Kassenführung: Was Gründer bei Bargeld beachten müssen

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Wann musst du überhaupt eine Kasse führen?

Eine Kasse und ein Kassenbuch brauchst du, sobald du im Betrieb Bargeld einnimmst oder ausgibst. Das betrifft vor allem Einzelhandel, Gastronomie, Friseure, Kosmetik, Handwerk mit Barzahlung, Marktstände und Kurse mit Barkasse. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).

Grundsätzlich zeichnest du jeden Geschäftsvorfall einzeln auf. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn du Waren an eine unbestimmte Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkaufst. Dann musst du aus Zumutbarkeitsgründen nicht jeden Verkauf einzeln erfassen. Diese Ausnahme gilt aber nicht, sobald du ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest.

Nimmst du nur Überweisungen und Kartenzahlungen an, brauchst du keine Kasse. Dann reichen deine Kontoauszüge und eine saubere Buchführung.

Offene Ladenkasse oder elektronisches System?

Du darfst frei wählen: Eine elektronische Registrierkasse ist in Deutschland nicht vorgeschrieben. Bei der offenen Ladenkasse nimmst du Bargeld ohne elektronisches System an, etwa mit einer Geldkassette. Entscheidest du dich für ein elektronisches Aufzeichnungssystem, gelten die Regeln von § 146a AO mit TSE, Belegpflicht und Meldung.

	Offene Ladenkasse	Elektronisches System
Erfassung	Einzelaufzeichnung, bei Warenverkauf an viele unbekannte Kunden Ausnahme möglich	jeder Vorgang einzeln, automatisch
Tagesabschluss	täglicher Kassenbericht mit gezähltem Bestand	Tagesabschluss aus dem System
TSE	nicht nötig	Pflicht
Beleg an Kunden	keine Belegausgabepflicht nach § 146a AO	Pflicht, außer bei Befreiung
Meldung ans Finanzamt	nicht nötig	Pflicht innerhalb eines Monats
Risiko bei Prüfung	höher, weil schwerer nachprüfbar	geringer, wenn alles richtig eingerichtet ist

Bei der offenen Ladenkasse ermittelst du die Tageseinnahmen meist rückwärts: Kassenbestand am Abend minus Bestand am Morgen, plus Ausgaben und Entnahmen, minus Einlagen. Dafür zählst du den Bestand täglich und hältst das Ergebnisin einem Kassenbericht fest. Der Aufwand ist höher, als viele denken.

Was ist die TSE und was muss sie können?

Die TSE ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Vorgang in deiner elektronischen Kasse unveränderbar protokolliert. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 AO). Die Zertifizierung erteilt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, und sie muss fortlaufend gültig sein.

Für dich heißt das praktisch:

• Beim Kauf prüfen: Lass dir bestätigen, dass Kasse und TSE den Vorgaben von § 146a AO entsprechen und die TSE zertifiziert ist.
• Zertifikat im Blick behalten: TSE-Zertifikate laufen ab. Läuft deines aus, kläre rechtzeitig mit deinem Kassenhändler, wie und bis wann du nachrüsten musst.
• Daten sichern: Die Aufzeichnungen sind zu sichern und für Nachschau sowie Außenprüfung verfügbar zu halten, auch nach einem Kassenwechsel.
• Organisationsunterlagen aufbewahren: Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle und Änderungen an Artikeln oder Preisen gehören dazu. Sie sind Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und werden zehn Jahre aufbewahrt.

Muss jeder Kunde einen Kassenbon bekommen?

Ja, wer mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem arbeitet, muss jedem Kunden zeitnah einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Der Kunde muss den Bon nicht annehmen. Die Pflicht liegt bei dir: Du musst ihn erstellen und anbieten.

Den Beleg darfst du auf Papier ausgeben oder, wenn der Kunde zustimmt, elektronisch in einem standardisierten Format (§ 6 KassenSichV). Auf den Beleg gehören mindestens:

• Name und Anschrift deines Unternehmens
• Datum sowie Beginn und Ende des Vorgangs
• Menge und Art der Waren oder Art und Umfang der Leistung
• Transaktionsnummer
• Betrag mit Steuerbetrag und Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
• Seriennummer von Kasse und TSE
• Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler der TSE

Die TSE-Angaben dürfen auch als QR-Code auf dem Beleg stehen. Beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen kann das Finanzamt dich auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 148 AO). Die Befreiung ist eine Ermessensentscheidung und kann widerrufen werden. Für Kleinunternehmer gilt: Kein Steuerausweis auf dem Beleg, stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung. Was auf eine richtige Rechnung gehört, liest du unter Rechnung schreiben.

Wie meldest du deine Kasse beim Finanzamt?

Elektronische Kassen meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung über ELSTER an dein Finanzamt, ebenso innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Die Meldung läuft über „Mein ELSTER“ oder über eine Software mit ELSTER-Schnittstelle. Eine Meldung per E-Mail oder Papier reicht nicht.

1. Daten sammeln. Steuernummer, Art sowie Anzahl der Kassen, Seriennummern von Kasse und TSE, Art der TSE, Anschaffungsdatum.
2. Je Betriebsstätte melden. Pro Betriebsstätte gibst du eine Mitteilung ab, die alle dort eingesetzten Kassen enthält. Kommt eine Kasse dazu,meldest du nach dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024 in der Regel wieder alle Geräte dieser Betriebsstätte.
3. Frist beachten. Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
4. Bestätigung ablegen. Das Übertragungsprotokoll gehört zu deinen Organisationsunterlagen.

Die Meldung ist seit dem 1. Januar 2025 möglich. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endete die Übergangsfrist am 31. Juli 2025. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler galten eigene Übergangsregeln. Gründest du jetzt, gilt für dich einfach die Monatsfrist.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Bei einer Kassen-Nachschau prüft das Finanzamt ohne vorherige Ankündigung, ob du Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufzeichnest (§ 146b AO). Die Prüferin oder der Prüfer darf dazu während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten deine Geschäftsräume betreten. Wohnräume dürfen gegen deinen Willen nur zur Abwehr dringender Gefahren betreten werden.

Geprüft wird auch, ob deine elektronische Kasse mit TSE ordnungsgemäß eingesetzt wird. Auf Verlangen musst du Aufzeichnungen, Bücher sowie Organisationsunterlagen vorlegen und Auskünfte geben. Die Prüfer dürfen elektronische Daten einsehen oder über die digitale Schnittstelle als Datei anfordern. Ergibt sich ein Anlass, kann das Finanzamt ohne gesonderte Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Das kündigt es schriftlich an.

Oft beginnt eine Nachschau mit einem unauffälligen Testkauf. Das ist zulässig. Bleib ruhig, lass dir den Dienstausweis zeigen und gib deiner Steuerberatung Bescheid. Wer sauber aufzeichnet, hat nichts zu befürchten.

Checkliste für deine Kassenführung

Mit dieser Liste startest du sauber in den Barverkauf:

• Entscheidung getroffen: offene Ladenkasse oder elektronisches System
• Bei elektronischer Kasse: zertifizierte TSE vorhanden, Zertifikat gültig
• Kasse innerhalb eines Monats über ELSTER gemeldet
• Belegdruck oder elektronische Belegausgabe eingerichtet
• Täglicher Kassenabschluss oder Kassenbericht mit gezähltem Bestand
• Privatentnahmen und Einlagen in bar immer aufgezeichnet
• Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle abgelegt
• Kassendaten gesichert, auch beim Wechsel des Systems

Welche Kasse zu deinem Geschäft passt, hängt von Branche, Barumsatz und Budget. Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation, wie du Kasse, Belege und Buchhaltung organisierst. In Modul 9 Digitalisierung schauen wir uns an, welche digitalen Abläufe dir Arbeit sparen, ohne Herstellerwerbung, nur nach deinen Anforderungen. Wie die Regeln zur digitalen Aufbewahrung zusammenhängen, erklärt der Ratgeber GoBD einfach erklärt.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein übernehmen, bei Bewilligung ohne eigene Kosten. Wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, fragt auch nach Einstiegsgeld, wer Arbeitslosengeld bezieht, nach dem Gründungszuschuss. Die Entscheidung trifft die Behörde im Einzelfall. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling