GoBD einfach erklärt: So bleibt deine Buchhaltung prüfungssicher

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Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung dafür, wie du Bücher, Aufzeichnungen sowie Belege elektronisch führst und aufbewahrst. Die Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie stehen nicht im Gesetz, sondern in einem Schreiben des Bundesfinanz­ministeriums, das die Pflichten aus der Abgabenordnung auslegt. Zuletzt wurde es am 14. Juli 2025 geändert, vor allem wegen der E-Rechnung.

Die GoBD gelten für jeden, der steuerlich Bücher führen oder Aufzeichnungen machen muss. Das ist nicht nur die GmbH mit Bilanz, sondern auch der Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Kleinunternehmer. Sobald du eine Rechnung als PDF bekommst, ein Buchhaltungsprogramm nutzt oder Belege scannst, betreffen sie dich.

Eine bestimmte Software schreiben die GoBD nicht vor. Kein Programm ist „GoBD-zertifiziert“ in dem Sinn, dass du dich um nichts mehr kümmern musst. Verantwortlich bleibst du, auch für Abläufe, die du an Dienstleister abgibst.

Welche Grundsätze musst du einhalten?

Deine Buchungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Außerdem dürfen sie nicht unbemerkt verändert werden (§ 146 Abs. 1 sowie Abs. 4 AO). In der Praxis heißt das:

Grundsatz	Was er bedeutet	So setzt du ihn um
Vollständigkeit	Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, keiner fehlt.	Belege monatlich mit dem Geschäftskonto abgleichen
Richtigkeit	Die Buchung entspricht dem tatsächlichen Vorgang.	Beträge, Datum und Steuersatz aus dem Beleg übernehmen
Zeitgerechtigkeit	Vorgänge werden zeitnah erfasst.	Bargeld täglich, Unbares in festen kurzen Abständen
Ordnung	Belege und Buchungen sind systematisch abgelegt.	feste Ordnerstruktur, fortlaufende Belegnummern
Nachvollziehbarkeit	Ein sachverständiger Dritter findet sich in angemessener Zeit zurecht (§ 238 HGB).	Beleg und Buchung gegenseitig verknüpfen
Unveränderbarkeit	Der ursprüngliche Inhalt bleibt erkennbar (§ 146 Abs. 4 AO).	Korrektur per Gegenbuchung statt Überschreiben

Was heißt zeitgerecht?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zeichnest du täglich auf (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für unbare Geschäftsvorfälle, also Überweisungen und Kartenzahlungen, hält die Finanzverwaltung eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (GoBD, Rz. 47). Buchst du nur einmal im Monat, musst du sicherstellen, dass die Belege bis dahin geordnet und vollständig gesammelt sind.

Was heißt unveränderbar?

Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch darf nicht unklar bleiben, ob eine Änderung ursprünglich oder später gemacht wurde (§ 146 Abs. 4 AO). Ein gutes Buchhaltungsprogramm schreibt Buchungen nach dem Monatsabschluss fest. In einer frei überschreibbaren Tabelle ist das kaum zu leisten.

Wie legst du Belege richtig ab und darfst du scannen?

Belege legst du so ab, dass du jeden in kurzer Zeit wiederfindest und er während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Wichtig ist der Grundsatz: Was du elektronisch bekommst, bewahrst du elektronisch auf, und zwar im Ursprungsformat. Eine PDF-Rechnung aus der E-Mail druckst du nicht aus und löschst das Original.

• Feste Struktur: zum Beispiel nach Jahr, Monat und Eingang oder Ausgang, mit fortlaufender Belegnummer.
• Verknüpfung: Die Buchung verweist auf den Beleg, der Beleg auf die Buchung.
• Datensicherung: regelmäßige Sicherung an einem zweiten Ort, damit nichts verloren geht.
• Lesbarkeit: Auch nach einem Software-Wechsel müssen alte Daten lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO).

Papierbelege einscannen darfst du, und das Original danach grundsätzlich vernichten. Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung als Bild- oder Datenträger, wenn die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt, während der Frist verfügbar ist und jederzeit lesbar gemacht werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Die GoBD verlangen dafür eine Beschreibung des Scanvorgangs in deiner Verfahrensdokumentation: Wer scannt wann, wie wird die Vollständigkeit geprüft, was passiert mit dem Papier. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz musst du immer im Original aufbewahren.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie deine Buchhaltung organisiert ist, damit ein Prüfer sie verstehen kann. Für eine Gründung reichen oft wenige Seiten in einfachen Worten. Sie zählt zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die du zehn Jahre aufbewahrst (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO).

1. Allgemeines. Wer bist du, was macht dein Betrieb, wer ist für die Buchhaltung zuständig, wer hilft dabei.
2. Belegeingang. Wie kommen Belege an: per Post, E-Mail, Portal, Kasse?
3. Erfassung. Mit welchem Programm buchst du, wie oft, wer prüft?
4. Ablage und Scannen. Wo liegen die Belege, wie sind sie benannt, wie läuft das Scannen ab?
5. Datensicherung. Wie oft sicherst du, wohin, und wer hat Zugriff?
6. Änderungen. Wann hast du Abläufe oder Programme geändert? Diese Historie gehört dazu.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist deine Buchführung nicht automatisch falsch. Ist sie aber deswegen nicht nachvollziehbar, kann das Finanzamt sie verwerfen und schätzen (§ 158 AO, § 162 AO). Schätzungen nach § 162 AO fallen selten zu deinen Gunsten aus. Viele Kammern bieten kostenlose Muster als Gliederungshilfe an. Pass sie an deinen tatsächlichen Ablauf an, statt sie unverändert abzuheften.

Wie lange musst du was aufbewahren?

Buchungsbelege wie Rechnungen bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Unterlage	Frist	Grundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Buchungsbelege, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b UStG
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 AO

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine Daten zugreifen: direkt im System, durch Auswertung nach seinen Vorgaben oder als Datei (§ 147 Abs. 6 AO). Das gilt auch, wenn deine Daten bei einem Dienstleister liegen.

Was gilt für die Archivierung von E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung bewahrst du elektronisch auf, und zwar mit ihrem strukturierten Datenteil, etwa der XML-Datei. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber E-Rechnung.

Nach der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Die menschenlesbare Ansicht, etwa das PDF eines hybriden Formats, musst du nur zusätzlich aufbewahren, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die im Datenteil fehlen oder davon abweichen. Den Datenteil darfst du nicht durch Umwandlung in ein anderes Format ersetzen. Er muss unverändert und für das Finanzamt maschinell auswertbar bleiben. Ergänzt du Buchungsvermerke, gehören sie zur Rechnung und werden mit aufbewahrt.

GoBD-gerecht zu arbeiten, ist vor allem eine Frage guter Gewohnheiten. Im AVGS Gründercoaching richten wir in Modul 5 Unternehmensorganisation deine Belegablage, die Buchführung und eine schlanke Verfahrensdokumentation mit dir ein. In Modul 9 Digitalisierung geht es darum, wie du Belegeingang, Scannen sowie Datensicherung digital und sicher organisierst.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein übernehmen, bei Bewilligung ohne eigene Kosten. Wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, fragt auch nach Einstiegsgeld, wer Arbeitslosengeld bezieht, nach dem Gründungszuschuss. Die Behörde entscheidet im Einzelfall. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling