Handelsregister: Wer eingetragen werden muss, wie es abläuft und was es kostet

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Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem die Amtsgerichte die wichtigsten Daten von Kaufleuten und Handelsgesellschaften führen. Dazu gehören Firma, Sitz, Geschäftsanschrift, Rechtsform, Geschäftsführer oder Inhaber, bei der GmbH auch das Stammkapital. Geführt wird es elektronisch (§ 8 HGB).

Der Sinn dahinter: Geschäftspartner, Banken oder Behörden sollen sich darauf verlassen können, wer ein Unternehmen vertreten darf und wie es haftet. Das Register hat zwei Abteilungen. In Abteilung A stehen Einzelkaufleute, OHG und KG. In Abteilung B stehen die Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG.

Wichtig für den Alltag: Nur das amtliche Register darf sich „Handelsregister“ nennen (§ 8 Abs. 2 HGB). Nach einer Eintragung bekommen viele Gründer Schreiben, die wie amtliche Rechnungen aussehen, aber von privaten Anbietern stammen. Die echten Kosten stellen dir Notar und Gericht in Rechnung.

Wer muss ins Handelsregister?

Ins Handelsregister muss, wer ein Handelsgewerbe betreibt, also ein Gewerbe, das nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB). Jeder Kaufmann muss seine Firma, den Ort und die Geschäftsanschrift beim zuständigen Amtsgericht anmelden (§ 29 HGB).

Eine feste Umsatzgrenze nennt das Gesetz nicht. Entscheidend ist das Gesamtbild, etwa Umsatz, Zahl der Beschäftigten, Zahl der Geschäftsvorfälle, Lager, Kredite und Geschäftsbeziehungen. Wer klein startet, ist meist noch kein Kaufmann im Sinne des § 1 HGB.

Wer	Eintragung	Grundlage
Einzelunternehmen mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb	Pflicht, als e. K.	§§ 1, 29 HGB
Kleingewerbe (z. B. kleiner Onlinehandel, Hausmeisterservice)	freiwillig, dann Kannkaufmann	§ 2 HGB
OHG und KG	Pflicht	§ 6 HGB
GmbH und UG (haftungsbeschränkt)	Pflicht, die Gesellschaft entsteht erst mit der Eintragung	§ 11 GmbHG
Freiberufler	nein, kein Gewerbe; Partnerschaften kommen ins Partnerschafts­register	§ 1 HGB
GbR	nein; freiwillig ins Gesellschaftsregister	§ 707 BGB

Kannkaufmann heißt: Du darfst dich als Kleingewerbetreibender eintragen lassen, musst aber nicht (§ 2 HGB). Mit der Eintragung giltst du als Kaufmann, mit allen Rechten und Pflichten des HGB. Später kannst du die Löschung beantragen, solange dein Betrieb keinen kaufmännischen Umfang erreicht hat. Lohnt sich das? Manchmal, etwa wenn Geschäftskunden auf einen Registereintrag Wert legen. Für die meisten Kleingewerbe überwiegt aber der zusätzliche Aufwand.

Kapitalgesellschaften haben keine Wahl. Eine GmbH oder UG besteht vor der Eintragung „als solche nicht“, und wer vorher in ihrem Namen handelt, haftet persönlich (§ 11 GmbHG). Mehr dazu in den Ratgebern GmbH gründen und UG gründen.

Wie läuft die Eintragung über den Notar ab?

Die Anmeldung zum Handelsregister reichst du nicht selbst ein, sondern über einen Notar: Sie muss elektronisch in öffentlich beglaubigter Form beim Registergericht eingehen (§ 12 HGB). Die Beglaubigung ist seit einigen Jahren auch per Videokommunikation möglich.

1. Firmenname klären. Prüfe im Registerportal, ob am Ort schon eine ähnliche Firma eingetragen ist. Frag bei deiner IHK nach, ob sie den Namen vorab einschätzt und ob dafür Kosten anfallen.
2. Notartermin vereinbaren. Der Notar entwirft die Anmeldung. Beim Einzelkaufmann reicht das. Bei GmbH und UG beurkundet er zusätzlich den Gesellschaftsvertrag oder das Musterprotokoll.
3. Unterlagen mitbringen. Personalausweis oder Reisepass, Angaben zu Firma, Sitz, Geschäftsanschrift und Unternehmensgegenstand. Bei der GmbH kommen Gesellschafterliste und später der Nachweis über das eingezahlte Stammkapital hinzu.
4. Unterschrift und Beglaubigung. Du unterschreibst die Anmeldung, der Notar beglaubigt sie und übermittelt sie elektronisch an das Registergericht.
5. Prüfung und Eintragung. Das Amtsgericht prüft die Anmeldung und trägt ein. Die Eintragung gilt als bekannt gemacht, sobald sie im Registerportal abrufbar ist (§ 10 HGB).
6. Rechnungen bezahlen. Du bekommst eine Rechnung vom Notar und eine Kostenrechnung des Gerichts.

Wie lange es bis zur Eintragung dauert, hängt vom Registergericht ab. Plane bei einer GmbH einige Wochen ein, vor allem weil zwischen Notartermin und Anmeldung noch das Stammkapital eingezahlt werden muss.

Was kostet die Eintragung ins Handelsregister?

Die Kosten bestehen aus zwei Teilen: der Gerichtsgebühr nach der Handels­register­gebühren­verordnung sowie den Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Die Gerichtsgebühren sind feste Beträge:

Ersteintragung	Gebühr	plus Abrufgebühr (1/3)	zusammen
Einzelkaufmann (Nr. 1100)	105 €	35 €	140 €
OHG, KG oder eGbR mit bis zu drei Gesellschaftern (Nr. 1101)	150 €	50 €	200 €
GmbH oder UG, Bargründung (Nr. 2100)	225 €	75 €	300 €
GmbH oder UG mit Sacheinlage (Nr. 2101)	360 €	120 €	480 €
Gesellschafterliste der GmbH (Nr. 5002)	45 €	15 €	60 €

Die Abrufgebühr (Nr. 6000) beträgt ein Drittel der jeweiligen Eintragungsgebühr. Sie ersetzt seit August 2022 die früheren Gebühren für den Abruf aus dem Register. Spätere Änderungen kosten ebenfalls, etwa 60 € für eine Eintragung beim Einzelkaufmann (Nr. 1500), zuzüglich Abrufgebühr.

Die Notarkosten richten sich nach dem Geschäftswert. Bei der ersten Anmeldung eines Einzelkaufmanns beträgt er 30.000 €, bei einer GbR, OHG oder Partnerschaft mit zwei Gesellschaftern 45.000 € (§ 105 GNotKG). Bei der GmbH zählt das eingetragene Stammkapital, mindestens aber 30.000 €.

Bei GmbH und UG kommt die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags hinzu. Mit Musterprotokoll fällt die Rechnung deutlich niedriger aus als mit einer individuellen Satzung. Lass dir vorab vom Notar eine Kostenschätzung geben, das ist üblich.

Was bedeutet e. K., und welchen Firmennamen darfst du führen?

e. K. steht für „eingetragener Kaufmann“, und diesen Zusatz muss jedes Einzelunternehmen im Handelsregister in seiner Firma führen (§ 19 HGB). Erlaubt sind auch „eingetragene Kauffrau“, „e. Kfm.“ oder „e. Kfr.“.

Die Firma ist im HGB der Name, unter dem du im Geschäftsverkehr auftrittst. Mit der Eintragung darfst du einen Fantasie- oder Sachnamen führen, nicht nur deinen bürgerlichen Namen. Drei Regeln gelten immer:

• Unterscheidungskraft: Der Name muss das Unternehmen kennzeichnen können. Reine Gattungsbegriffe wie „Handel“ oder „Bau“ reichen nicht (§ 18 Abs. 1 HGB).
• Keine Irreführung: Der Name darf nicht über Größe, Tätigkeit oder Rechtsform täuschen (§ 18 Abs. 2 HGB).
• Abstand zu anderen: Die neue Firma muss sich von allen am selben Ort eingetragenen Firmen deutlich unterscheiden (§ 30 HGB).

Das Registergericht prüft das nur auf Zulässigkeit. Ob dein Name eine fremde Marke verletzt, prüft es nicht. Wie du einen passenden Namen findest und absicherst, steht im Ratgeber Firmenname finden.

Das e. K. ändert nichts an der Haftung: Als Einzelkaufmann haftest du weiterhin mit deinem gesamten Privatvermögen. Wer das vermeiden will, braucht eine Kapitalgesellschaft.

Welche Pflichten hast du nach der Eintragung?

Mit der Eintragung gelten für dich die Pflichten des Handelsgesetzbuchs, vor allem bei Buchführung, Firmierung und Meldungen. Die wichtigsten im Überblick:

• Buchführung und Bilanz: Kaufleute müssen Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung führen (§ 238 HGB) und eine Eröffnungsbilanz sowie jedes Jahr einen Jahresabschluss aufstellen (§ 242 HGB).
• Ausnahme für kleine Einzelkaufleute: Wer an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 € Umsatz und höchstens 80.000 € Jahresüberschuss hat, ist davon befreit. Bei Neugründung reicht der erste Abschlussstichtag (§ 241a HGB). Diese Befreiung gilt nicht für GmbH und UG.
• Geschäftsbriefe: Auf Briefen, E-Mails oder Bestellscheinen an bestimmte Empfänger stehen Firma mit Zusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB).
• Änderungen melden: Neue Anschrift, neuer Geschäftsführer, neuer Name oder Aufgabe des Geschäfts gehen ebenfalls über den Notar ans Register. Wer Anmeldungen versäumt, kann mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 € angehalten werden (§ 14 HGB).
• Offenlegung: GmbH und UG müssen ihren Jahresabschluss jedes Jahr elektronisch an das Unternehmensregister übermitteln (§ 325 HGB). Für den Einzelkaufmann gilt das nicht.
• Transparenzregister: GmbH, UG, OHG und KG müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst melden. Der Handels­registereintrag ersetzt das nicht. Details im Ratgeber Transparenzregister.

Wie kannst du ins Handelsregister schauen?

Ins Handelsregister darf jeder kostenlos schauen, und zwar online über das gemeinsame Registerportal der Länder unter handelsregister.de. Die Einsicht ist jedem zu Informationszwecken gestattet (§ 9 HGB), der Abruf von Daten und Dokumenten ist seit dem 1. August 2022 gebührenfrei.

Du findest dort den aktuellen Abdruck, den chronologischen Abdruck mit allen früheren Eintragungen und eingereichte Dokumente wie Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterliste. Für Gründer ist das in zwei Situationen nützlich: vor der Namenswahl, um ähnliche Firmen am Ort zu finden, und vor Geschäften mit neuen Partnern, um zu sehen, wer wirklich vertreten darf.

Handelsregister, Gesellschaftsregister, Gewerbeanmeldung: Was ist der Unterschied?

Das Handelsregister, das Gesellschaftsregister und die Gewerbeanmeldung sind drei verschiedene Verfahren bei verschiedenen Stellen, die sich nicht gegenseitig ersetzen.

	Handelsregister	Gesellschaftsregister	Gewerbeanmeldung
Für wen	Kaufleute, OHG, KG, GmbH, UG	GbR, freiwillig (dann eGbR)	alle Gewerbetreibenden
Wo	Amtsgericht, über Notar	Amtsgericht, über Notar	Gewerbeamt der Gemeinde
Wirkung	öffentlich, wer vertritt und wie gehaftet wird	öffentlich, Pflichtzusatz „eGbR“	Anzeige an Behörden, informiert z. B. Finanzamt und IHK
Grundlage	HGB	§§ 707, 707a BGB	§ 14 GewO

Seit dem 1. Januar 2024 kann sich eine GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen. Sie trägt dann den Zusatz „eGbR“ (§ 707a BGB). Pflicht ist das nicht, in der Praxis aber nötig, wenn die GbR zum Beispiel ein Grundstück erwerben will. Betreibt eine GbR ein Handelsgewerbe mit kaufmännischem Umfang, ist sie automatisch eine OHG und muss ins Handelsregister. Kleingewerbliche und freiberufliche Gesellschaften dürfen sich seit der Reform auch freiwillig als OHG eintragen lassen, soweit das Berufsrecht das zulässt (§ 107 HGB). Wie die GbR funktioniert, liest du im Ratgeber GbR gründen.

Die Gewerbeanmeldung brauchst du zusätzlich, sobald du ein Gewerbe betreibst, egal ob als Einzelunternehmen oder als GmbH.

Rechtsform und Registereintrag im AVGS Gründercoaching

Ob du ins Handelsregister musst, hängt an deiner Rechtsform, und die ist eine der ersten großen Entscheidungen deiner Gründung. Im AVGS Gründercoaching klären wir sie in Modul 5 Unternehmensorganisation: Einzelunternehmen oder Gesellschaft, Kleingewerbe oder Kaufmann, welche Anmeldungen in welcher Reihenfolge. Verbindliche Rechts- und Steuerfragen klärst du anschließend mit Notar oder Steuerberatung.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du diese Fragen vor dem Start im AVGS Gründercoaching klären, das die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein fördern kann. Für die erste Zeit der Selbstständigkeit kommen der Gründungszuschuss beim Arbeitslosengeld oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld) infrage. Ob eine Förderung bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Ob das für dich passt, besprechen wir gern im kostenlosen Erstgespräch.

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung