Lohnabrechnung: Was du als Arbeitgeber jeden Monat erledigen musst

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Was gehört auf eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung zeigt mindestens den Abrechnungszeitraum und wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt. So steht es in § 108 der Gewerbeordnung. Dazu gehören Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen, außerdem alle Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse. Die Abrechnung bekommt die beschäftigte Person bei jeder Zahlung in Textform, also auch als PDF.

In der Praxis enthält eine Abrechnung diese Bausteine:

• Name, Anschrift, Personalnummer und Abrechnungsmonat
• Steuerklasse, Freibeträge, Kinderfreibeträge und Konfession aus den ELStAM
• Krankenkasse, Beitragsgruppen und Sozialversicherungsnummer
• Bruttolohn mit allen Zuschlägen, Sachbezügen und Einmalzahlungen
• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer
• Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen­versicherung
• Nettolohn, sonstige Abzüge und den Auszahlungsbetrag

Hat sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nichts geändert, entfällt die Pflicht zur neuen Abrechnung (§ 108 Abs. 2 GewO). Bei Minijobs und schwankenden Stunden ändert sich aber fast jeden Monat etwas.

Wie funktioniert der Lohnsteuerabzug mit ELStAM?

Die Lohnsteuer berechnest du nicht frei, sondern anhand der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), die du beim Bundeszentralamt für Steuern abrufst. Die neue Kraft teilt dir bei Beginn ihre Steuer-Identifikationsnummer, ihr Geburtsdatum und mit, ob es ihr erstes oder ein weiteres Arbeitsverhältnis ist (§ 39e Abs. 4 EStG). Du rufst die Merkmale ab und überträgst sie in das Lohnkonto. Für den Abruf brauchst du einen ELSTER-Zugang für dein Unternehmen. Meist übernimmt das dein Lohnprogramm oder deine Steuerberatung.

Für jede beschäftigte Person führst du je Kalenderjahr ein Lohnkonto (§ 41 EStG). Dort stehen Art und Höhe des gezahlten Lohns, steuerfreie Bezüge sowie die einbehaltene Lohnsteuer.

Die einbehaltene Lohnsteuer meldest du spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch beim Betriebs­stättenfinanzamt an und führst sie ab (§ 41a EStG). Der Anmeldungszeitraum hängt von der Lohnsteuer des Vorjahres ab:

Lohnsteuer im Vorjahr	Anmeldungszeitraum
mehr als 5.000 €	Kalendermonat
mehr als 1.080 € bis 5.000 €	Kalendervierteljahr
bis 1.080 €	Kalenderjahr

Gibt es deinen Betrieb im Vorjahr noch nicht, rechnet das Finanzamt die Lohnsteuer des ersten vollen Monats auf ein Jahr hoch. Am Jahresende oder beim Ausscheiden schließt du das Lohnkonto ab und übermittelst die elektronische Lohnsteuer­bescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres (§ 41b EStG, § 93c AO). Wie du beim Finanzamt und in ELSTER startest, zeigt der Ratgeber Steuerliche Erfassung mit ELSTER.

Welche Meldungen gehen an die Sozialversicherung?

Jede versicherungs­pflichtig beschäftigte Person meldest du bei ihrer Krankenkasse an, Minijobber bei der Minijob-Zentrale (§ 28a SGB IV). Voraussetzung ist eine Betriebsnummer. Danach folgen jeden Monat der Beitragsnachweis und die Zahlung, einmal im Jahr die Jahresmeldung.

• Anmeldung: mit der ersten Abrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn. In einigen Branchen zusätzlich Sofortmeldung am ersten Arbeitstag.
• Beitragsnachweis: zwei Arbeitstage vor Fälligkeit an die Einzugsstelle (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Kommt er zu spät, darf die Krankenkasse das Entgelt schätzen.
• Beitragszahlung: spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats (§ 23 SGB IV).
• Jahresmeldung: für alle am 31. Dezember Beschäftigten, spätestens bis 15. Februar (§ 10 DEÜV).
• Abmeldung: wenn die Beschäftigung endet.

Die Beitragssätze 2026 liegen in der Rentenversicherung bei 18,6 %, in der Arbeitslosen­versicherung bei 2,6 % und in der Pflegeversicherung bei 3,6 %, in der Krankenversicherung bei 14,6 % plus Zusatzbeitrag der jeweiligen Kasse. Die Beiträge teilen sich Arbeitgeber und Beschäftigte im Grundsatz hälftig, mit Ausnahmen etwa beim Kinderlosenzuschlag in der Pflegeversicherung. Was eine Stelle insgesamt kostet, rechnet der Ratgeber Personalkosten durch.

Warum ist die Fälligkeit so früh?

Die Sozialversicherungsbeiträge sind schon im laufenden Monat fällig, nicht erst nach der Lohnzahlung. Du zahlst sie in voraussichtlicher Höhe am drittletzten Bankarbeitstag, einen Restbetrag im Folgemonat. Alternativ darfst du die Beiträge des Vormonats zahlen und die Differenz im Folgemonat ausgleichen (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Das hilft, wenn Stunden erst am Monatsende feststehen.

Was passiert bei Krankheit oder Mutterschutz?

Zahlst du bei Krankheit den Lohn weiter, bekommst du als kleiner Betrieb einen Teil davon über die Umlage U1 zurück. Das gilt für Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten, Azubis nicht mitgezählt, und die Erstattung beträgt 80 % (§ 1 Abs. 1 AAG). Die Umlage U2 deckt Mutterschaftsleistungen und wird in vollem Umfang erstattet, unabhängig von der Betriebsgröße (§ 1 Abs. 2 AAG). Die Umlagen zahlst du mit dem Beitragsnachweis, die Erstattung beantragst du elektronisch bei der Krankenkasse. Mehr dazu im Ratgeber Mutterschutz für Arbeitgeber.

Wie lange musst du Lohnunterlagen aufbewahren?

Das Lohnkonto bewahrst du bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres auf, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Daneben gelten weitere Fristen:

Unterlage	Frist	Grundlage
Lohnkonto	bis Ende des sechsten Jahres nach der letzten Eintragung	§ 41 EStG
Buchungsbelege, etwa Lohnbuchungen	acht Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise	bis Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung	§ 28f Abs. 1 SGB IV

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV). Fehlen dann Unterlagen und lässt sich die Beitragspflicht nicht feststellen, darf sie Beiträge von der gesamten Lohnsumme fordern (§ 28f Abs. 2 SGB IV). Entgeltunterlagen führst du in deutscher Sprache und getrennt nach Kalenderjahren.

Selbst abrechnen, Steuerberatung oder Lohnbüro?

Du darfst die Lohnabrechnung selbst machen, sie an eine Steuerberatung geben oder an ein qualifiziertes Lohnbüro. Selbst abrechnen kannst du nur mit einem systemgeprüften Abrechnungsprogramm, weil alle Meldungen elektronisch laufen. Das lohnt sich vor allem, wenn du Erfahrung mit Lohn hast und wenige, gleichbleibende Fälle abrechnest.

Weg	Passt, wenn …	Darauf achten
Selbst	wenige Beschäftigte, feste Löhne, Erfahrung mit Lohn	Haftung für Fehler, Updates bei Beitragssätzen, eigener Zeitaufwand
Steuerberatung	du willst Lohn, Buchhaltung und Steuern aus einer Hand	Unterlagen pünktlich liefern, Kosten je Abrechnung vorab klären
Lohnbüro	nur die laufende Abrechnung soll ausgelagert werden	Qualifikation nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, Steuerberatung bleibt Sache der Steuerberatung

Ein Lohnbüro darf die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung übernehmen, wenn die verantwortliche Person eine kaufmännische Ausbildung sowie mindestens drei Jahre Praxis in der Buchhaltung hat (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Steuerliche Beratung darüber hinaus bleibt Steuerberaterinnen und Steuerberatern vorbehalten. Egal, wer abrechnet: Die Verantwortung für richtige Meldungen und pünktliche Zahlungen bleibt bei dir als Arbeitgeber.

Wie bereitest du die erste Lohnabrechnung vor?

Am besten klärst du alles vor dem ersten Arbeitstag, damit die erste Abrechnung ohne Nachträge läuft.

1. Grundlagen schaffen. Unternehmensnummer der Berufsgenossenschaft und Betriebsnummer besorgen, ELSTER-Zugang einrichten.
2. Daten einsammeln. Steuer-ID, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung und Angaben zu weiteren Jobs.
3. Abrechnungsweg festlegen. Selbst, Steuerberatung oder Lohnbüro, mit klarer Übergabe der Stunden bis zu einem festen Tag.
4. Anmelden. Bei der Krankenkasse oder Minijob-Zentrale, in Sofortmelde-Branchen am ersten Tag.
5. Fristen eintragen. Beitragsnachweis, Beitragszahlung und Lohnsteuer-Anmeldung als Serientermine.

Wie du die erste Stelle insgesamt aufsetzt, beschreibt der Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen, für Aushilfen der Ratgeber Minijob.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest und schon früh Personal planst, kannst du diese Abläufe vorab im AVGS Gründercoaching klären. Für die Startphase kommen der Gründungszuschuss beim Arbeitslosengeld oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld) infrage. Ob eine Förderung bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

Im Modul 5 Unternehmensorganisation gehen wir Anmeldungen, Fristen und Buchhaltung gemeinsam durch. Läuft dein Betrieb schon und willst du Lohn, Liquidität sowie Zahlen im ersten Jahr im Griff behalten, passt das Controlling-Paket für das erste Jahr. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Lohnberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling