Arbeitszeugnis schreiben: Was du als Arbeitgeber wissen musst

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Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das steht in § 109 Abs. 1 der Gewerbeordnung. Es spielt keine Rolle, ob jemand Vollzeit, Teilzeit oder im Minijob gearbeitet hat und ob die Kündigung von dir oder von der anderen Seite kam.

Für andere dauerhafte Dienstverhältnisse, etwa freie Mitarbeit mit festem Rahmen, regelt § 630 BGB einen ähnlichen Anspruch. Für Auszubildende gilt § 16 Berufsbildungsgesetz: Ihr Zeugnis nennt Art, Dauer, Ziel der Ausbildung sowie die erworbenen beruflichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten. Angaben zu Verhalten und Leistung kommen nur auf Wunsch der Auszubildenden dazu.

Als Gründerin oder Gründer stellst du das Zeugnis selbst aus, als Inhaber oder Geschäftsführer. Bei einer GmbH oder UG unterschreibt die Geschäftsführung.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis: Was ist der Unterschied?

Ein einfaches Zeugnis enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit, ein qualifiziertes Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung sowie Verhalten im Arbeitsverhältnis. Welches Zeugnis du ausstellst, entscheidet die Person, die geht: Das qualifizierte Zeugnis gibt es auf Verlangen.

	Einfaches Zeugnis	Qualifiziertes Zeugnis
Inhalt	Name, Dauer, Position, Aufgaben	wie einfaches Zeugnis plus Bewertung von Leistung und Verhalten
Wann	Mindestanspruch, etwa bei sehr kurzer Beschäftigung	auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers
Wirkung bei Bewerbungen	wirkt oft wie ein Hinweis, dass etwas nicht gepasst hat	Standard in den meisten Branchen

In der Praxis wollen fast alle ein qualifiziertes Zeugnis. Ein einfaches Zeugnis ist vor allem bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen üblich, etwa wenn jemand in der Probezeit geht.

Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

In ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gehören die Eckdaten der Beschäftigung, eine Beschreibung der Aufgaben, eine Bewertung von Leistung und Verhalten sowie ein Schluss. Eine feste gesetzliche Gliederung gibt es nicht. Üblich ist dieser Aufbau:

• Überschrift und Eingang: Name, Geburtsdatum nur mit Einverständnis, Zeitraum der Beschäftigung, Position.
• Unternehmen: ein Satz dazu, was dein Betrieb macht.
• Aufgaben: die wichtigsten Tätigkeiten, die wichtigste zuerst, so konkret, dass ein fremder Leser sie versteht.
• Leistung: Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitsergebnisse, bei Führungskräften auch Führung.
• Verhalten: gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und Kunden.
• Schluss: Grund des Ausscheidens nur, wenn die Person das möchte, dazu Ort, Datum und Unterschrift.

Das Zeugnis gehört auf euer Geschäftspapier. Rechtschreibfehler, Knicke oder Flecken wirken bei einem Dokument, das jahrelang in Bewerbungen mitläuft, besonders schlecht.

Wie passen Wohlwollen und Wahrheit zusammen?

Ein Arbeitszeugnis muss wahr sein und zugleich wohlwollend formuliert, damit es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Diese beiden Grundsätze hat die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte entwickelt. Dabei geht die Wahrheit vor: Wohlwollend muss ein Zeugnis nur im Rahmen der Wahrheit sein (BAG, 9 AZR 584/13). Das Gesetz selbst sagt in § 109 Abs. 2 GewO: Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine versteckten Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen als die, die aus Form oder Wortlaut hervorgeht.

Für dich heißt das: Du darfst nichts erfinden, aber du musst auch nicht jeden einzelnen Fehler erwähnen. Ein einmaliger Ausrutscher gehört nicht in ein Zeugnis. Wiederholte, wesentliche Probleme darfst du nicht verschweigen, du beschreibst sie aber sachlich.

Was bedeutet Zeugnissprache?

Zeugnissprache ist ein Satz von festen Formulierungen, mit denen in Deutschland Leistungen in Zeugnissen abgestuft werden, ähnlich wie Schulnoten. Personalverantwortliche lesen Zeugnisse genau so. Ein Satz, der für dich freundlich klingt, kann für sie eine mittelmäßige Bewertung bedeuten.

Wichtig ist der Unterschied zwischen dieser offenen Notenskala und verbotenen Geheimcodes. Abstufungen wie „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ oder „zu unserer Zufriedenheit“ sind üblich und für alle lesbar. Verboten sind dagegen Formulierungen, die heimlich etwas anderes sagen, als dasteht, etwa Andeutungen über Gewerkschaftsarbeit, Krankheit oder Alkohol. Auch auffällige Lücken können eine Botschaft senden, etwa wenn bei einer Vertriebskraft der Umgang mit Kunden fehlt.

Wie gut eine Bewertung sein muss, hängt von der echten Leistung ab. Wer im Streit eine bessere Note als „befriedigend“ will, muss die Tatsachen dafür vor Gericht darlegen und beweisen (BAG, Urteil vom 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Bewertest du schlechter als „befriedigend“, musst in der Regel du begründen, warum.

Darf ich ein Arbeitszeugnis elektronisch ausstellen?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 darfst du ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form erteilen, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer einwilligt (§ 109 Abs. 3 GewO). Die Änderung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungs­gesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323). Vorher war die elektronische Form ausgeschlossen.

„Elektronische Form“ ist aber mehr als ein PDF per E-Mail. Sie richtet sich nach § 126a BGB und verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur. Ein eingescanntes Zeugnis mit gescannter Unterschrift erfüllt das nicht. Hast du keine qualifizierte Signatur oder willigt die Person nicht ein, stellst du das Zeugnis auf Papier aus und unterschreibst es eigenhändig. Die gleiche Möglichkeit gilt nach § 630 BGB für Dienstverhältnisse und nach § 16 BBiG für Auszubildende.

Wann brauchen Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis?

Ein Zwischenzeugnis brauchen Mitarbeitende, wenn sich im laufenden Arbeitsverhältnis etwas Wichtiges ändert, zum Beispiel ein Wechsel der Vorgesetzten, eine Versetzung, eine längere Elternzeit oder ein Betriebsübergang. Gesetzlich ist das Zwischenzeugnis nicht ausdrücklich geregelt. Ein Anspruch wird bei einem berechtigten Anlass aus den Nebenpflichten im Arbeitsverhältnis abgeleitet. Prüf außerdem, ob ein Tarifvertrag einen ausdrücklichen Anspruch vorsieht.

Im kleinen Betrieb kommt die Frage oft auf, wenn du das Unternehmen verkaufst oder an eine Nachfolge übergibst. Ein Zwischenzeugnis hält dann fest, was bis dahin gut gelaufen ist. Wichtig: Das spätere Endzeugnis sollte nicht ohne Grund schlechter ausfallen als das Zwischenzeugnis.

Wo bekommst du Hilfe beim Arbeitszeugnis?

Hilfe beim Arbeitszeugnis bekommst du bei deiner Kammer, bei Arbeitgeberverbänden oder bei Fachanwältinnen und Fachanwälten für Arbeitsrecht, wenn es um rechtliche Fragen geht. Leichter wird das Zeugnis, wenn du schon während des Arbeitsverhältnisses regelmäßig Mitarbeitergespräche führst und kurz festhältst, was gut lief. Dann musst du am Ende nicht aus dem Gedächtnis schreiben.

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Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung