E-Rechnung: Was Gründer von 2025 bis 2028 beachten müssen

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird. Sie lässt sich maschinell verarbeiten (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, der EN 16931. Die Rechnungsdaten stecken dann nicht nur im Bild, sondern als Datensatz in der Datei: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz und Kundendaten kann ein Buchhaltungsprogramm direkt auslesen.

Alles andere ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“. Dazu gehören Papierrechnungen, aber auch PDF-Dateien, Word-Dokumente, Fotos oder eingescannte Belege. Eine schön gestaltete PDF-Rechnung per E-Mail ist also keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.

Ab wann gilt welche Pflicht?

Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025, die Pflicht zum Ausstellen kommt in zwei Stufen 2027 und 2028. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betreffen nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind.

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen
Seit 01.01.2025	Pflicht für alle Unternehmen im Inland	freiwillig, Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF weiter erlaubt
Umsätze im Jahr 2026	Pflicht	wie 2025, sonstige Rechnung bis 31.12.2026 erlaubt
Umsätze im Jahr 2027	Pflicht	Pflicht bei Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €, sonst sonstige Rechnung bis 31.12.2027 erlaubt
Ab 01.01.2028	Pflicht	Pflicht für alle Unternehmen im Inland, Ausnahmen siehe unten

Für das Jahr 2027 gibt es eine weitere Übergangsregel: Rechnungen per elektronischem Datenaustausch (EDI) dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch in einem anderen Format übermittelt werden. Für die meisten Gründerinnen und Gründer spielt das keine Rolle.

Was heißt das konkret für dich? Wenn du 2026 oder 2027 gründest und im Vorjahr keinen Umsatz über 800.000 € hattest, darfst du bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Spätestens für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 brauchst du einen Weg, E-Rechnungen auszustellen, es sei denn, eine Ausnahme greift.

Wie empfängst du E-Rechnungen richtig?

Für den Empfang reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach, über das dir Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken können. Das bestätigt die Finanzverwaltung, etwa das Bayerische Landesamt für Steuern. Andere Wege wie ein Download-Portal oder eine Schnittstelle sind ebenfalls zulässig. Einer E-Rechnung musst du als Empfänger nicht zustimmen.

Wichtig: Wenn du nicht empfangsbereit bist, hast du keinen Anspruch darauf, dass dir dein Lieferant stattdessen eine PDF schickt. Die Datei kommt also so oder so. Du musst sie lesen und aufbewahren können.

• Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
• Prüfen, ob du XML-Dateien öffnen und lesen kannst. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen Viewer für E-Rechnungen ohne Anmeldung an.
• Klären, wie die Rechnungen in deine Buchhaltung kommen, etwa über deine Steuerberatung oder dein Buchhaltungsprogramm.
• E-Rechnungen im Originalformat ablegen, nicht nur als Ausdruck oder Bildschirmansicht.

Wie du deine Buchhaltung grundsätzlich aufsetzt, liest du im Ratgeber Buchführung für Gründer.

Welche Ausnahmen gibt es?

Keine E-Rechnung ausstellen musst du als Kleinunternehmer, bei Rechnungen bis 250 €, bei Fahrausweisen und bei bestimmten steuerfreien Umsätzen. Diese Rechnungen darfst du immer als sonstige Rechnung verschicken, also auf Papier oder als PDF. Eine E-Rechnung ist trotzdem erlaubt.

Fall	Regel
Kleinunternehmer nach § 19 UStG	immer sonstige Rechnung möglich (§ 34a UStDV)
Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto	immer sonstige Rechnung möglich (§ 33 UStDV)
Fahrausweise	ausgenommen (§ 34 UStDV)
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Heilberufe oder Bildungsleistungen	keine Pflicht zur Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG, also auch keine E-Rechnung
Rechnungen an Privatkunden	nicht erfasst
Rechnungen an Unternehmen im Ausland	nicht erfasst

Welche Formate sind erlaubt?

Erlaubt sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Weitere Formate sind möglich, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren. Zusätzlich müssen sich die Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG).

• XRechnung: ein reiner XML-Datensatz ohne Bildteil. Für Menschen ist er ohne Viewer kaum lesbar. Öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format häufig schon länger.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format. Es besteht aus einer PDF zum Ansehen und einem eingebetteten XML-Datensatz. Anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, allerdings nicht in jedem Profil. Welche Profile genügen, steht im BMF-Schreiben vom 15.10.2025.
• Factur-X: die französische Entsprechung zu ZUGFeRD, ebenfalls zulässig, wenn die Norm erfüllt ist.

Bei hybriden Formaten zählt der Datensatz. Achte deshalb darauf, dass PDF-Ansicht und XML-Daten übereinstimmen. Die Pflichtangaben auf der Rechnung ändern sich durch die E-Rechnung nicht. Welche das sind, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben.

Einen bestimmten Anbieter musst du nicht nutzen. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen inzwischen erzeugen. Für die Auswahl lohnt sich ein Blick darauf, ob das Programm die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD ausgeben, eingehende E-Rechnungen lesen und sie revisionssicher ablegen kann.

Wie bewahrst du E-Rechnungen richtig auf?

E-Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, und zwar den strukturierten Datensatz im Originalformat. Die Frist von acht Jahren für Rechnungen steht in § 14b UStG, sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 AO ebenfalls eine Frist von acht Jahren.

Während der ganzen Zeit müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Ein Ausdruck reicht bei einer E-Rechnung nicht, ebenso wenig eine reine PDF-Ansicht. Bei ZUGFeRD-Dateien speicherst du am besten die komplette Datei so, wie sie angekommen ist. Ob du die PDF-Ansicht zusätzlich aufbewahren musst, hängt davon ab, ob sie für die Besteuerung wichtige Angaben enthält. Einzelheiten nennt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025.

Ein eigenes Archivsystem ist umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form gelten aber. Was das im Alltag bedeutet, liest du im Ratgeber GoBD für Gründer.

Wie bereitest du dich als Gründer vor?

Am einfachsten richtest du den E-Rechnungs-Empfang sofort ein und stellst das Ausstellen spätestens im Lauf des Jahres 2027 um. Wer von Anfang an E-Rechnungen schreibt, muss später keine Abläufe ändern. Gerade Gründungen mit Geschäftskunden profitieren davon, weil größere Kunden ab 2027 ohnehin E-Rechnungen verschicken und oft auch empfangen wollen.

1. Empfang klären. Eine Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und prüfen, dass du XML-Dateien lesen kannst.
2. Eigene Kundenstruktur prüfen. Wie viele deiner Kunden sind Unternehmen im Inland? Nur für sie gilt die Pflicht.
3. Ausnahme prüfen. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung oder schreibst du nur Rechnungen bis 250 €, bist du vom Ausstellen ausgenommen.
4. Werkzeug auswählen. Ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, eingehende Dateien liest und sie im Originalformat archiviert.
5. Ablauf mit der Steuerberatung abstimmen. Wer übernimmt Belege, Buchung und Archiv? Je klarer das von Anfang an geregelt ist, desto weniger Aufwand hast du später.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du die Digitalisierung deiner Abläufe im geförderten Coaching angehen. Mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters ist das AVGS Gründercoaching für dich bei Bewilligung kostenfrei. Für die Zeit nach der Gründung kommen außerdem der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld infrage. Ob eine Leistung bewilligt wird, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall.

Im Coaching richten wir in Modul 9 Digitalisierung und KI mit dir Rechnungsstellung, Belegablage sowie automatische Abläufe ein. In Modul 5 Unternehmensorganisation klären wir Buchhaltung, Kleinunternehmerregelung und Steuern. Wenn du ohne Gutschein gezielt an deinen digitalen Prozessen arbeiten willst, gibt es das KI-Coaching. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachChristian BuschCoach für KI, Automatisierung und Prozesse