Buchführung für Gründer: Was du musst und wie du es einfach hältst

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Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Bei der einfachen Buchführung zeichnest du nur Einnahmen und Ausgaben auf, bei der doppelten bildest du jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten ab, mit einer Bilanz am Jahresende. Die einfache Form mündet in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn (§ 4 Abs. 3 EStG). Es zählt, wann Geld fließt.

Die doppelte Buchführung bucht jeden Vorgang im Soll und im Haben. Eine Rechnung an einen Kunden erhöht zum Beispiel Forderungen sowie Umsatzerlöse. Die spätere Zahlung erhöht das Bankkonto und senkt die Forderungen. Es zählt, wann eine Leistung erbracht ist, nicht wann bezahlt wird. Dazu gehören eine Inventur, eine Eröffnungsbilanz und am Jahresende der Jahresabschluss.

	Einfache Buchführung (EÜR)	Doppelte Buchführung (Bilanz)
Ergebnis	Gewinn als Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben	Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Zeitpunkt	Zahlungseingang und Zahlungsausgang	Leistung und Rechnungsstellung, mit Forderungen und Verbindlichkeiten
Inventur	nicht nötig	Pflicht zu jedem Abschlussstichtag
Aufwand	gering bis mittel	deutlich höher, meist mit Steuerberatung
Typisch für	Freiberufler, Kleingewerbe, Einzelunternehmen	UG, GmbH, OHG, KG, größere Kaufleute

Die Bilanz zeigt, was der Betrieb an einem Stichtag besitzt und schuldet. Die GuV zeigt, wie im Jahr Erträge und Aufwendungen zum Gewinn geführt haben. Wie die EÜR im Detail funktioniert, erklärt der Ratgeber EÜR erstellen.

Wer muss doppelt buchen und wer darf die EÜR nutzen?

Doppelt buchen muss, wer nach dem Handelsgesetzbuch Kaufmann ist oder vom Finanzamt wegen hoher Umsätze oder Gewinne dazu aufgefordert wird. Es gibt zwei Wege in die Buchführungspflicht:

• Nach Handelsrecht (§ 140 AO): Wer nach anderen Gesetzen Bücher führen muss, muss das auch für die Steuer. Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann buchführungspflichtig. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also einen Gewerbebetrieb, der nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB). UG und GmbH gelten immer als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG).
• Nach Steuerrecht (§ 141 AO): Gewerbetreibende, die nicht schon nach Handelsrecht buchen müssen, werden buchführungspflichtig, wenn das Finanzamt mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr feststellt. Die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt.

Eingetragene Kaufleute sind von der handelsrechtlichen Pflicht befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss haben. Bei einer Neugründung reicht es, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden (§ 241a HGB). Diese Grenzen gelten auch im Jahr 2026.

Wer	Form der Buchführung
Freiberufler (§ 18 EStG)	EÜR, unabhängig von Umsatz und Gewinn, Bilanz freiwillig möglich
Kleingewerbe ohne Handels­registereintrag	EÜR, bis das Finanzamt nach § 141 AO zur Buchführung auffordert
Eingetragener Kaufmann (e. K.)	Bilanz, außer bei Befreiung nach § 241a HGB
GbR	in der Regel EÜR, solange sie kein Handelsgewerbe betreibt
OHG und KG	Bilanz
UG und GmbH	immer Bilanz

Welche Rechtsform zu dir passt, vergleicht der Ratgeber Rechtsformen im Vergleich. Ob deine Tätigkeit freiberuflich ist, klärt Freiberufler oder Gewerbe?.

Was verlangen die GoBD?

Die GoBD verlangen, dass deine Buchführung auch in elektronischer Form vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar ist. Die Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das Bundesfinanz­ministerium hat sie in einem BMF-Schreiben festgelegt, zuletzt geändert am 14. Juli 2025 wegen der E-Rechnung. Sie gelten für die EÜR genauso wie für die Bilanz.

• Einzeln und vollständig: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, keiner fehlt (§ 146 Abs. 1 AO).
• Richtig: Die Buchung entspricht dem tatsächlichen Vorgang.
• Zeitgerecht: Du buchst zeitnah. Kassenvorgänge täglich, unbare Vorgänge zeitnah. Wie zeitnah genau, beschreiben die GoBD des Bundesfinanz­ministeriums.
• Geordnet: Belege sind so abgelegt, dass du sie schnell wiederfindest.
• Nachvollziehbar: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können (§ 238 Abs. 1 HGB).
• Unveränderbar: Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen erfolgen per Gegenbuchung.

Nutzt du ein Buchhaltungsprogramm oder eine Tabelle, muss erkennbar bleiben, wann was geändert wurde. Eine einfache Tabelle, die du jederzeit überschreiben kannst, erfüllt das nur eingeschränkt. Hinzu kommt eine kurze Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei dir ankommen, erfasst und abgelegt werden.

Welche Belege brauchst du und wie lange bewahrst du sie auf?

Für jede Buchung brauchst du einen Beleg, und Buchungsbelege wie Rechnungen bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf. Ohne Beleg keine Buchung: Das gilt für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und Kassenberichte. Was auf eine korrekte Rechnung gehört, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben.

Unterlage	Frist	Grundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen und Quittungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b UStG
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Buchung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung aus dem März 2026 darfst du also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichten. Die Frist läuft allerdings nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuer von Bedeutung sind, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.

Brauchst du ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch brauchst du, sobald du im Betrieb Bargeld einnimmst oder ausgibst. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Jede Einnahme wird grundsätzlich einzeln aufgezeichnet. Nur wer Waren an eine unbekannte Vielzahl von Personen gegen Barzahlung verkauft und keine elektronische Kasse nutzt, ist aus Zumutbarkeitsgründen von der Einzelaufzeichnung befreit.

Nutzt du eine elektronische Kasse, muss sie durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, und du musst deinen Kunden zeitnah einen Beleg ausstellen (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Seit 2025 meldest du elektronische Kassen über ELSTER beim Finanzamt, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO).

Buchhaltung selbst machen oder Steuerberatung beauftragen?

Die laufende Buchhaltung kannst du als Gründer gut selbst machen, für Jahresabschluss und Steuererklärungen lohnt sich oft eine Steuerberatung. Entscheidend sind Rechtsform, Zahl der Belege und deine eigene Zeit.

Eher selbst	Eher mit Steuerberatung
EÜR mit überschaubar vielen Belegen pro Monat	Bilanz, also UG, GmbH oder Kaufmann
Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer	Mitarbeitende und Lohnabrechnung
Nur Inlandsgeschäfte	Kunden oder Lieferanten im Ausland
Du hast Freude an Zahlen	Firmenwagen, Immobilien, Investitionen

Ein guter Mittelweg: Du sammelst und erfasst die Belege laufend selbst, die Steuerberatung prüft und erstellt die Abschlüsse. Achte auf ein eigenes Geschäftskonto, damit private und betriebliche Zahlungen nicht durcheinandergeraten. Wie du private Überweisungen richtig behandelst, liest du im Ratgeber Privatentnahmen.

Welche Termine musst du im Jahr einhalten?

Die wichtigsten laufenden Termine sind die Umsatz­steuervoranmeldung sowie die Vorauszahlungen für Einkommen- und Gewerbesteuer. Trage sie gleich nach der steuerlichen Erfassung in deinen Kalender ein.

Termin	Was	Grundlage
10. Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals	Umsatz­steuervoranmeldung und Vorauszahlung	§ 18 Abs. 1 UStG
10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember	Einkommensteuer-Vorauszahlungen, sofern festgesetzt	§ 37 Abs. 1 EStG
15. Februar, 15. Mai, 15. August, 15. November	Gewerbesteuer-Vorauszahlungen, sofern festgesetzt	§ 19 Abs. 1 GewStG
einmal im Jahr	Steuererklärungen mit EÜR oder Bilanz	siehe Ratgeber Steuererklärung

Ob du monatlich oder vierteljährlich anmeldest, hängt von der Höhe deiner Umsatzsteuer ab: monatlich bei mehr als 9.000 € im Vorjahr, sonst vierteljährlich. Für Gründungen bis einschließlich 2026 zählt die voraussichtliche Steuer (§ 18 Abs. 2 UStG). Alle Details stehen im Ratgeber Umsatz­steuervoranmeldung, die Jahresfristen im Ratgeber Steuererklärung für Selbstständige.

• Geschäftskonto eröffnet und nur betrieblich genutzt
• Ablage für Belege eingerichtet, digital und nach Monaten sortiert
• Form der Buchführung geklärt: EÜR oder Bilanz
• Kassenbuch angelegt, falls du Bargeld annimmst
• Termine für Voranmeldung und Vorauszahlungen im Kalender
• Fester Termin pro Woche oder Monat für die Buchhaltung

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du dir den Aufbau deiner Buchhaltung im AVGS Gründercoaching zeigen lassen, bei Bewilligung des Gutscheins ohne eigene Kosten. In Modul 5 Unternehmensorganisation klären wir mit dir Buchführungsform, Belegablage, Rücklagen und Termine. Wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, fragt beim Jobcenter auch nach Einstiegsgeld, wer Arbeitslosengeld bezieht, nach dem Gründungszuschuss. Die Entscheidung trifft die Behörde im Einzelfall. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling