Mahnung schreiben: So kommst du an dein Geld

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Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis auf eine offene Rechnung, eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung zur Zahlung, die den Kunden rechtlich in Verzug setzen kann. Im Gesetz gibt es nur die Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Zahlungserinnerung ist eine Höflichkeitsstufe davor, die sich in der Praxis bewährt hat.

Viele Kunden zahlen nicht aus Absicht zu spät, sondern weil die Rechnung untergegangen ist, eine Freigabe fehlt oder die Buchhaltung im Urlaub ist. Eine kurze Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit klärt das meist, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Bleibt die Zahlung danach aus, folgt die Mahnung.

Wie viele Mahnstufen du einsetzt, entscheidest du selbst. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung. Drei Mahnungen hintereinander verlängern vor allem die Zeit, in der dir das Geld fehlt.

Ab wann ist mein Kunde in Verzug?

Dein Kunde ist in Verzug, wenn er nach Fälligkeit auf eine Mahnung nicht zahlt, wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum verstrichen ist oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 BGB). Ab dann kannst du Verzugszinsen und weitere Kosten verlangen.

Weg in den Verzug	Was gilt
Mahnung	Zahlt der Kunde nach Fälligkeit auf deine Mahnung nicht, ist er ab Zugang der Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
Festes Datum	Steht auf der Rechnung ein Datum nach dem Kalender, zum Beispiel „zahlbar bis 15. November 2026“, tritt Verzug ohne Mahnung mit Ablauf dieses Tages ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
30-Tage-Regel	Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.

Was gehört in eine Mahnung?

Eine Mahnung muss eindeutig zeigen, dass du eine bestimmte fällige Zahlung verlangst. Eine besondere Form schreibt das Gesetz nicht vor, eine E-Mail reicht. Damit du den Zugang später beweisen kannst, ist ein nachweisbarer Versandweg sinnvoll.

• Bezug auf die Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Zahlungsziel.
• Offener Betrag: genau beziffert, bei Teilzahlungen der Restbetrag.
• Klare Zahlungsaufforderung: Die Mahnung muss eindeutig sein, ein bloßer Hinweis „Haben Sie unsere Rechnung erhalten?“ genügt in der Regel nicht.
• Neue Frist mit Datum: ein konkreter Tag, bis zu dem das Geld auf deinem Konto sein soll.
• Bankverbindung: noch einmal vollständig, damit der Kunde sofort überweisen kann.
• Verzugskosten: wenn der Kunde bereits in Verzug ist, Verzugszinsen und gegebenenfalls die Pauschale von 40 € gegenüber Unternehmen.
• Nächster Schritt: sachlich ankündigen, was passiert, wenn die Frist verstreicht, etwa ein gerichtlicher Mahnbescheid.

Bleib im Ton sachlich. Drohungen oder Übertreibungen schaden dir mehr, als sie nützen. Prüfe vor dem Versand, ob die Zahlung nicht doch schon eingegangen ist und ob deine Rechnung vollständig war.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Die Verzugszinsen betragen gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte und zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz liegt laut Deutscher Bundesbank seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Er wird zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres angepasst (§ 247 BGB). Prüfe den aktuellen Wert deshalb immer bei der Bundesbank.

Kunde	Zinssatz	Seit 1. Juli 2026
Privatkunde (Verbraucher)	Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte	6,52 % im Jahr
Unternehmen (Entgeltforderung)	Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte	10,52 % im Jahr

Ist dein Kunde kein Verbraucher, kannst du bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa für einen Anwalt. Darüber hinaus kannst du nachgewiesene Kosten als Verzugsschaden verlangen. Die Kosten für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehören in der Regel nicht dazu.

Wie funktioniert das gerichtliche Mahnverfahren?

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren, mit dem du eine Geldforderung in Euro ohne Klage durchsetzen kannst (§ 688 ZPO). Den Antrag auf einen Mahnbescheid stellst du online über das Portal online-mahnantrag.de, eine Anwendung der deutschen Mahngerichte. Einen Anwalt brauchst du dafür nicht.

1. Antrag stellen. Du gibst Forderung, Schuldner und Zinsen im Online-Formular an. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist, sondern nur, ob der Antrag formal stimmt.
2. Mahnbescheid wird zugestellt. Dein Kunde hat ab Zustellung zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).
3. Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Kunde nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Damit kannst du die Forderung vollstrecken lassen.
4. Bei Widerspruch. Widerspricht der Kunde, geht das Verfahren auf Antrag in ein normales Gerichtsverfahren über. Spätestens dann ist eine Anwältin oder ein Anwalt sinnvoll.

Für das Mahnverfahren fällt eine Gerichtsgebühr an, die sich nach der Höhe der Forderung richtet: eine halbe Gebühr, mindestens 38 € (Nr. 1100 Kostenverzeichnis GKG). Die Kosten muss am Ende der säumige Kunde tragen, wenn deine Forderung berechtigt ist. Ausgeschlossen ist das Mahnverfahren unter anderem, wenn deine Forderung noch von einer eigenen Gegenleistung abhängt, die du nicht erbracht hast (§ 688 Abs. 2 ZPO).

Wann verjährt meine Forderung?

Eine Forderung aus einer Rechnung verjährt in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist, sofern du Schuldner sowie Forderung kennst (§ 199 Abs. 1 BGB). Eine Forderung aus dem Jahr 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Behalte offene Posten deshalb laufend im Blick. Eine einfache Liste mit Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Mahnstufe reicht im ersten Jahr meist aus.

Wie beugst du Zahlungsausfällen vor?

Zahlungsausfällen beugst du am besten mit klaren Zahlungsbedingungen, schneller Rechnungsstellung und konsequentem Nachfassen vor. Je früher du reagierst, desto höher sind deine Chancen, das Geld zu bekommen.

• Sofort abrechnen: Schreib die Rechnung direkt nach der Leistung, nicht am Monatsende.
• Anzahlungen vereinbaren: Bei größeren Aufträgen oder neuen Kunden sind Abschlags- oder Vorauszahlungen üblich.
• Skonto gezielt einsetzen: Ein kleiner Nachlass kann schnelle Zahlung belohnen, mehr dazu im Ratgeber Skonto.
• Offene Posten wöchentlich prüfen: Feste Routine statt Zufall.
• Rechtzeitig handeln: Wenn mehrere Kunden gleichzeitig nicht zahlen, wird es schnell eng. Wege aus dieser Lage zeigt der Ratgeber Liquiditätsengpass, eine Option für Geschäftskunden ist Factoring.

Forderungsmanagement von Anfang an

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann ein einziger säumiger Kunde deine Liquidität in den ersten Monaten stark belasten. Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld können dich bei Bewilligung durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter in dieser Zeit absichern. Ein festes Mahnwesen gehört trotzdem von Tag eins an dazu.

Im AVGS Gründercoaching richten wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir Rechnungsstellung, Zahlungsbedingungen und Mahnwesen ein. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Für die laufende Kontrolle deiner Zahlen im ersten Jahr gibt es das Controlling-Paket für das erste Jahr. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling