Personalkosten 2026: Was eine Mitarbeiterin wirklich kostet

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Was kostet eine Mitarbeiterin wirklich?

Eine Mitarbeiterin kostet dich im Normalfall rund ein Viertel mehr als ihr Bruttogehalt. Der größte Block sind die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, dazu kommen Umlagen, die Berufsgenossenschaft und Kosten, die auf keiner Lohnabrechnung stehen. Wer nur mit dem Brutto plant, rechnet seine erste Stelle zu günstig.

Für die Planung brauchst du drei Ebenen:

• Bruttogehalt: das, was im Arbeitsvertrag steht, inklusive vereinbarter Sonderzahlungen.
• Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, Unfallversicherung.
• Arbeitsplatzkosten: Ausstattung, Software, Weiterbildung, Einarbeitung, Recruiting.

Die gute Nachricht: Alle drei Ebenen sind Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn. Die schlechte: Sie fallen jeden Monat an, auch wenn ein Auftrag ausbleibt.

Welche Arbeitgeberanteile gelten 2026?

Als Arbeitgeber trägst du 2026 grundsätzlich die Hälfte der Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosen­versicherung. Die Werte im Überblick:

Versicherung	Beitragssatz gesamt	Anteil Arbeitgeber	Bis zu einem Gehalt von
Krankenversicherung	14,6 % plus Zusatzbeitrag der Kasse	7,3 % plus halber Zusatzbeitrag	5.812,50 € im Monat
Pflegeversicherung	3,6 %	1,8 %, in Sachsen 1,3 %	5.812,50 € im Monat
Rentenversicherung	18,6 %	9,3 %	8.450 € im Monat
Arbeitslosen­versicherung	2,6 %	1,3 %	8.450 € im Monat

Der durchschnittliche Zusatzbeitrag für 2026 wurde vom Bundesgesundheits­ministerium auf 2,9 % festgelegt. Tatsächlich erheben die Krankenkassen im Schnitt mehr, Ende Juni 2026 waren es 3,13 %. Maßgeblich ist der Satz der Krankenkasse, bei der deine Mitarbeiterin versichert ist. Mit 2,9 % Zusatzbeitrag liegt dein Anteil bei 21,15 % des Bruttogehalts.

Über den Beitragsbemessungsgrenzen fallen keine weiteren Beiträge an. Verdient jemand 7.000 € im Monat, zahlst du Kranken- und Pflegeversicherung nur auf 5.812,50 €. Den Zuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung von 0,6 Prozentpunkten trägt allein die Mitarbeiterin.

Welche Umlagen und Beiträge kommen dazu?

Neben der Sozialversicherung zahlst du als Arbeitgeber mehrere Umlagen allein, ohne Anteil der Beschäftigten:

• Umlage U1 (Krankheit): Pflicht, wenn du in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigte hast, Auszubildende zählen nicht mit. Dafür erstattet dir die Krankenkasse einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit, laut Gesetz 80 %. Viele Kassen bieten mehrere Erstattungssätze mit unterschiedlichen Umlagesätzen an (§ 1 AAG).
• Umlage U2 (Mutterschaft): Pflicht für alle Arbeitgeber. Die Kosten bei Mutterschutz bekommst du vollständig erstattet.
• Insolvenzgeldumlage: 0,15 % des Bruttogehalts im Jahr 2026.
• Berufsgenossenschaft: Die gesetzliche Unfallversicherung zahlst du allein. Der Beitrag hängt von Branche, Gefahrklasse sowie Lohnsumme ab. Er kommt einmal im Jahr per Bescheid. Mehr dazu im Ratgeber Berufsgenossenschaft.

Die Sätze für U1 und U2 legt jede Krankenkasse selbst fest. Im Minijob gelten 2026 einheitlich 0,8 % für U1 und 0,22 % für U2. Für normale Beschäftigte findest du die Sätze auf der Website der jeweiligen Kasse.

Mit deinen eigenen Werten rechnest du hier:

Was gilt für Minijob und Midijob?

Ein Minijob ist eine Beschäftigung mit einem Verdienst von höchstens 603 € im Monat, im Jahr also 7.236 €. Die Grenze ist seit 2026 an den Mindestlohn gekoppelt. Als gewerblicher Arbeitgeber zahlst du dafür pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale:

Abgabe im gewerblichen Minijob 2026	Satz
Krankenversicherung (pauschal)	13 %
Rentenversicherung	15 %
Pauschsteuer (statt Versteuerung nach Steuerklasse)	2 %
Umlage U1	0,8 %
Umlage U2	0,22 %
Insolvenzgeldumlage	0,15 %
Summe höchstens	31,17 %

Bei 603 € Verdienst sind das knapp 188 € im Monat, plus Beitrag zur Unfallversicherung. Die Minijobberin zahlt selbst 3,6 % in die Rentenversicherung, wenn sie sich nicht befreien lässt. Die Abgaben sind jeweils bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig. Bei Mindestlohn sind 603 € gut 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Stunden pro Woche.

Zwischen 603,01 € und 2.000 € im Monat liegt der Übergangsbereich, oft Midijob genannt (§ 20 Abs. 2 SGB IV). Die Beschäftigten zahlen hier reduzierte Beiträge, der volle Schutz in der Sozialversicherung bleibt. Für dich als Arbeitgeber gilt: Am unteren Ende des Übergangsbereichs liegt dein Anteil bei rund 28 %, mit steigendem Verdienst sinkt er bis 2.000 € auf den normalen Anteil von rund 20 %. Die genaue Berechnung mit dem Faktor F (2026: 0,6619) übernimmt dein Lohnprogramm oder die Steuerberatung.

Was bedeutet der Mindestlohn für deine Planung?

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 € brutto pro Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 €. Er gilt für fast alle Beschäftigten ab 18 Jahren, auch für Minijobs und Aushilfen. Ausnahmen gibt es unter anderem für Auszubildende, Ehrenamtliche, bestimmte Pflicht- und Orientierungspraktika sowie in den ersten sechs Monaten für zuvor Langzeitarbeitslose (§ 22 MiLoG).

Eine Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden kostet zum Mindestlohn rund 2.409 € brutto im Monat, gerechnet mit durchschnittlich 4,33 Wochen. Mit Arbeitgeberanteilen und Umlagen bist du schnell bei knapp 3.000 € im Monat. Plane die Erhöhung 2027 in deinem Finanzplan schon jetzt ein, denn sie betrifft auch die Minijob-Grenze.

Welche Kosten stehen auf keiner Lohnabrechnung?

Die größten versteckten Kosten sind bezahlte Zeiten, in denen nicht gearbeitet wird. Urlaub, Feiertage und Krankheit bezahlst du voll, die Arbeit fehlt trotzdem:

• Urlaub: mindestens 24 Werktage im Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche (§ 3 BUrlG), bei fünf Arbeitstagen also mindestens 20 Tage. Üblich sind eher 25 bis 30 Tage.
• Feiertage: je nach Bundesland unterschiedlich viele, sie fallen teilweise aufs Wochenende.
• Krankheit: Lohnfortzahlung bis zu sechs Wochen je Erkrankung (§ 3 EntgFG). Bei bis zu 30 Beschäftigten bekommst du über U1 einen Teil zurück.
• Einarbeitung: In den ersten Wochen kostet eine neue Kraft mehr Zeit, als sie spart, auch deine.
• Arbeitsplatz: Laptop, Telefon, Software-Lizenzen, Arbeitskleidung, gegebenenfalls Platz im Büro.
• Recruiting und Weiterbildung: Stellenanzeigen, Probearbeiten, Schulungen.

Lohnt sich die erste Stelle?

Die erste Stelle lohnt sich, wenn sie mehr Umsatz oder mehr Zeit für umsatzstarke Arbeit bringt, als sie kostet. Rechne deshalb nicht nur die Kosten, sondern auch, was du mit der gewonnenen Zeit verdienst. Frag dich ehrlich:

• Reichen deine Aufträge für mindestens zwölf Monate Gehalt, auch wenn ein Kunde wegfällt?
• Hast du die Lohnkosten mit allen Nebenkosten in deinem Finanzplan und Liquiditätsplan?
• Weißt du, wie du die Person einarbeitest und wer sie im Alltag anleitet?
• Passt die Form: Minijob, Teilzeit, Vollzeit oder doch ein freier Auftrag?
• Hast du Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft und Lohnabrechnung organisiert?

Bevor die erste Person anfängt, brauchst du eine Betriebsnummer und die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft. Für eine scheinbar günstige Alternative mit freien Mitarbeitern prüfe vorher, ob keine Scheinselbstständigkeit vorliegt.

Ob und wann sich Personal für dein Vorhaben rechnet, planen wir im AVGS Gründercoaching in Modul 3 Businessplan Zahlen mit dir durch, inklusive Personalplan im Finanzplan. Wenn dein Unternehmen schon läuft und du die erste Führungsrolle übernimmst, begleitet dich das Geschäftsführer-Sparring. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.