Arbeitsschutz im Kleinbetrieb: Deine Pflichten ab dem ersten Mitarbeiter

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Ab wann gilt der Arbeitsschutz für dich?

Der Arbeitsschutz gilt für dich ab dem ersten Beschäftigten, egal ob Vollzeitkraft, Minijobber, Werkstudentin oder Aushilfe, und eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es nicht.

Arbeitsschutz bedeutet: Du sorgst dafür, dass die Arbeit in deinem Betrieb Sicherheit und Gesundheit deiner Beschäftigten nicht gefährdet. Die wichtigsten Regeln stehen im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), im Arbeitssicherheits­gesetz (ASiG), in der Arbeits­stätten­verordnung (ArbStättV), im Arbeitszeitgesetz und in den Unfallverhütungsvorschriften deiner Berufsgenossenschaft, den DGUV Vorschriften.

Arbeitest du allein ohne Beschäftigte, greifen diese Arbeitgeberpflichten nicht. Sobald du jemanden einstellst, gehören sie aber zu deiner Startliste, genau wie Anmeldung und Lohnabrechnung. Welche Schritte bei der ersten Einstellung noch anstehen, zeigt der Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen.

Wie erstellst du eine Gefährdungsbeurteilung?

Eine Gefährdungsbeurteilung erstellst du, indem du für jede Tätigkeit die möglichen Gefährdungen ermittelst, bewertest, Schutzmaßnahmen festlegst, umsetzt, ihre Wirkung prüfst und alles dokumentierst.

Die Gefährdungsbeurteilung ist die systematische Prüfung, welche Gefahren die Arbeit in deinem Betrieb mit sich bringt und was du dagegen tust (§ 5 ArbSchG). Bei gleichartigen Arbeitsplätzen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beschreibt den Ablauf in acht Schritten:

1. Vorbereiten. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen, zum Beispiel Büro, Lager, Kundendienst.
2. Gefährdungen ermitteln. Was kann passieren? Stolpern, Heben, Maschinen, Gefahrstoffe, Hitze, Zeitdruck.
3. Beurteilen. Wie wahrscheinlich und wie schwer wäre ein Schaden?
4. Maßnahmen festlegen. Zuerst die Gefahr beseitigen, dann technisch, dann organisatorisch, zuletzt persönlich schützen.
5. Umsetzen. Verantwortliche und Termine benennen.
6. Wirksamkeit prüfen. Hat die Maßnahme geholfen?
7. Dokumentieren. Ergebnis, Maßnahmen und Überprüfung schriftlich festhalten (§ 6 ArbSchG).
8. Fortschreiben. Bei neuen Geräten, Abläufen, Räumen oder nach einem Unfall aktualisieren.

Ausdrücklich gehören psychische Belastungen dazu (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Gemeint sind etwa dauernder Zeitdruck, ständige Unterbrechungen, unklare Zuständigkeiten, schwierige Kundenkontakte oder Arbeit allein. Die BAuA empfiehlt, nicht nur zu messen, sondern die Arbeit so zu gestalten, dass solche Belastungen gar nicht erst entstehen.

Brauchst du einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit?

Einen Betriebsarzt und eine Fachkraft für Arbeitssicherheit brauchst du grundsätzlich ab dem ersten Beschäftigten, als Kleinbetrieb kannst du die Betreuung aber über vereinfachte Modelle deiner Berufsgenossenschaft organisieren.

Das Arbeitssicherheits­gesetz verpflichtet Arbeitgeber, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen (§§ 2, 5 ASiG). Wie das konkret aussieht, regelt die DGUV Vorschrift 2, die 2024 überarbeitet wurde. Die Berufsgenossenschaften übernehmen sie in ihre Satzungen, Details können deshalb je nach Branche abweichen.

Betreuungsform	Für wen	So funktioniert es
Regelbetreuung für Kleinbetriebe	nach der Neufassung bis 20 Beschäftigte	keine festen Einsatzzeiten, Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung, weitere Betreuung bei bestimmten Anlässen
Unternehmermodell (alternative Betreuung)	bis 50 Beschäftigte	du nimmst an Schulungen der Berufsgenossenschaft teil und entscheidest dann selbst, wann du Fachleute hinzuziehst
Betreuung über Kompetenzzentren	bis 20 Beschäftigte, wenn dein Träger es anbietet	der Unfall­versicherungsträger stellt die Betreuung bei besonderen Anlässen bereit
Regelbetreuung für größere Betriebe	mittlere und große Betriebe	feste Grundbetreuung plus betriebsspezifische Betreuung

Welche Modelle es in deiner Branche gibt, erfährst du direkt bei deiner Berufsgenossenschaft. Viele Gründer wählen das Unternehmermodell, weil sie dabei selbst lernen, worauf es ankommt.

Wie organisierst du die Erste Hilfe im Betrieb?

Die Erste Hilfe organisierst du mit ausgebildeten Ersthelfern, Verbandmaterial, einem Aushang mit Notrufnummern und einem Meldeweg, wobei bei zwei bis 20 anwesenden Versicherten ein Ersthelfer reicht.

Die Zahl regelt § 26 der DGUV Vorschrift 1. Bei mehr als 20 anwesenden Versicherten brauchst du in Verwaltungs- und Handelsbetrieben fünf Prozent Ersthelfer, in sonstigen Betrieben zehn Prozent. Maßgeblich sind die tatsächlich Anwesenden. Plane trotzdem mehr Personen ein, damit Urlaub und Krankheit keine Lücke reißen. Arbeitest du selbst mit, kannst du auch selbst Ersthelfer werden.

• Ausbildung: Lehrgang mit neun Unterrichtseinheiten bei einer zugelassenen Stelle.
• Fortbildung: Erste-Hilfe-Training mit neun Unterrichtseinheiten, spätestens alle zwei Jahre.
• Kosten: Die Unfall­versicherungsträger übernehmen die Lehrgangsgebühren nach Angaben der DGUV als Pauschale, die direkt mit der Ausbildungsstelle abgerechnet wird.
• Ausstattung: Verbandkasten, Aushang „Erste Hilfe“, Dokumentation jeder Hilfeleistung, etwa im Verbandbuch.

Denk auch an den Brandschutz: Feuerlöscher, Fluchtwege und wer im Notfall was tut. Was in deiner Branche nötig ist, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.

Wie oft musst du deine Beschäftigten unterweisen?

Du musst deine Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit unterweisen und die Unterweisung bei Bedarf, mindestens aber einmal jährlich wiederholen, Jugendliche sogar halbjährlich.

Die Unterweisung ist die Erklärung, welche Gefahren am Arbeitsplatz bestehen und wie man sich schützt. Sie findet während der Arbeitszeit statt, bei der Einstellung, bei neuen Aufgaben, neuen Arbeitsmitteln oder neuer Technik (§ 12 ArbSchG). Die DGUV Vorschrift 1 verlangt die Wiederholung mindestens einmal jährlich und eine Dokumentation, für Jugendliche gilt ein halbjährlicher Rhythmus (§ 29 JArbSchG).

Halte fest, wann wer zu welchem Thema unterwiesen wurde. Eine bestimmte Form schreibt die Vorschrift nicht vor, eine elektronische Dokumentation ist zulässig. Die DGUV empfiehlt, auch die Inhalte festzuhalten. Unterweise verständlich, praktisch am Arbeitsplatz und in einer Sprache, die deine Leute verstehen.

Was verlangt die Arbeits­stätten­verordnung für Büro und Bildschirmarbeit?

Die Arbeits­stätten­verordnung verlangt für Bildschirmarbeit im Büro ergonomische Arbeitsplätze, einstellbare Bildschirme, getrennte Tastaturen, blendfreies Licht, Raum für wechselnde Haltungen und Unterbrechungen der Bildschirmarbeit.

Die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze stehen in Nummer 6 des Anhangs zur ArbStättV. Bildschirme müssen dreh- und neigbar sein, die Darstellung flimmerfrei, Helligkeit und Kontrast einstellbar. Die Bildschirmarbeit ist durch andere Tätigkeiten oder Erholungszeiten zu unterbrechen. Eine Leistungskontrolle ohne Wissen der Beschäftigten ist unzulässig.

Wer regelmäßig am Bildschirm arbeitet, dem musst du eine arbeitsmedizinische Angebotsvorsorge anbieten, mit einer Untersuchung der Augen und des Sehvermögens. Sind spezielle Bildschirmbrillen nötig, stellst du sie im erforderlichen Umfang (Anhang ArbMedVV, Teil 4). Einen Pausenraum oder Pausenbereich brauchst du ab mehr als zehn Beschäftigten, im Büro reicht oft eine gleichwertige Erholungsmöglichkeit. Wie du Arbeit von zu Hause regelst, erklärt der Ratgeber Homeoffice-Regeln.

Welche Arbeitszeitregeln gelten für deine Beschäftigten?

Für deine Beschäftigten gelten höchstens acht Stunden Arbeit pro Werktag, ausnahmsweise zehn mit Ausgleich, dazu Pausen ab sechs Stunden Arbeit und elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.

• Arbeitszeit: acht Stunden werktäglich, bis zu zehn, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden erreicht werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens elf Stunden ununterbrochen nach Ende der täglichen Arbeit (§ 5 ArbZG).

Lange Arbeitszeiten gehören auch in die Gefährdungsbeurteilung, denn sie sind eine typische psychische Belastung. Wie du Arbeitszeiten aufzeichnest und was bei Minijobs gilt, zeigt der Ratgeber Zeiterfassung.

Was passiert, wenn du die Pflichten nicht erfüllst?

Wenn du Arbeitsschutz­pflichten nicht erfüllst, können Behörde oder Berufsgenossenschaft Anordnungen treffen sowie Bußgelder verhängen, nach einem Unfall drohen zudem Rückforderungen und persönliche Haftung.

Die staatliche Arbeitsschutzaufsicht der Länder und die Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaften beraten, kontrollieren aber auch. Meist fordern sie zunächst auf, Mängel zu beheben. Wer gegen eine vollziehbare Anordnung verstößt, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Hat ein Unternehmer einen Arbeitsunfall vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht, kann die Berufsgenossenschaft ihre Aufwendungen von ihm zurückverlangen (§ 110 SGB VII). Eine fehlende Gefährdungsbeurteilung oder Unterweisung macht diesen Vorwurf deutlich wahrscheinlicher.

• Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft angemeldet
• Gefährdungsbeurteilung erstellt und dokumentiert, inklusive psychischer Belastung
• Betreuungsmodell für Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit gewählt
• Ersthelfer ausgebildet, Verbandkasten und Aushang vorhanden
• Erstunterweisung durchgeführt und jährlichen Termin geplant
• Bildschirmarbeitsplätze geprüft, Angebotsvorsorge angeboten
• Arbeitszeiten und Pausen geregelt

So unterstützen wir dich

Im AVGS Gründercoaching planen wir mit dir, was bei der ersten Einstellung auf dich zukommt, von Kosten bis zu Pflichten wie Arbeitsschutz und Berufsgenossenschaft. Diese Themen gehören zu Modul 5 Unternehmensorganisation. Bei Bewilligung übernimmt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Kosten, die Entscheidung fällt im Einzelfall. Ob du infrage kommst, zeigt der Fördercheck. Führst du schon ein Team und willst Abläufe sowie Verantwortung sauber aufstellen, hilft das Geschäftsführer-Sparring. Für deine Fragen vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Diese Seite ersetzt keine Beratung durch deine Berufsgenossenschaft, die Arbeitsschutzbehörde oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung