Gerichtliches Mahnverfahren: Wenn die Mahnung nicht reicht

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Was ist das gerichtliche Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Gerichtsverfahren, mit dem du eine Geldforderung in Euro durchsetzen kannst, ohne zu klagen (§ 688 ZPO). Am Ende steht ein Vollstreckungsbescheid, mit dem du die Forderung wie mit einem Urteil vollstrecken lassen kannst.

Der große Vorteil: Das Mahngericht prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist. Es prüft nur, ob dein Antrag formal stimmt. Das macht das Verfahren schnell und günstig. Es eignet sich vor allem für Fälle, in denen dein Kunde die Rechnung nicht bestreitet, sondern einfach nicht zahlt. Streitet dein Kunde dagegen über Mängel oder den Umfang der Leistung, rechne damit, dass er widerspricht. Dann landet die Sache ohnehin vor Gericht.

Bevor du diesen Weg gehst, sollte dein Kunde in Verzug sein. Wie du richtig mahnst und ab wann Verzug eintritt, erklärt der Ratgeber Mahnung schreiben. Dieser Ratgeber setzt dort an, wo die Mahnung nicht mehr reicht.

Wie beantrage ich einen Mahnbescheid online?

Einen Mahnbescheid beantragst du am einfachsten online über online-mahnantrag.de, das gemeinsame Portal der Mahngerichte der Länder. Zuständig ist in der Regel das zentrale Mahngericht des Bundeslands, in dem du deinen Sitz hast. Das Portal leitet dich durch die Eingaben und ordnet den Antrag zu.

1. Unterlagen bereitlegen. Du brauchst den vollständigen Namen und die Anschrift des Schuldners, bei Firmen die genaue Rechtsform und gegebenenfalls den Geschäftsführer, außerdem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und das Datum, ab dem der Kunde in Verzug ist.
2. Anspruch beschreiben. Im Formular wählst du die Art der Forderung, etwa aus einem Dienstleistungs- oder Kaufvertrag, und trägst die Hauptforderung ein.
3. Nebenforderungen angeben. Verzugszinsen, die Pauschale von 40 € gegenüber Unternehmen und nachgewiesene Mahnkosten kommen in eigene Felder.
4. Antrag übermitteln. Je nach Weg schickst du den Antrag elektronisch oder druckst ihn mit Barcode aus, unterschreibst und versendest ihn per Post.
5. Kostenrechnung bezahlen. Das Gericht schickt dir eine Rechnung über die Gerichtsgebühr. Einen Vorschuss vorab verlangen die Mahngerichte laut eigenen Angaben nicht.

Achte genau auf die Anschrift. Kann der Mahnbescheid nicht zugestellt werden, verlierst du Zeit und zahlst unter Umständen zusätzlich. Bei Firmen hilft ein Blick ins Handelsregister, mehr dazu im Ratgeber Handelsregister.

Was kostet das Mahnverfahren?

Für den Mahnbescheid berechnet das Gericht eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens aber 38 € (Nr. 1100 Kostenverzeichnis zum GKG). Wie hoch die Gebühr genau ist, hängt vom Wert deiner Forderung ab. Den Betrag für deinen Fall berechnet der Kostenrechner der Mahngerichte.

Laut den Mahngerichten fallen neben der Verfahrensgebühr in der Regel keine Zustellkosten an. Die Gebühr entsteht auch dann, wenn du den Antrag zurücknimmst. Lässt du später vollstrecken, kommen eigene Kosten für den Gerichtsvollzieher dazu.

Die Kosten trägt am Ende der Schuldner, wenn deine Forderung berechtigt ist. Das Gericht nimmt sie in den Mahnbescheid auf. Zahlt der Schuldner gar nicht und ist bei ihm nichts zu holen, bleibst du allerdings auf den Kosten sitzen. Prüfe deshalb vorher, ob sich der Weg wirtschaftlich lohnt.

Was passiert nach dem Mahnbescheid?

Nach der Zustellung des Mahnbescheids hat dein Kunde zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Was dann passiert, hängt von seiner Reaktion ab.

Reaktion des Kunden	Was folgt
Er zahlt	Das Verfahren ist erledigt. Die Gerichtskosten und Nebenforderungen stehen dir zu, wenn du sie geltend gemacht hast.
Er reagiert nicht	Nach Ablauf der Frist beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Das musst du innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung tun, sonst verliert der Mahnbescheid seine Wirkung (§ 701 ZPO).
Er widerspricht	Auf Antrag geht die Sache an das zuständige Streitgericht. Dort folgt ein normales Klageverfahren, in dem du deine Forderung begründen musst.
Er legt Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid ein	Der Vollstreckungsbescheid steht einem Versäumnisurteil gleich (§ 700 ZPO). Gegen ihn ist binnen zwei Wochen Einspruch möglich (§ 339 ZPO). Auch dann folgt ein streitiges Verfahren.

Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder eine Kontopfändung beantragen. Ein rechtskräftiger Vollstreckungsbescheid verjährt grundsätzlich erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Das hilft dir, wenn ein Schuldner heute nicht zahlen kann, später aber wieder Geld hat.

Wann verjährt meine Forderung?

Eine offene Rechnung verjährt in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du Schuldner sowie Forderung kanntest (§ 195 und § 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt damit grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Eine einfache Mahnung ändert daran nichts. Gehemmt wird die Verjährung erst durch Schritte der Rechtsverfolgung, etwa die Zustellung eines Mahnbescheids oder eine Klage (§ 204 Abs. 1 BGB). Wird der Mahnbescheid „demnächst“ zugestellt, wirkt die Hemmung schon ab Eingang des Antrags (§ 167 ZPO). Deshalb beantragen viele Gläubiger kurz vor Jahresende noch Mahnbescheide für ältere Forderungen.

Führe eine Liste deiner offenen Posten mit Rechnungsdatum, Fälligkeit und Mahnstufe. So siehst du rechtzeitig, welche Forderungen kritisch werden. Wie du offene Rechnungen von Anfang an sauber erfasst, zeigt der Ratgeber Buchführung.

Lohnt sich ein Inkassounternehmen?

Ein Inkassounternehmen lohnt sich vor allem, wenn du viele kleinere Forderungen hast und die Zeit für das Mahnwesen nicht selbst aufbringen willst. Es übernimmt Mahnungen, Telefonate, Ratenvereinbarungen und auf Wunsch auch das gerichtliche Mahnverfahren.

Inkasso ist eine Rechtsdienstleistung. Wer sie anbietet, muss registriert sein. Seit 2025 ist dafür das Bundesamt für Justiz zuständig (§ 13 RDG). Ob ein Anbieter eingetragen ist, prüfst du kostenlos in der Registersuche des Rechtsdienstleistungs­registers.

• Registrierung geprüft: Anbieter im Rechtsdienstleistungs­register gefunden.
• Kosten klar: Vergütung, Erfolgsprovision und Kosten bei Erfolglosigkeit schriftlich vereinbart.
• Ton abgestimmt: Wie soll mit deinen Kunden gesprochen werden? Ein harter Ton kann eine Kundenbeziehung beenden, die du vielleicht noch brauchst.
• Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder klare Regelung, wie mit den Kundendaten umgegangen wird.

Wichtig für deine Kalkulation: Inkassokosten kannst du vom Schuldner nur als Verzugsschaden verlangen und nur bis zu der Höhe, die eine Anwältin oder ein Anwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte (§ 13e RDG). Was darüber liegt, trägst du selbst. Alternativ kannst du auch direkt eine Anwaltskanzlei beauftragen, vor allem wenn mit einem Widerspruch zu rechnen ist.

Mahnverfahren selbst, Inkasso oder Anwalt?

Für Gründer ist der eigene Mahnbescheid oft der günstigste Weg, wenn die Forderung unstrittig ist. Inkasso lohnt sich eher bei vielen gleichartigen Forderungen, ein Anwalt bei Streit über die Leistung oder hohen Beträgen.

Weg	Passt, wenn …	Zu beachten
Mahnbescheid selbst	die Forderung unstrittig ist und du die Daten des Schuldners kennst	Fristen selbst überwachen, Gerichtskosten vorstrecken
Inkassodienstleister	du viele kleinere Forderungen hast und Zeit sparen willst	Registrierung prüfen, Erstattung nur bis Anwaltshöhe
Anwältin oder Anwalt	der Kunde Mängel einwendet oder es um hohe Beträge geht	Anwaltskosten, bei berechtigter Forderung vom Schuldner zu erstatten

Am besten ist es, wenn es gar nicht so weit kommt. Klare Zahlungsziele, Anzahlungen bei größeren Aufträgen und eine Rechnung direkt nach der Leistung senken das Risiko deutlich. Wenn mehrere Kunden gleichzeitig nicht zahlen, hilft der Ratgeber Liquiditätsengpass.

Forderungsmanagement im Gründercoaching

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann ein einziger Zahlungsausfall in den ersten Monaten viel Druck erzeugen. Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld können dich bei Bewilligung durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter in dieser Zeit absichern. Welche Förderung für dich infrage kommt, zeigt dir der Fördercheck.

Im AVGS Gründercoaching richten wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir Rechnungsstellung, Zahlungsbedingungen und Mahnwesen ein. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Für einen festen Blick auf deine Zahlungsein- und -ausgänge gibt es den Liquiditätsplan für zwölf Monate. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling