Zeiterfassung: Welche Pflichten du als Arbeitgeber 2026 hast

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Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja, Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden. Die Pflicht folgt danach aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz: Wer für die Gesundheit seiner Leute sorgen muss, braucht ein System, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden.

Ausgenommen sind nur Beschäftigte, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie abweichende Regeln getroffen hat. Welcher Personenkreis genau ausgenommen ist, regelt erst die geplante Gesetzesreform. Für die meisten Gründerinnen und Gründer heißt das: Sobald du jemanden beschäftigst, brauchst du eine Zeiterfassung. Als Solo-Selbstständiger ohne Beschäftigte betrifft dich die Pflicht nicht.

Was schreibt das Arbeitszeitgesetz heute vor?

Das Arbeitszeitgesetz verlangt im aktuellen Wortlaut, dass du jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzeichnest und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrst (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Seit dem BAG-Beschluss reicht das allein nicht mehr, weil die gesamte Arbeitszeit erfasst werden muss. Die Grenzen, die du mit der Erfassung im Blick behältst, sind diese:

Regel	Inhalt	Grundlage
Höchstarbeitszeit	acht Stunden am Werktag, bis zu zehn Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden	§ 3 ArbZG
Pausen	30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden	§ 4 ArbZG
Nachweise	Arbeitszeit über acht Stunden aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren	§ 16 Abs. 2 ArbZG
Bußgeld	bis 30.000 € bei fehlenden oder falschen Nachweisen	§ 22 ArbZG

Wie du Arbeitszeit und Überstunden im Vertrag regelst, erklärt der Ratgeber Arbeitsvertrag.

Kommt ein neues Gesetz zur Zeiterfassung?

Ein neues Arbeitszeitgesetz ist im Oktober 2026 noch nicht beschlossen. In der Regierungspressekonferenz vom 5. Oktober 2026 sagte das Bundesarbeits­ministerium, man arbeite weiter an dem Gesetz und in der Koalition gebe es noch Abstimmungsbedarf. Details nannte das Ministerium nicht.

Bis ein Gesetz verkündet ist, gilt die Rechtslage nach dem BAG-Beschluss. Wenn du jetzt ein System einführst, wähle eines, das sich später auf elektronische Erfassung umstellen lässt. Dann musst du bei einer Reform nicht neu anfangen.

Was gilt für Minijobs und bestimmte Branchen?

Für Minijobber und Beschäftigte in Branchen mit hohem Risiko für Schwarzarbeit gilt schon lange eine strengere Pflicht aus dem Mindestlohngesetz. Nach § 17 MiLoG zeichnest du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf.

Betroffen sind laut Bundesarbeits­ministerium unter anderem:

• Minijobs im Gewerbe. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.
• Baugewerbe, Gastronomie, Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik.
• Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe.
• Zeitungs- und Paketzustellung sowie Branchen mit allgemeinverbindlichem Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.

Pausenzeiten musst du nicht einzeln mit Uhrzeit aufschreiben, die Dauer der Arbeitszeit aber ohne Pausen. Eine Unterschrift von dir oder der beschäftigten Person ist nicht nötig, Papier oder Datei sind beide in Ordnung. Für Gutverdienende gibt es eine Ausnahme: Liegt das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt über 4.461 € brutto, entfällt die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Das gilt auch ab 2.974 €, wenn du dieses Entgelt nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt hast (§ 1 MiLoDokV). Die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss bleibt davon unberührt.

Wie führst du Zeiterfassung im kleinen Betrieb ein?

Im kleinen Betrieb reicht ein einfaches, verlässliches System, das alle verstehen und täglich nutzen. Wichtiger als die Technik ist, dass die Daten zeitnah entstehen und du sie prüfst.

1. Bedarf klären. Wer arbeitet wann und wo? Gibt es Minijobs, Schichten, Außendienst oder Homeoffice?
2. Form wählen. Stundenzettel, Tabelle oder App. Achte darauf, dass Beginn, Ende und Dauer erfasst werden. Das System sollte sich später elektronisch führen lassen.
3. Regeln festlegen. Wer erfasst, bis wann, wer korrigiert, wie werden Pausen und Überstunden behandelt.
4. Datenschutz beachten. Zeitdaten sind personenbezogen. Speichere nur, was nötig ist. Regle Zugriff sowie Löschung nach Ablauf der Aufbewahrung.
5. Kontrollieren. Prüfe die Zeiten regelmäßig, mindestens vor jeder Lohnabrechnung.

In der Praxis tragen oft die Beschäftigten ihre Zeiten selbst ein. Für die Richtigkeit der Aufzeichnungen bleibst du aber verantwortlich, so formuliert es das Bundesarbeits­ministerium für den Mindestlohn. Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung mitzubestimmen, so das BAG. Die Zeiten fließen direkt in die Lohnabrechnung ein.

Welche Bußgelder drohen?

Wer Mindestlohn-Aufzeichnungen nicht, falsch oder zu spät erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG). Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Fehlende oder falsche Nachweise nach dem Arbeitszeitgesetz können mit bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 22 ArbZG). Wird der Mindestlohn selbst unterschritten, drohen deutlich höhere Bußgelder und Nachzahlungen.

Wie hilft Digitalisierung bei der Zeiterfassung?

Eine digitale Zeiterfassung spart dir vor allem Nacharbeit, weil Zeiten, Urlaub und Lohn an einer Stelle zusammenlaufen. Das lohnt sich schon ab der ersten Aushilfe, wenn du Stunden sonst per Nachricht einsammelst und abtippst. Achte bei jeder Lösung auf einfache Bedienung, Export für die Lohnabrechnung, Speicherort der Daten und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn ein Dienstleister die Daten verarbeitet.

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