Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Fristen und E-Rechnung

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Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung muss die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten, soweit sie auf deinen Fall zutreffen. Fehlt eine davon, darf dein Kunde im Zweifel keine Vorsteuer abziehen und wird die Rechnung zurückschicken. Als Rechnung gilt dabei jedes Dokument, mit dem du über eine Leistung abrechnest, egal wie du es nennst.

1. Name und Anschrift. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und von deinem Kunden.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. Deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Ausstellungsdatum. Der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst.
4. Rechnungsnummer. Fortlaufend und nur einmal vergeben.
5. Leistung. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung.
6. Leistungszeitpunkt. Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung. Es genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei Anzahlungen der Tag, an dem du das Geld erhältst, wenn er feststeht.
7. Entgelt. Der Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie vorab vereinbarte Rabatte oder Skonti.
8. Steuersatz und Steuerbetrag. Bei einer Steuerbefreiung stattdessen ein Hinweis darauf.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden. Nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden.
10. „Gutschrift“. Nur, wenn dein Kunde die Abrechnung für dich erstellt.

Ob 19 % oder 7 % gelten und wie die Umsatzsteuer grundsätzlich funktioniert, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Was muss auf welcher Rechnung stehen?

Je nach Fall brauchst du alle zehn Angaben oder nur einen Teil davon. Die Übersicht zeigt die drei häufigsten Varianten für Gründerinnen und Gründer.

Angabe	Normale Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)	Kleinbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV)	Kleinunternehmer (§ 34a UStDV)
Dein Name und deine Anschrift	ja	ja	ja
Name und Anschrift des Kunden	ja	nein	ja
Steuernummer oder USt-IdNr.	ja	nein	ja, alternativ die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum	ja	ja	ja
Fortlaufende Rechnungsnummer	ja	nein	nicht vorgeschrieben
Menge und Art der Leistung	ja	ja	ja
Leistungszeitpunkt	ja	nein	nicht vorgeschrieben
Betrag	Netto nach Steuersätzen	Brutto als Gesamtsumme	Gesamtbetrag
Steuersatz und Steuerbetrag	ja, getrennt ausgewiesen	Steuersatz, Steuer im Bruttobetrag enthalten	keine Umsatzsteuer, dafür Hinweis auf § 19 UStG

Auch wenn bei Kleinbeträgen oder als Kleinunternehmer manche Angaben nicht vorgeschrieben sind: Eine fortlaufende Nummer und das Leistungsdatum machen deine Buchhaltung deutlich übersichtlicher. Die Kleinbetragsrechnung gilt nicht bei Reverse Charge und bei bestimmten Lieferungen ins EU-Ausland (§ 33 UStDV).

Welche Sonderfälle gibt es?

Drei Sonderfälle betreffen Gründer besonders oft: die Kleinunternehmerregelung, Reverse Charge und steuerfreie Leistungen. In allen drei Fällen stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung, musst aber einen passenden Hinweis aufnehmen.

Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel „Steuerbefreiung nach § 19 UStG“. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Ob die Regelung für dich passt und welche Umsatzgrenzen gelten, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Reverse Charge

Bei Reverse Charge schuldet dein Kunde die Umsatzsteuer, nicht du. Das betrifft vor allem Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten und im Inland zum Beispiel bestimmte Bauleistungen (§ 13b UStG). Du schreibst dann eine Nettorechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a UStG). Bei Leistungen in andere EU-Staaten gehören deine und die USt-IdNr. deines Kunden auf die Rechnung.

Steuerfreie Leistungen

Manche Leistungen sind nach § 4 UStG steuerfrei, etwa Heilbehandlungen oder bestimmte Bildungsleistungen. Auf der Rechnung steht dann statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Befreiung. Welche Vorschrift für dich gilt, klärst du am besten vorab mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung.

Wie vergibst du die Rechnungsnummer richtig?

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden. Lückenlos im strengen Sinn muss sie nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Regel nicht sein, auch mehrere Nummernkreise sind möglich. Du darfst Zahlen und Buchstaben kombinieren, etwa das Jahr und eine laufende Zahl, und auch mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel für verschiedene Geschäftsbereiche.

• Einfach bleiben: Ein klares System wie Jahr plus laufende Zahl reicht für die meisten Gründer.
• Nie doppelt: Jede Nummer gibt es nur einmal, auch bei Korrekturen und Stornos.
• Nicht nachträglich umnummerieren: Einmal vergebene Nummern bleiben, wie sie sind.

Bis wann musst du eine Rechnung schreiben?

Für Leistungen an andere Unternehmen musst du die Rechnung spätestens sechs Monate nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Pflicht gilt bei Leistungen an juristische Personen, etwa Vereine, und bei steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden. Für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten gilt eine kürzere Frist: bis zum 15. Tag des Monats nach der Leistung (§ 14a Abs. 1 UStG).

In allen anderen Fällen, etwa bei Dienstleistungen an Privatkunden, darfst du eine Rechnung schreiben, musst aber nicht. In der Praxis schreibst du sie trotzdem, denn ohne Rechnung bekommst du in der Regel kein Geld. Und ohne Beleg fehlt dir die Grundlage für deine Buchhaltung.

Welches Zahlungsziel ist üblich und wann beginnt der Verzug?

Das Zahlungsziel kannst du frei festlegen, gesetzlich vorgeschrieben ist keines. Üblich sind Fristen von sieben, 14 oder 30 Tagen. Schreib ein konkretes Datum oder eine klare Frist auf die Rechnung, etwa „zahlbar bis zum 15. November 2026“.

Zahlt dein Kunde nicht, gerät er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Steht ein festes Zahlungsdatum auf der Rechnung, das sich nach dem Kalender bestimmen lässt, oder schickst du nach Fälligkeit eine Mahnung, kann der Verzug schon früher beginnen.

• Verzugszinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, neun Prozentpunkte bei Geschäften zwischen Unternehmen (§ 288 BGB).
• Pauschale: Ist dein Kunde kein Verbraucher, kannst du bei Verzug zusätzlich 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
• Freundlich erinnern: Eine kurze Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit löst die meisten Fälle, bevor es förmlich wird.

Was gilt bei der E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die sehr einfachen ZUGFeRD-Profile reichen laut Finanzverwaltung nicht aus, lass dir deshalb von deinem Rechnungsprogramm bestätigen, dass es ein zulässiges Profil nutzt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebetteten Daten.

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für Rechnungen an Privatkunden gilt sie nicht.

Ab	Was gilt
1. Januar 2025	Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt in der Regel.
Umsätze 2025 und 2026	Papierrechnungen sind weiter erlaubt, andere elektronische Formate wie PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
Umsätze 2027	Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, darfst du noch sonstige Rechnungen schreiben (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Darüber gilt die Pflicht zur E-Rechnung.
ab 1. Januar 2028	Pflicht zur E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen. Verbände haben gefordert, die Stufe 2027 zu verschieben. Den aktuellen Stand findest du auf der Seite des Bundesfinanz­ministeriums.

Für dich als Gründer heißt das: E-Rechnungen jetzt empfangen und ablegen können, das Ausstellen spätestens bis 2028 vorbereiten. Achte bei der Wahl deines Rechnungsprogramms darauf, dass es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Reine XML-Rechnungen kannst du mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal lesbar machen.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren, und zwar die, die du schreibst, und die, die du bekommst (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 vernichten. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, also die strukturierte Datei, nicht nur einen Ausdruck oder ein zusätzlich mitgeschicktes PDF. Wie Rechnungen in deine Gewinnermittlung einfließen, erklärt der Ratgeber Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wie korrigierst du eine fehlerhafte Rechnung?

Eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung kannst du berichtigen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Dafür schickst du ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, etwa über deren Rechnungsnummer, und das nur die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt. Für dieses Dokument gelten dieselben Formvorschriften wie für die Rechnung selbst. Wer eine E-Rechnung ausstellen musste, korrigiert also in der Regel ebenfalls als E-Rechnung.

In der Praxis ist oft einfacher, die falsche Rechnung vollständig zu stornieren und eine neue mit neuer Rechnungsnummer zu schreiben. Löschen oder überschreiben darfst du die alte Rechnung nicht, sie bleibt Teil deiner Unterlagen.

Rechnungen von Anfang an im Griff

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, sind saubere Rechnungen doppelt wichtig. Wer nebenberuflich neben dem Arbeitslosengeld arbeitet oder Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, muss seine Einnahmen gegenüber Agentur für Arbeit oder Jobcenter nachweisen, und das geht am einfachsten mit vollständigen Rechnungen. Vor einer hauptberuflichen Gründung kommen Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld infrage, bei Bewilligung durch die Agentur oder das Jobcenter.

Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, wie deine Rechnungen aussehen müssen, ob die Kleinunternehmerregelung passt und wie du Buchhaltung und E-Rechnung von Anfang an organisierst. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachChristian BuschCoach für KI, Automatisierung und Prozesse