kaum jemand behält das.

1. Empfang. Nimm dir die erste Stunde selbst Zeit. Zeig die Räume, den Arbeitsplatz, die Küche und den Notausgang.
2. Organisatorisches. Zugänge testen, offene Unterlagen einsammeln, etwa Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer für die Lohnabrechnung.
3. Sicherheit. Die Unterweisung zum Arbeitsschutz gehört an den Anfang, nicht ans Ende der ersten Woche.
4. Erste Aufgabe. Eine kleine, echte Aufgabe, die am selben Tag fertig wird. Das gibt ein gutes Gefühl.
5. Ausblick. Zum Schluss kurz besprechen, was die nächsten Tage passiert und wen man bei Fragen anspricht.

Welche Unterweisungen sind Pflicht?

Pflicht ist vor allem die Unterweisung zum Arbeitsschutz nach § 12 Arbeitsschutzgesetz: Du musst neue Beschäftigte bei der Einstellung über Sicherheit und Gesundheitsschutz an ihrem Arbeitsplatz unterweisen, vor Beginn der Tätigkeit, während der Arbeitszeit. Die Unterweisung muss auf den konkreten Arbeitsplatz zugeschnitten sein. Sie wird wiederholt, wenn sich Aufgaben ändern oder neue Arbeitsmittel und Technologien dazukommen.

Nach Angaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) wiederholst du die Unterweisung mindestens einmal im Jahr. Halte fest, wann sie stattgefunden hat, welche Themen besprochen wurden und wer teilgenommen hat. Typische Themen sind Fluchtwege, Erste Hilfe, Brandschutz, der sichere Umgang mit Maschinen oder Leitern und im Büro auch Bildschirmarbeit. Bei Fragen zu den Inhalten hilft deine Berufsgenossenschaft.

Datenschutz

Beim Datenschutz gilt: Wer in deinem Betrieb personenbezogene Daten verarbeitet, darf das nur auf deine Anweisung tun (Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Deshalb gehört eine kurze Einweisung dazu: Welche Daten gibt es, wo liegen sie, wer darf was sehen, was passiert bei einer Panne? Viele Betriebe lassen sich die Einweisung schriftlich bestätigen. Das ist ein guter Nachweis, falls es Fragen gibt.

Auch die Daten deiner neuen Mitarbeitenden selbst sind geschützt. Du darfst nur verarbeiten, was für das Arbeitsverhältnis nötig ist (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Lass Einzelheiten im Zweifel von einer Datenschutzberatung prüfen.

Wie nutzt du die Probezeit richtig?

Die Probezeit nutzt du richtig, wenn du sie als gemeinsame Kennenlernphase mit klaren Zielen und regelmäßigen Gesprächen verstehst. Rechtlich ist sie in § 622 Abs. 3 BGB geregelt: Sie darf höchstens sechs Monate dauern, und in dieser Zeit können beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Die Probezeit muss im Arbeitsvertrag vereinbart sein.

Davon zu trennen ist die Wartezeit im Kündigungsschutz­gesetz. Der allgemeine Kündigungsschutz greift erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (§ 1 KSchG), und auch nur in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Abmahnung.

• Ziele früh klären: Was soll nach drei Monaten sitzen, was nach sechs?
• Rückmeldung laufend geben: Lob und Kritik nicht bis zum Schlussgespräch aufsparen.
• Rechtzeitig entscheiden: Plane das Abschlussgespräch so, dass eine Kündigung mit zwei Wochen Frist noch innerhalb der Probezeit zugehen könnte.
• Schriftform beachten: Eine Kündigung muss schriftlich und eigenhändig unterschrieben sein, E-Mail oder Messenger reichen nicht (§ 623 BGB).

Woran erkennst du, dass die Einarbeitung funktioniert?

Die Einarbeitung funktioniert, wenn die neue Person nach einigen Wochen weniger fragt, mehr selbst entscheidet und offen sagt, wo es hakt. Ein gutes Zeichen ist auch, wenn sie Abläufe verbessert, die dir selbst nie aufgefallen sind. Ein schlechtes Zeichen sind Schweigen, wiederholte Fehler bei denselben Aufgaben oder plötzliche Krankmeldungen nach Kritik.

Frag nach etwa drei Monaten ehrlich nach: Was hat bei der Einarbeitung gefehlt? Die Antworten helfen dir beim nächsten Mal. Wie du eine Kultur aufbaust, in der so etwas offen gesagt wird, liest du in den Ratgebern Fehlerkultur und Mitarbeiterführung.

Wo bekommst du Unterstützung beim Onboarding?

Unterstützung beim Onboarding bekommst du bei deiner Berufsgenossenschaft für den Arbeitsschutz, bei Kammern oder Verbänden für branchentypische Pflichten und im Sparring mit erfahrenen Unternehmern für Führungsfragen. Im Geschäftsführer-Sparring besprechen wir mit dir, wie du Einarbeitung, Probezeit und Führung in deinem Betrieb aufsetzt, ohne dass es dich im Alltag überrollt.

Wenn du noch vor der Gründung stehst, plane Personal von Anfang an mit. Im AVGS Gründercoaching geht es in Modul 5 Unternehmensorganisation auch um die Frage, wann du die ersten Mitarbeitenden einstellst und was das organisatorisch bedeutet. Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein fördern, bei Bewilligung ohne Eigenanteil. Dazu kommen je nach Lage der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld). Die Stellen entscheiden im Einzelfall. Sprich mit uns im kostenlosen Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung