Lieferanten finden und den Einkauf organisieren

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Warum ist der Einkauf für Gründer so wichtig?

Der Einkauf ist für Gründer so wichtig, weil der Wareneinsatz in Handel, Handwerk oder Gastronomie oft der größte Kostenblock ist und jeder Euro, den du im Einkauf sparst, direkt deinen Gewinn erhöht. Gleichzeitig hängen Lieferfähigkeit und Qualität deines Angebots davon ab, wie gut deine Lieferanten arbeiten.

Unter Einkauf verstehen wir hier alles, was du tust, um Waren, Material oder Vorleistungen in der richtigen Menge, in passender Qualität, zur richtigen Zeit zu beschaffen: Lieferanten suchen, Angebote vergleichen, Konditionen verhandeln, bestellen, die Ware prüfen und bezahlen. Für Banken und Förderstellen gehört die Lieferantenfrage in deinen Businessplan. Sie wollen sehen, dass du deine Bezugsquellen kennst und realistische Einkaufspreise kalkulierst.

Wo findest du passende Lieferanten?

Passende Lieferanten findest du vor allem auf Fachmessen, über Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern, über Branchenverbände sowie im Großhandel deiner Branche. Gute Hinweise geben auch Kollegen aus der Branche und Hersteller, die dich an ihre Vertriebspartner verweisen.

• Fachmessen: Hier triffst du viele Anbieter an einem Ort, siehst Ware im Original und kannst Konditionen direkt besprechen. Einen Überblick über Messen in Deutschland bietet der Messeverband AUMA.
• Kammern: Die IHK und die Handwerkskammer helfen bei der Suche nach Bezugsquellen, beraten zu Außenwirtschaft, vermitteln Kontakte. Für Lieferanten im Ausland sind die deutschen Auslandshandelskammern eine Anlaufstelle.
• Verbände: Fachverbände deiner Branche kennen die wichtigen Hersteller sowie Großhändler und veröffentlichen oft Mitgliederverzeichnisse.
• Großhandel: Für den Start mit kleinen Mengen ist der Großhandel oft besser als der direkte Weg zum Hersteller, weil Mindestmengen niedriger sind.
• Hersteller direkt: Lohnt sich, wenn du größere Mengen abnimmst oder eigene Produkte fertigen lässt.

Willst du Ware außerhalb der EU einkaufen, kommen Zoll, Einfuhrumsatzsteuer und Produktpflichten dazu. Das erklärt der Ratgeber Waren importieren.

Wie bewertest du Lieferanten?

Lieferanten bewertest du am besten anhand fester Kriterien wie Qualität, Preis, Lieferzuverlässigkeit, Konditionen, Erreichbarkeit und Seriosität, die du für alle Anbieter gleich anlegst. So vergleichst du nicht nach Bauchgefühl, sondern nachvollziehbar.

Kriterium	Worauf du achtest
Qualität	Muster, gleichbleibende Qualität, Reklamationsquote, Zertifikate und Produktunterlagen
Preis	Stückpreis inklusive Fracht, Verpackung, Zuschlägen und Mengenstaffel
Lieferung	Lieferzeit, Termintreue, Mindestbestellmenge, Teillieferungen
Konditionen	Zahlungsziel, Skonto, Rabatte, Rückgabe, Gewährleistung
Zusammenarbeit	fester Ansprechpartner, Reaktionszeit, Flexibilität bei Engpässen
Seriosität	Handelsregister, vollständiges Impressum, Referenzen, Bonität

Gewichte die Kriterien nach deinem Geschäft. Für ein Café ist eine verlässliche Lieferung frischer Ware wichtiger als ein paar Cent beim Preis, für einen Onlinehändler mit Aktionsware kann es umgekehrt sein. Bestelle vor einem größeren Auftrag erst Muster oder eine kleine Testmenge. Nach den ersten Monaten bewertest du die Lieferanten erneut anhand deiner echten Erfahrungen.

Wie vergleichst du Angebote richtig?

Angebote vergleichst du richtig, indem du alle Kosten bis zur Ware in deinem Lager oder Laden zusammenrechnest, also Einkaufspreis, Fracht, Verpackung, Zuschläge, Zahlungsbedingungen und gegebenenfalls Zoll. Der niedrigste Stückpreis ist nicht automatisch das günstigste Angebot.

• Gleiche Mengen und gleiche Qualität angefragt
• Preise netto und brutto klar unterschieden
• Fracht, Verpackung, Mindermengenzuschlag und Versicherung eingerechnet
• Lieferzeit und Gültigkeit des Angebots notiert
• Zahlungsziel und Skonto berücksichtigt
• Geschäftsbedingungen des Lieferanten gelesen, vor allem zu Gewährleistung und Rückgabe
• Ergebnis in deine Preiskalkulation übernommen

Die Einkaufspreise sind die Grundlage deiner Verkaufspreise und deines Rohertrags. Wenn sie sich ändern, solltest du deine Kalkulation sofort anpassen. Wie du Fixkosten und variable Kosten trennst, erklärt der Ratgeber Fixkosten und variable Kosten.

Welche Konditionen kannst du verhandeln?

Verhandeln kannst du neben dem Preis vor allem Zahlungsziel, Skonto, Mengenrabatte, Mindestbestellmengen, Lieferzeiten, Frachtkosten und Rückgaberechte. Als Gründer ohne Bestellhistorie hast du weniger Verhandlungsmacht, aber ein klares Mengengerüst und verlässliche Zahlung sind gute Argumente.

Das Zahlungsziel ist für deine Liquidität oft wichtiger als ein Rabatt. Zahlst du die Ware erst, nachdem du sie verkauft hast, musst du weniger vorfinanzieren. Zwischen Unternehmen ist ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Zahlst du nicht pünktlich, kommst du spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Neue Kunden müssen bei vielen Lieferanten anfangs per Vorkasse zahlen. Frag nach, ab wann ein Zahlungsziel möglich ist.

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Er lohnt sich fast immer, wenn du das Geld hast. Wie du rechnest, ob sich Skonto lohnt, steht im Ratgeber Skonto. Bei regelmäßigen Bestellungen kann ein Rahmenvertrag sinnvoll sein, in dem Preise, Mengen, Lieferzeiten und Laufzeit für einen längeren Zeitraum festgelegt sind. Lass einen solchen Vertrag vor der Unterschrift prüfen, vor allem, wenn er feste Abnahmemengen vorsieht.

Wie Einkaufskonditionen und Wareneinsatz deine Zahlungsfähigkeit beeinflussen, planst du mit einem Liquiditätsplan für zwölf Monate.

Was gilt rechtlich beim Wareneinkauf?

Beim Wareneinkauf zwischen Unternehmen gelten vor allem die Geschäftsbedingungen des Lieferanten, der Eigentumsvorbehalt nach § 449 BGB und für Kaufleute die Rügepflicht nach § 377 HGB. Wer diese Regeln kennt, vermeidet teure Fehler bei Reklamationen und Zahlungsproblemen.

Geschäftsbedingungen

Die meisten Lieferanten verkaufen auf Grundlage ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Lies sie vor der ersten Bestellung, besonders die Regeln zu Lieferzeit, Gefahrübergang, Gewährleistung, Haftung und Rückgabe. Im Verkehr zwischen Unternehmen sind viele Klauseln zulässig, die gegenüber Verbrauchern unwirksam wären. Was AGB grundsätzlich regeln, erklärt der Ratgeber AGB.

Eigentumsvorbehalt

Mit einem Eigentumsvorbehalt bleibt die Ware Eigentum des Lieferanten, bis du sie vollständig bezahlt hast (§ 449 Abs. 1 BGB). Herausverlangen kann er sie nach dem Gesetz nur, wenn er vom Vertrag zurückgetreten ist. In der Praxis vereinbaren Lieferanten oft einen verlängerten Eigentumsvorbehalt: Du darfst die Ware weiterverkaufen, trittst aber die Forderung gegen deinen Kunden im Voraus an den Lieferanten ab. Das ist wichtig, wenn du Ware finanzierst oder einer Bank Sicherheiten gibst.

Rügepflicht für Kaufleute

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, musst du die Ware nach der Lieferung unverzüglich untersuchen und erkennbare Mängel unverzüglich beim Lieferanten anzeigen (§ 377 Abs. 1 HGB). Versäumst du das, gilt die Ware als genehmigt, und du verlierst deine Mängelrechte für diesen Mangel (§ 377 Abs. 2 HGB). Zeigt sich ein versteckter Mangel erst später, musst du ihn unverzüglich nach der Entdeckung rügen. Kaufmann ist nach § 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Eine GmbH oder UG gilt immer als Kaufmann (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Kleingewerbetreibende ohne Handels­registereintrag sind in der Regel keine Kaufleute, mehr dazu im Ratgeber Handelsregister.

Für Mängelansprüche beim Kauf beweglicher Sachen gilt in der Regel eine Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB), zwischen Unternehmen kann sie vertraglich verkürzt sein. Wie Gewährleistung gegenüber deinen eigenen Kunden funktioniert, steht im Ratgeber Gewährleistung und Garantie.

Gilt das Lieferkettengesetz auch für kleine Unternehmen?

Das Lieferkettengesetz gilt nicht direkt für kleine Unternehmen, sondern nur für Unternehmen mit in der Regel mindestens 1.000 Beschäftigten in Deutschland (§ 1 LkSG). Als Gründer musst du also keine eigenen Sorgfaltspflichten nach diesem Gesetz erfüllen.

Indirekt kann es dich trotzdem betreffen. Belieferst du große Unternehmen, verlangen diese oft, dass du einen Verhaltenskodex unterschreibst, Auskünfte zu deinen eigenen Lieferanten gibst oder bestimmte Standards einhältst. Das Gesetz befindet sich zudem im Umbau: Das Bundeskabinett hat im September 2025 eine Änderung beschlossen, die vor allem die Berichtspflicht streichen soll. Nach Angaben des BAFA werden die Unternehmensberichte bereits seitdem nicht mehr geprüft. An der Größenschwelle für kleine Unternehmen ändert das nichts.

Wie vermeidest du Abhängigkeit von einem Lieferanten?

Abhängigkeit von einem Lieferanten vermeidest du, indem du für wichtige Waren mindestens eine Alternative kennst, Bestellungen bei Bedarf aufteilst und Liefer- sowie Preisrisiken regelmäßig prüfst. Fällt ein einziger Lieferant aus, kann sonst dein ganzes Geschäft stillstehen.

• Zweitlieferant: Für Kernprodukte einen zweiten Anbieter auswählen und gelegentlich bei ihm bestellen, damit die Geschäftsbeziehung steht.
• Puffer: Für kritische Artikel einen Sicherheitsbestand einplanen, ohne zu viel Kapital im Lager zu binden.
• Austauschbarkeit: Produkte und Material so wählen, dass du bei Engpässen auf vergleichbare Ware ausweichen kannst.
• Frühwarnzeichen: Häufige Lieferverzögerungen, plötzliche Vorkassewünsche oder wechselnde Ansprechpartner ernst nehmen.
• Zahlen im Blick: Einkaufspreise, Lieferzeiten und Reklamationen regelmäßig auswerten, etwa mit einem Controlling-Paket für das erste Jahr.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, bauen wir Einkauf, Kalkulation und Abläufe mit dir im AVGS Gründercoaching auf, vor allem in Modul 5 Unternehmensorganisation. Bei Bewilligung des Gutscheins übernimmt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Kosten, die Entscheidung fällt im Einzelfall. Welche Förderungen infrage kommen, zeigt der Fördercheck. Fragen zu deiner Gründung klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.