Kleinunternehmerregelung: Grenzen, Gründungsjahr und Pflichten

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Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Normalerweise schlägst du als Unternehmer auf deine Preise Umsatzsteuer auf, meist 19 %, und führst sie an das Finanzamt ab. Im Gegenzug ziehst du die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen als Vorsteuer ab. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Unternehmen von diesem System. Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern ausdrücklich steuerfrei.

Für dich heißt das: Du schreibst Rechnungen ohne Umsatzsteuer, gibst keine Umsatz­steuervoranmeldungen ab und hast weniger Buchhaltungsaufwand. Dafür kannst du dir die Umsatzsteuer, die du beim Kauf von Laptop, Software oder Büromaterial zahlst, nicht vom Finanzamt erstatten lassen. Wie das System der Umsatzsteuer grundsätzlich funktioniert, erklären wir im Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Wichtig zur Einordnung: Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die jährliche Steuererklärung bleiben Pflicht.

Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 bist du Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein.

Gemeint ist der Gesamtumsatz, also die Summe deiner vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer. Nicht mitgezählt werden zum Beispiel der Verkauf von Anlagevermögen, etwa deines alten Firmenwagens, und bestimmte steuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen. Gewinn oder private Einnahmen spielen keine Rolle.

Situation	Folge
Vorjahr höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €	Kleinunternehmerregelung gilt
Vorjahr über 25.000 €	Im laufenden Jahr Regelbesteuerung von Anfang an
Vorjahr höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr über 25.000 €, aber höchstens 100.000 €	Bis Jahresende Kleinunternehmer, ab dem Folgejahr Regelbesteuerung
Laufendes Jahr über 100.000 €	Regelbesteuerung ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest
Gründungsjahr, tatsächlicher Umsatz über 25.000 €	Regelbesteuerung ab dem Umsatz, mit dem du die 25.000 € überschreitest

Was gilt im Gründungsjahr?

Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr. Deshalb gilt hier eine eigene Regel: Dein tatsächlicher Gesamtumsatz im Gründungsjahr darf 25.000 € nicht übersteigen. Eine Prognose oder Hochrechnung auf zwölf Monate gibt es seit 2025 nicht mehr. Die Grenze wird auch nicht gekürzt, wenn du erst im Oktober startest.

Überschreitest du im Gründungsjahr die 25.000 €, endet die Regelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist umsatzsteuerpflichtig. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Plane deshalb schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung realistisch. Wie du ihn ausfüllst, liest du im Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER. Wenn du Aufträge kurz vor der Grenze erwartest, behalte deinen Umsatz laufend im Blick, damit du die erste steuerpflichtige Rechnung richtig schreibst.

Was passiert, wenn du eine Grenze überschreitest?

Überschreitest du als Kleinunternehmer im laufenden Jahr 100.000 € oder im Gründungsjahr 25.000 €, endet die Regelung sofort; überschreitest du sonst nur die 25.000 €, gilt die Regelbesteuerung ab dem Folgejahr.

Hier kommt es auf die Grenze an, und an dieser Stelle passieren die meisten Missverständnisse:

• 25.000 € im laufenden Jahr überschritten, aber nicht 100.000 €: Du bleibst bis zum 31. Dezember Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar des Folgejahres stellst du Umsatzsteuer in Rechnung, weil dann dein Vorjahresumsatz über 25.000 € liegt. Das gilt nicht im Gründungsjahr.
• 100.000 € im laufenden Jahr überschritten: Die Regelung endet sofort. Der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist bereits steuerpflichtig.
• Gründungsjahr, 25.000 € überschritten: Auch hier endet die Regelung sofort mit dem überschreitenden Umsatz.

Ab der Regelbesteuerung gibst du in der Regel Umsatz­steuervoranmeldungen ab und darfst Vorsteuer abziehen. Rechne damit, dass deine Preise für Privatkunden steigen oder deine Marge sinkt. Das solltest du in deinem Finanzplan früh berücksichtigen.

Wie schreibst du als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsangaben (§ 34a UStDV). Was für alle anderen gilt, erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben. Auf deiner Rechnung stehen:

• dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift deines Kunden,
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
• der Gesamtbetrag,
• ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerbefreiung nach § 19 UStG“ oder „steuerfreier Kleinunternehmer“.

E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnung: Deine Rechnungen darfst du laut § 34a UStDV stets als sonstige Rechnung verschicken, also auf Papier oder als PDF.

Welche Pflichten bleiben trotzdem?

Als Kleinunternehmer gibst du grundsätzlich keine Umsatz­steuervoranmeldungen ab, musst aber bei Leistungen ausländischer Anbieter oft selbst Umsatzsteuer anmelden, deinen Gewinn ermitteln und deinen Umsatz im Blick behalten.

• Keine Voranmeldungen: Als Kleinunternehmer gibst du grundsätzlich keine Umsatz­steuervoranmeldungen ab.
• Keine Jahreserklärung: Für Jahre ab 2024 musst du grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Fordert dich das Finanzamt dazu auf, musst du sie einreichen.
• Ausnahme Auslandsleistungen: Kaufst du Leistungen von Unternehmen im Ausland, etwa Onlinewerbung, Software-Abos oder Plattformgebühren von Anbietern mit Sitz in Irland, schuldest du oft selbst die deutsche Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Diese Steuer musst du auch als Kleinunternehmer anmelden und zahlen. Einen Vorsteuerabzug dafür hast du nicht.
• Einkommensteuer und EÜR: Deinen Gewinn ermittelst du wie alle anderen Selbstständigen, meist mit der EÜR. Deine Betriebsausgaben setzt du dabei mit dem Bruttobetrag an.
• Umsatz im Blick behalten: Prüfe regelmäßig, wie nah du den Grenzen kommst.

Planst du Geschäfte mit Kunden in anderen EU-Staaten, gelten zusätzliche Regeln. Seit 2025 gibt es außerdem eine EU-Kleinunternehmerregelung mit eigener Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern. Das ist für die meisten Gründungen kein Thema, lass dich in diesem Fall aber beraten.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: Was passt zu dir?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Wahl, keine Pflicht. Ob sie sich für dich eignet, hängt vor allem von deinen Kunden und deinen Investitionen ab.

Eher Kleinunternehmer	Eher Regelbesteuerung
Deine Kunden sind überwiegend Privatpersonen.	Deine Kunden sind überwiegend Unternehmen, die die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommen.
Du investierst zum Start wenig.	Du investierst zum Start viel, etwa in Maschinen, Fahrzeug oder Ausstattung.
Dein Umsatz bleibt voraussichtlich dauerhaft unter 25.000 €.	Du rechnest damit, die Grenze bald zu überschreiten.
Du willst möglichst wenig Formalitäten.	Du willst gegenüber Geschäftskunden wie ein etabliertes Unternehmen auftreten.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Du kannst gegenüber dem Finanzamt auf die Regelung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG). Der Verzicht ist bis zum letzten Februartag des zweiten Folgejahres möglich und wirkt ab Beginn des betreffenden Jahres. Danach bist du mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Entscheide das deshalb nicht spontan, sondern mit einer Vergleichsrechnung über mehrere Jahre.

Kleinunternehmer-Check: Darfst du die Regelung nutzen?

Mit dem Check siehst du sofort, ob deine Umsätze unter den Grenzen bleiben.

So triffst du die Entscheidung

Ob die Kleinunternehmerregelung zu dir passt, entscheidest du, indem du deinen Umsatz schätzt, Kunden einordnest, Investitionen auflistest, beide Varianten vergleichst und deine Wahl im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegst.

1. Umsatz realistisch schätzen. Leite deinen Umsatz für Gründungsjahr und Folgejahr aus Preis, Kapazität und Anlaufzeit her.
2. Kunden einordnen. Prüfe, ob du vor allem für Privatpersonen oder für Unternehmen arbeitest.
3. Investitionen auflisten. Rechne aus, wie viel Vorsteuer du bei der Regelbesteuerung zurückbekommen würdest.
4. Beide Varianten vergleichen. Stelle Preise, Aufwand und Ergebnis nebeneinander.
5. Im Fragebogen festlegen. Deine Wahl triffst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Im AVGS Gründercoaching rechnen wir beide Varianten in Modul 5 Unternehmensorganisation für dein Vorhaben durch und bauen das Ergebnis in deinen Businessplan ein. Welche weiteren Schritte bei der Anmeldung anstehen, liest du in den Ratgebern Einzelunternehmen gründen und Gewerbeanmeldung. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.