Homeoffice-Regeln: Was du als Arbeitgeber klären musst

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Gibt es einen Anspruch auf Homeoffice?

Nein, deine Beschäftigten haben in Deutschland keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Ob, wie oft und unter welchen Bedingungen von zu Hause gearbeitet wird, legt ihr gemeinsam fest. Das kann im Arbeitsvertrag stehen, in einer Zusatzvereinbarung oder, wenn es einen Betriebsrat gibt, in einer Betriebsvereinbarung.

Umgekehrt kannst du Homeoffice in der Regel nicht einfach anordnen, weil die Wohnung der Beschäftigten Privatsache ist. Beim Arbeitsort hilft das Nachweisgesetz: In den schriftlichen Vertragsbedingungen steht der Arbeitsort oder der Hinweis, dass die Person an verschiedenen Orten arbeitet oder ihren Arbeitsort frei wählen kann (§ 2 Abs. 1 Nr. 4 NachwG). Was sonst in den Vertrag gehört, erklärt der Ratgeber Arbeitsvertrag.

Homeoffice, Telearbeit oder mobiles Arbeiten?

Rechtlich unterscheidet man Telearbeit und mobiles Arbeiten, der Alltagsbegriff Homeoffice kann beides meinen. Der Unterschied entscheidet, welche Arbeitsschutzregeln gelten.

	Telearbeit	Mobiles Arbeiten
Ort	fester Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung	wechselnd, zu Hause oder unterwegs
Ausstattung	vom Arbeitgeber bereitgestellt und installiert	nach Vereinbarung, oft Laptop und Telefon
Vereinbarung	Wochenarbeitszeit und Dauer festgelegt	frei gestaltbar
Arbeits­stätten­verordnung	gilt teilweise (§ 1 Abs. 4 ArbStättV)	gilt nicht für die Telearbeitsregeln
Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetz	gilt	gilt

Ein Telearbeitsplatz ist nach § 2 Abs. 7 ArbStättV erst eingerichtet, wenn ihr die Bedingungen vereinbart habt. Außerdem musst du Mobiliar, Arbeitsmittel sowie Kommunikationstechnik bereitgestellt und installiert haben. Für Telearbeitsplätze gelten dann die erstmalige Gefährdungsbeurteilung nach § 3 ArbStättV und die Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze, soweit der Platz vom Betrieb abweicht. Die meisten kleinen Betriebe arbeiten in der Praxis mit mobiler Arbeit.

Was sollte eine Homeoffice-Vereinbarung regeln?

Eine Homeoffice-Vereinbarung regelt vor allem, wann, wie oft und mit welchen Mitteln von zu Hause gearbeitet wird. Je klarer die Punkte, desto weniger Streit gibt es später. Lass die Formulierung im Zweifel anwaltlich prüfen, Vorlagen aus dem Netz passen selten auf deinen Betrieb.

• Umfang: feste Tage, Quote pro Woche oder flexible Absprache
• Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Zeiterfassung
• Ausstattung: wer stellt Laptop, Bildschirm, Stuhl, Telefon
• Kostenerstattung, etwa für Internet oder Strom, falls vereinbart
• Datenschutz und IT-Sicherheit, Umgang mit Papierunterlagen
• Zutritt zum Arbeitsplatz für Arbeitsschutzprüfungen nach Absprache
• Arbeiten aus dem Ausland: erlaubt oder nicht
• Rückkehr ins Büro und Beendigung der Regelung

Hast du einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG). Über das Ob entscheidest du als Arbeitgeber, über das Wie verhandelt ihr gemeinsam.

Welche Arbeitsschutz­pflichten gelten zu Hause?

Im Homeoffice gelten die Arbeitsschutz­pflichten weiter: Als Arbeitgeber musst du die Gefährdungen der Arbeit beurteilen und daraus Schutzmaßnahmen ableiten (§ 5 ArbSchG). Das betrifft Arbeitsmittel, Arbeitsplatz, Umgebung wie Licht und Lärm sowie Arbeitsabläufe. Die DGUV empfiehlt, die Beschäftigten daran zu beteiligen, weil du ihre Wohnung nicht ohne Weiteres betreten darfst.

Unterweisen musst du deine Beschäftigten regelmäßig, laut DGUV mindestens einmal im Jahr, Jugendliche halbjährlich. Themen sind Arbeitszeit, Pausen, Erreichbarkeit, Ergonomie und Sitzhaltung. Eine Unterweisung per Videokonferenz reicht, wenn Fragen direkt gestellt werden können. Reines Selbststudium genügt nicht.

Arbeitszeit bleibt Arbeitszeit, auch zu Hause. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten gelten genauso. Die Zeit muss außerdem erfasst werden. Wie das geht, erklärt der Ratgeber Zeiterfassung.

Wie sorgst du für Datenschutz im Homeoffice?

Als Arbeitgeber bleibst du für den Schutz der personenbezogenen Daten verantwortlich, egal wo gearbeitet wird. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu sichern (Art. 32 DSGVO).

• Technik: betriebliche Geräte statt privater, verschlüsselte Verbindungen, Bildschirmsperre, Updates.
• Organisation: keine Kundendaten auf privaten Speichern, Papier verschließen, Telefonate nicht vor Mitbewohnern.
• Regeln: schriftlich festhalten, unterweisen und gelegentlich nachfragen.

Stellst du Laptop oder Smartphone auch zur privaten Nutzung bereit, bleibt der Vorteil daraus für die Beschäftigten steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Für den Datenschutz ist eine klare Trennung von Privatem und Dienstlichem trotzdem besser.

Sind Beschäftigte im Homeoffice unfallversichert?

Ja, wer zu Hause oder an einem anderen Ort arbeitet, ist im gleichen Umfang gesetzlich unfallversichert wie im Betrieb (§ 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII). Versichert sind die Arbeit selbst und Wege, die der Arbeit dienen. Laut DGUV gehört dazu der Weg vom Arbeitsplatz zur Küche oder Toilette und zurück, wenn er dazu dient, die Arbeitskraft zu erhalten. Wer in die Küche geht, um Pausenbrote für die Kinder zu machen, ist dagegen nicht versichert.

Seit der Gesetzesänderung ist auch der direkte Weg versichert, auf dem Beschäftigte ihr Kind aus dem Homeoffice in die externe Betreuung bringen und wieder zurückkehren (§ 8 Abs. 2 Nr. 2a SGB VII). Für dich als Arbeitgeber heißt das: Unfälle im Homeoffice meldest du wie andere Arbeitsunfälle an deine Berufsgenossenschaft.

Was gilt steuerlich für Homeoffice?

Deine Beschäftigten können für jeden Tag, an dem sie überwiegend zu Hause arbeiten, eine Tagespauschale von 6 € absetzen, höchstens 1.260 € im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c in Verbindung mit § 9 Abs. 5 EStG). Das machen sie selbst in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten. Die Pauschale wirkt sich erst aus, wenn alle Werbungskosten zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € übersteigen (§ 9a EStG).

Für dich als Arbeitgeber gilt: Ob und welche Kosten du zusätzlich erstattest, ist Verhandlungssache. Ob eine Erstattung steuerfrei bleibt, hängt von der Art der Leistung ab, kläre das mit deiner Steuerberatung. Bist du selbst selbstständig und arbeitest zu Hause, gelten für dich andere Regeln. Die erklärt der Ratgeber Homeoffice absetzen als Selbstständiger.

Wie führst du Homeoffice im jungen Team gut ein?

Gut funktioniert Homeoffice, wenn Ziele, Erreichbarkeit und Austausch klar sind. Lege fest, welche Aufgaben sich für zu Hause eignen, wann sich das Team trifft und wie ihr Ergebnisse besprecht. Gerade beim Onboarding neuer Leute hilft es, die ersten Wochen mehr vor Ort zu arbeiten. Wie du dein Team auch auf Distanz führst, beschreibt der Ratgeber Mitarbeiterführung.

Rechne auch die Kosten ehrlich durch. Ein zweiter Bildschirm, ein guter Stuhl, Headset und sichere Software kosten Geld, sparen aber oft Bürofläche. Lege fest, ob Homeoffice für alle Rollen gilt oder nur für bestimmte Aufgaben, und begründe Unterschiede sachlich. Beschäftigte vergleichen sich, und eine nachvollziehbare Regel verhindert Unmut. Prüfe die Regelung nach einigen Monaten gemeinsam mit dem Team und passe sie an, wenn Abstimmung oder Erreichbarkeit leiden.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest und von Anfang an digital oder ortsunabhängig arbeiten willst, kannst du diese Fragen im AVGS Gründercoaching klären. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

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Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung