Steuerliche Erfassung über ELSTER: So füllst du den Fragebogen aus

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Was ist die steuerliche Erfassung und wer braucht sie?

Mit der steuerlichen Erfassung teilst du dem Finanzamt mit, dass du dich selbstständig gemacht hast und wie es dich besteuern soll. Grundlage ist § 138 AO. Danach musst du die Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit anzeigen und zusätzlich Auskunft über die steuerlich wichtigen Verhältnisse geben. Dafür gibt es den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Die Frist beträgt einen Monat nach Aufnahme der Tätigkeit. Den Fragebogen übermittelst du elektronisch. Nur zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag einen Papiervordruck zulassen.

Wenn du ein Gewerbe anmeldest, informiert das Gewerbeamt zwar das Finanzamt. Den Fragebogen musst du trotzdem selbst ausfüllen. Freiberufler gehen gar nicht zum Gewerbeamt, für sie ist der Fragebogen die eigentliche Anmeldung. Wie die Gewerbeanmeldung abläuft, erklären wir im Ratgeber Gewerbeanmeldung.

Was du vor dem Ausfüllen brauchst

Vor dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung brauchst du ein ELSTER-Konto, deine persönlichen Daten, Angaben zur Tätigkeit, eine Umsatz- und Gewinnschätzung sowie Entscheidungen etwa zur Kleinunternehmerregelung.

• ELSTER-Konto: Die Registrierung ist kostenlos. Mit einer Zertifikatsdatei bekommst du die Aktivierungsdaten per Post, das dauert in der Regel einige Tage. Schneller geht es mit dem Online-Ausweis. Registriere dich deshalb rechtzeitig.
• Persönliche Daten: steuerliche Identifikationsnummer, Anschrift, Bankverbindung, gegebenenfalls bisherige Steuernummer.
• Angaben zur Tätigkeit: Beginn, genaue Beschreibung, Betriebsadresse, gegebenenfalls Gewerbeanmeldung.
• Schätzung: voraussichtlicher Umsatz und Gewinn für das Gründungsjahr und das Folgejahr. Hier hilft dein Finanzplan.
• Entscheidungen: Kleinunternehmerregelung ja oder nein, Gewinnermittlungsart, gegebenenfalls Ist-Versteuerung.

Schritt für Schritt durch den Fragebogen

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung füllst du in ELSTER in sechs Schritten aus, von der Anmeldung über Tätigkeit, Schätzung und Umsatzsteuer bis zum Absenden, danach kommt die Steuernummer per Post.

1. In ELSTER anmelden. Unter „Formulare und Leistungen“ findest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wähle die Variante für Einzelunternehmen oder freiberufliche Tätigkeit. Für Gesellschaften wie GbR, UG oder GmbH gibt es eigene Versionen.
2. Persönliche Angaben eintragen. Name, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung.
3. Tätigkeit beschreiben. So genau, dass das Finanzamt einordnen kann, ob es sich um ein Gewerbe oder einen freien Beruf handelt.
4. Umsatz und Gewinn schätzen. Für das Gründungsjahr und das Folgejahr.
5. Umsatzsteuer festlegen. Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung, gegebenenfalls Ist-Versteuerung und USt-IdNr. beantragen.
6. Prüfen und absenden. Speichere die Übermittlungsbestätigung. Die Steuernummer kommt per Post.

Die wichtigsten Angaben im Fragebogen

Die wichtigsten Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung betreffen die Art der Tätigkeit, den voraussichtlichen Umsatz und Gewinn, die Kleinunternehmerregelung, die Gewinnermittlung sowie die Ist-Versteuerung.

Art der Tätigkeit

Ob du gewerblich oder freiberuflich tätig bist, entscheidet über Gewerbesteuer und die Zugehörigkeit zur IHK oder Handwerkskammer. Das Finanzamt beurteilt das anhand deiner Beschreibung. Beschreibe deshalb konkret, was du tust und für wen, statt allgemeiner Begriffe wie „Beratung“. Mehr zur Abgrenzung liest du im Ratgeber Einzelunternehmen gründen.

Voraussichtlicher Umsatz und Gewinn

Aus deiner Gewinnschätzung berechnet das Finanzamt mögliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Sie sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig und werden nur festgesetzt, wenn sie mindestens 400 € im Jahr betragen (§ 37 EStG). Schätze realistisch. Wer zu hoch schätzt, bindet unnötig Geld. Wer zu niedrig schätzt, muss später nachzahlen und gleichzeitig höhere Vorauszahlungen leisten.

Kleinunternehmerregelung

Seit 2025 gilt: Im Gründungsjahr darf dein tatsächlicher Umsatz 25.000 € nicht übersteigen, im Folgejahr dürfen es höchstens 100.000 € sein, wenn das Vorjahr unter 25.000 € lag. Eine Prognose verlangt das Gesetz nicht mehr. Ob die Regelung zu dir passt, erklären wir im Ratgeber Kleinunternehmerregelung. Ein Verzicht bindet dich mindestens fünf Jahre.

Gewinnermittlung

Einzelunternehmer ohne Handels­registereintrag und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn in aller Regel mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Eine Bilanz ist erst Pflicht, wenn du Kaufmann im Handelsregister bist oder das Finanzamt dich nach Überschreiten bestimmter Grenzen dazu auffordert.

Ist-Versteuerung

Regelbesteuerte Unternehmer zahlen die Umsatzsteuer grundsätzlich, sobald sie die Leistung erbracht haben, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat. Mit der Ist-Versteuerung zahlst du sie erst, wenn das Geld da ist. Beantragen können sie Freiberufler und Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 20 UStG). Für Gründer mit knapper Liquidität ist das oft eine Erleichterung.

Wie oft musst du als Gründer Voranmeldungen abgeben?

Bist du nicht Kleinunternehmer, gibst du Umsatz­steuervoranmeldungen ab. Der Rhythmus richtet sich nach der Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt zahlst, also Umsatzsteuer minus Vorsteuer (§ 18 Abs. 2 UStG):

Umsatzsteuer-Zahllast im Jahr	Voranmeldung
mehr als 9.000 €	monatlich
mehr als 2.000 € bis 9.000 €	vierteljährlich
bis 2.000 €	Befreiung durch das Finanzamt möglich

Eigentlich sieht das Gesetz vor, dass Neugründer im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich abgeben. Diese Regel ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. In dieser Zeit zählt im Gründungsjahr deine voraussichtliche Steuer, die du über den Fragebogen angibst. Bei vielen kleinen Gründungen bedeutet das: vierteljährlich. Ob die Aussetzung über 2026 hinaus verlängert wird, war bei Redaktionsschluss nicht beschlossen. Wer 2027 gründet, sollte mit monatlichen Voranmeldungen rechnen.

Steuernummer, USt-IdNr. und Rechnungen

Nach der Bearbeitung schickt dir das Finanzamt deine Steuernummer per Post. Wie lange das dauert, ist je nach Finanzamt unterschiedlich. Rückfragen verzögern die Bearbeitung, deshalb lohnt sich ein vollständig ausgefüllter Fragebogen. Was du tust, solange die Nummer fehlt, und wie sich Steuer-ID, Steuernummer, USt-IdNr. und W-IdNr. unterscheiden, erklärt der Ratgeber Steuernummer beantragen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kannst du direkt im Fragebogen beantragen. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Du brauchst sie vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Viele nutzen sie auch auf Rechnungen, damit die Steuernummer nicht überall auftaucht.

Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 UStG). Arbeiten darfst du ab dem Start deiner Tätigkeit. Mit dem Versand von Rechnungen wartest du im Zweifel, bis die Nummer da ist, oder du klärst das Vorgehen mit deinem Finanzamt.

Nach dem Absenden

Mit der Steuernummer bekommst du häufig auch einen Bescheid über Einkommensteuer-Vorauszahlungen, als Gewerbetreibender später zusätzlich einen über Gewerbesteuer-Vorauszahlungen von der Gemeinde. Prüfe die Beträge. Entwickelt sich dein Geschäft anders als geschätzt, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, nach oben wie nach unten. Ändern sich wichtige Angaben, etwa deine Anschrift, deine Tätigkeit oder deine Bankverbindung, teilst du das dem Finanzamt über ELSTER mit. Bewahre den übermittelten Fragebogen auf, er hilft dir später bei der ersten Steuererklärung.

Typische Fehler beim Fragebogen

Typische Fehler beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sind eine verpasste Frist, eine zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibung, ein geschönter Gewinn, die Kleinunternehmerregelung ohne Vergleichsrechnung sowie eine vergessene Ist-Versteuerung.

• Frist verpasst: Das Finanzamt fordert den Fragebogen dann an. Reagiere schnell, denn ohne Steuernummer kannst du keine vollständigen Rechnungen schreiben.
• Tätigkeit zu allgemein beschrieben: Das führt zu Rückfragen oder zu einer anderen Einordnung als erwartet.
• Gewinn geschönt: Eine zu niedrige Schätzung rächt sich mit Nachzahlung und höheren Vorauszahlungen im zweiten Jahr.
• Kleinunternehmerregelung ohne Vergleichsrechnung gewählt: Wer für Geschäftskunden arbeitet oder viel investiert, sollte beide Varianten vergleichen.
• Ist-Versteuerung vergessen: Gerade Freiberufler können sie unabhängig vom Umsatz beantragen.

Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir die Angaben für den Fragebogen, von der Gewinnschätzung bis zur Umsatzsteuer, und gleichen sie mit deinem Businessplan ab. Melde dich gern für ein kostenloses Erstgespräch.