Privatentnahmen: Wie du dir als Selbstständiger Geld auszahlst

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Was sind Privatentnahmen und Einlagen?

Eine Privatentnahme ist alles, was du für private Zwecke aus deinem Betrieb herausnimmst. Das Gesetz nennt Barentnahmen, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen und Leistungen, die du für dich, deinen Haushalt oder andere betriebsfremde Zwecke verwendest (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG). Am häufigsten ist die einfache Überweisung vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto, damit du Miete, Einkäufe und Urlaub bezahlen kannst.

Die Einlage ist das Gegenstück. Dazu gehören alle Bareinzahlungen und sonstigen Wirtschaftsgüter, die du dem Betrieb aus deinem Privatvermögen zuführst (§ 4 Abs. 1 Satz 8 EStG). Typische Einlagen beim Start sind Erspartes, das du auf das Geschäftskonto überweist, oder ein privat gekaufter Laptop, den du ab jetzt für die Arbeit nutzt. Sacheinlagen werden grundsätzlich mit dem Teilwert angesetzt, bei kürzlich privat angeschafften Gegenständen höchstens mit den Anschaffungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG).

Beides betrifft Einzelunternehmer, Freiberufler und die Gesellschafter von Personen­gesellschaften wie der GbR. Bei einer GbR bucht jeder Gesellschafter seine Entnahmen und Einlagen auf ein eigenes Privatkonto innerhalb der Gesellschaft. Wie viel jeder entnehmen darf, regelt am besten der Gesellschaftsvertrag.

Warum mindern Privatentnahmen den Gewinn nicht?

Privatentnahmen mindern den Gewinn nicht, weil sie keine betrieblich veranlassten Kosten sind, sondern die Verwendung des Gewinns. Das Gesetz stellt das ausdrücklich klar: Bei der Bilanz wird der Wert der Entnahmen dem Gewinn wieder hinzugerechnet und der Wert der Einlagen abgezogen (§ 4 Abs. 1 Satz 1 EStG). Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung tauchen Geldentnahmen und Geldeinlagen gar nicht erst als Einnahme oder Ausgabe auf.

Für dich bedeutet das: Du zahlst Einkommensteuer auf den Gewinn deines Betriebs, nicht auf das, was du dir überweist. Ob du 1.000 € oder 4.000 € im Monat entnimmst, ändert an deiner Steuer nichts. Ein Einzelunternehmer kann sich deshalb auch kein Gehalt zahlen, das als Betriebsausgabe zählt. Das gilt ebenso für Gesellschafter einer Personengesellschaft: Vergütungen, die sie von der Gesellschaft für ihre Mitarbeit bekommen, gehören zu ihren gewerblichen Einkünften (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG) und senken den Gewinn unter dem Strich nicht.

Wie viel kann ich mir als Selbstständiger auszahlen?

Du kannst dir so viel auszahlen, wie nach Umsatzsteuer, Steuerrücklage, Versicherungen und einer Liquiditätsreserve übrig bleibt. Ein Gesetz schreibt dir keine Höhe vor, aber dein Kontostand am Jahresende tut es. Gehe am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Umsatzsteuer abziehen. Bist du regelbesteuert, gehört die vereinnahmte Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer dem Finanzamt. Lege sie bei jedem Zahlungseingang zur Seite, bis du die Umsatz­steuervoranmeldung abgibst.
2. Steuerrücklage bilden. Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst du auf den Gewinn. Das Finanzamt setzt nach dem ersten Bescheid oft Vorauszahlungen fest, die Einkommensteuer am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 EStG). Gewerbetreibende Einzelunternehmer haben bei der Gewerbesteuer einen Freibetrag von 24.500 € (§ 11 GewStG).
3. Versicherungen einplanen. Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge sowie private Absicherung zahlst du als Selbstständiger selbst, nämlich aus deinen Entnahmen. Sie sind keine Betriebsausgaben.
4. Reserve halten. Plane einen Puffer für schwache Monate, Ausfälle von Kunden und Anschaffungen ein.
5. Festen Betrag entnehmen. Überweise dir monatlich einen festen Unternehmerlohn statt unregelmäßiger Beträge nach Gefühl.

Prüfe deine Entnahmen alle drei Monate. Läuft das Geschäft besser als geplant, erhöhst du den Betrag. Läuft es schlechter, senkst du ihn rechtzeitig, statt die Steuerrücklage anzugreifen.

Was gilt für Sachentnahmen und das Auto?

Sachentnahmen und private Nutzungen erhöhen deinen Gewinn mit ihrem Wert, weil der Betrieb etwas hergibt, das er vorher als Kosten abgesetzt hat. Entnahmen werden grundsätzlich mit dem Teilwert angesetzt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG). Nimmt die Inhaberin einer Bäckerei Brot für die Familie mit, ist das eine Sachentnahme. Für typische Branchen wie Bäckerei, Metzgerei oder Gastronomie veröffentlicht das Bundesfinanz­ministerium jedes Jahr Pauschbeträge, mit denen du solche Warenentnahmen pauschal ansetzen kannst.

Hast du für den Gegenstand Vorsteuer abgezogen, kann auf die Entnahme oder die private Nutzung zusätzlich Umsatzsteuer anfallen (§ 3 Abs. 1b und Abs. 9a UStG).

Private Nutzung des Firmenwagens

Nutzt du ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich, gehört es zum Betriebsvermögen. Die private Nutzung setzt du dann pauschal mit 1 % des inländischen Listenpreises bei Erstzulassung an, einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer, für jeden Kalendermonat (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Statt der Pauschale kannst du die tatsächliche Privatnutzung mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachweisen (Satz 3).

Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge setzt du den Listenpreis nur zum Teil an: Reine Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis bis 100.000 €, angeschafft bis Ende 2030, zu einem Viertel, bestimmte Hybride, angeschafft 2022 bis 2024, zur Hälfte (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Für ältere Anschaffungen können andere Grenzen gelten. Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb werden zusätzlich gesondert behandelt. Lass dir die Rechnung für dein Fahrzeug einmal von einer Steuerberatung aufstellen.

Was sind Überentnahmen und warum kosten sie Geld?

Eine Überentnahme liegt vor, wenn du in einem Jahr mehr entnimmst, als Gewinn und Einlagen zusammen ergeben. Dann darfst du betriebliche Schuldzinsen nicht mehr voll abziehen (§ 4 Abs. 4a EStG). Das Gesetz will verhindern, dass du privat ausgegebenes Geld über einen betrieblichen Kredit finanzierst und die Zinsen absetzt.

Die nicht abziehbaren Zinsen werden pauschal mit 6 % der Überentnahme angesetzt. Überentnahmen früherer Jahre werden hinzugerechnet, Unterentnahmen früherer Jahre abgezogen. Hinzugerechnet wird höchstens der Betrag der tatsächlichen Schuldzinsen des Jahres minus 2.050 €. Zinsen für Darlehen, mit denen du Anlagevermögen wie Maschinen oder ein Fahrzeug finanzierst, bleiben voll abziehbar.

Was ist bei UG und GmbH anders?

In einer UG oder GmbH gibt es keine Privatentnahmen, weil das Geld der Gesellschaft gehört und nicht dir. Die Gesellschaft ist eine eigene juristische Person. Du bekommst Geld auf zwei Wegen: als Geschäftsführergehalt oder als Gewinnausschüttung.

	Einzelunternehmen und GbR	UG und GmbH
Geld für dich	Privatentnahme, jederzeit	Geschäftsführergehalt laut Vertrag oder Ausschüttung nach Beschluss
Wirkung auf den Gewinn	keine	Ein angemessenes, vorher vereinbartes Gehalt ist Betriebsausgabe der Gesellschaft
Steuer bei dir	Einkommensteuer auf den ganzen Gewinn	Lohnsteuer auf das Gehalt, Steuer auf Ausschüttungen gesondert
Grenzen	keine feste Grenze	Kapitalerhaltung (§ 30 GmbHG), bei der UG gesetzliche Rücklage

Das Geschäftsführergehalt vereinbarst du vorher schriftlich im Anstellungsvertrag. Die Gesellschaft behält Lohnsteuer ein und führt sie ab. Zahlungen ohne klare Vereinbarung oder in unangemessener Höhe kann das Finanzamt als verdeckte Gewinnausschüttung werten. Sie mindern dann das Einkommen der Gesellschaft nicht (§ 8 Abs. 3 KStG). Außerdem darf Vermögen, das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlich ist, nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden (§ 30 GmbHG).

Bei der UG kommt hinzu: Jedes Jahr fließt ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Diesen Teil darfst du nicht ausschütten. Mehr dazu in den Ratgebern UG gründen und GmbH gründen. Ob du als Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungs­pflichtig bist, hängt von deinen Anteilen und Rechten ab. Verbindlich klärt das ein Status­feststellungs­verfahren bei der Deutschen Rentenversicherung (§ 7a SGB IV).

Wie organisierst du Entnahmen im Alltag?

Am einfachsten organisierst du Entnahmen mit einem eigenen Geschäftskonto und einer festen monatlichen Überweisung auf dein Privatkonto. So siehst du sofort, was betrieblich ist und was privat. Wie du das passende Konto findest, liest du im Ratgeber Geschäftskonto.

• Ein Konto, ein Zweck: Private Ausgaben laufen über das Privatkonto, betriebliche über das Geschäftskonto.
• Rücklagenkonto: Viele Selbstständige parken Umsatzsteuer und Steuerrücklage auf einem separaten Unterkonto.
• Klar buchen: Jede Entnahme und jede Einlage wird als solche gebucht, nie als Ausgabe oder Einnahme. Wie das in der Buchhaltung aussieht, erklärt der Ratgeber Buchführung für Gründer.
• Privates nicht über den Betrieb bezahlen: Zahlst du doch einmal etwas Privates vom Geschäftskonto, buchst du es als Entnahme.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, hilft dir eine Förderung beim Lebensunterhalt in der Anlaufphase. Der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit wird dir persönlich gezahlt und ist keine Betriebseinnahme. Wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, kann beim Jobcenter Einstiegsgeld beantragen. Das Jobcenter entscheidet im Einzelfall und rechnet dein Einkommen aus der Selbstständigkeit nach eigenen Regeln an, nicht nach deinen Entnahmen. Im AVGS Gründercoaching planen wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, wie viel du dir realistisch auszahlen kannst und welche Rücklagen du brauchst. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung