Reisekosten für Selbstständige: Was du 2026 absetzen kannst

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Was zählt bei Selbstständigen als Reisekosten?

Reisekosten sind bei Selbstständigen alle Aufwendungen für eine vorübergehende betriebliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung sowie der eigenen Betriebsstätte, also Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Typische Anlässe sind Termine bei Kunden, Baustellen, Messen, Seminare, Einkaufsfahrten zu Lieferanten oder ein Gang zur Bank. Reisekosten sind Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn. Rechtlich verweist § 4 Abs. 5 EStG für Selbstständige auf die Regeln, die auch für Arbeitnehmer gelten (§ 9 EStG). Die Beträge sind deshalb dieselben.

Entscheidend ist der Begriff der Betriebsstätte. Hast du ein Büro, eine Werkstatt oder einen Laden, ist das der Mittelpunkt deiner Tätigkeit. Fahrten dorthin sind keine Geschäftsreisen. Arbeitest du nur von zu Hause, gibt es diese Abgrenzung nicht, jede betriebliche Fahrt nach draußen kann dann eine Geschäftsreise sein.

Kostenart	Was du ansetzt	Grundlage
Fahrtkosten	tatsächliche Kosten oder 0,30 € je km (Pkw)	§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG
Verpflegung	Pauschalen 14 € oder 28 €	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5, § 9 Abs. 4a EStG
Übernachtung	tatsächliche Kosten laut Rechnung	§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG
Reisenebenkosten	Parken, Maut, Gepäck, Messeeintritt, Telefon	§ 4 Abs. 4 EStG

Wie setze ich Fahrtkosten auf Geschäftsreisen ab?

Fahrtkosten auf Geschäftsreisen setzt du entweder mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer für den Pkw an, bei Bahn, Flug und Taxi mit dem Preis laut Ticket.

Der Pauschalsatz ergibt sich aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, der auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekosten­gesetz verweist. Das sind 0,30 € für einen Kraftwagen und 0,20 € für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad oder Motorroller (§ 5 BRKG). Gezählt wird jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg.

Privatauto, Firmenwagen oder Bahn

• Privatauto: 0,30 € je Kilometer. Halte Datum, Ziel, Anlass und Kilometer fest, etwa in einer einfachen Liste.
• Firmenwagen im Betriebsvermögen: Alle Fahrzeugkosten sind bereits Betriebsausgaben. Eine Kilometerpauschale setzt du dann nicht zusätzlich an. Was für die private Nutzung gilt, steht im Ratgeber Firmenwagen.
• Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen: der Preis laut Rechnung. Für Bahnfahrten im Inland gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG), die Vorsteuer kannst du als regelbesteuerter Unternehmer abziehen.

Abgrenzung: Weg zur eigenen Betriebsstätte

Fahrten zwischen Wohnung und eigener Betriebsstätte sind keine Reisekosten. Sie sind nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG). Seit 2026 beträgt sie 0,38 € je Kilometer der einfachen Entfernung ab dem ersten Kilometer, höchstens 4.500 € im Jahr, wenn du kein eigenes oder überlassenes Auto nutzt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Fährst du vom Büro direkt zum Kunden, ist dieser Weg dagegen eine Geschäftsreise.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?

Der Verpflegungsmehraufwand beträgt 2026 im Inland 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, für An- und Abreisetage sowie bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sind es 14 €.

Abwesenheit von Wohnung und Betriebsstätte	Pauschale
bis acht Stunden	keine
mehr als acht Stunden ohne Übernachtung	14 €
An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung	je 14 €, unabhängig von der Dauer
voller Tag, 24 Stunden abwesend	28 €

Die Pauschalen gelten unabhängig davon, was du tatsächlich ausgibst. Belege für Essen auf eigenen Reisen brauchst du deshalb nicht, wohl aber eine Aufzeichnung der Abwesenheitszeiten. Die tatsächlichen Kosten kannst du nicht ansetzen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).

Dreimonatsfrist

Arbeitest du längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, etwa auf einer Baustelle oder bei einem Kunden im Projekt, gibt es die Pauschalen nur für die ersten drei Monate. Nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG).

Mahlzeiten, die du gestellt bekommst

Bekommst du eine Mahlzeit gestellt, wird die Tagespauschale gekürzt: für ein Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der Pauschale für einen vollen Tag (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). 2026 sind das 5,60 € beziehungsweise 11,20 €. Den Wert von 5,60 € brauchst du außerdem, um ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück herauszurechnen.

Welche Übernachtungskosten kann ich absetzen?

Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen setzt du als Selbstständiger mit dem tatsächlichen Betrag laut Hotel- oder Unterkunftsrechnung an, ohne Frühstück und andere Verpflegung, eine Übernachtungspauschale gibt es für dich nicht.

Weist das Hotel das Frühstück getrennt aus, setzt du nur den Übernachtungspreis an. Ist ein Frühstück im Gesamtpreis enthalten, ohne dass es getrennt ausgewiesen ist, kürzt du den Gesamtpreis um 20 % der vollen Tagespauschale, also um 5,60 €. Die Unterkunft sollte angemessen sein, ein bestimmter Standard ist aber nicht vorgeschrieben.

Für Beherbergungsleistungen gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, für das Frühstück der Regelsatz (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Lass die Rechnung auf deinen Betrieb ausstellen, wenn du die Vorsteuer ziehen willst. Bei einer längeren Tätigkeit an derselben auswärtigen Stätte sind Unterkunftskosten nach 48 Monaten nur noch begrenzt abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).

Was gilt bei Geschäftsreisen ins Ausland?

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten statt 14 € und 28 € länderweise Verpflegungspauschalen, die das Bundesfinanz­ministerium jedes Jahr per BMF-Schreiben bekannt macht, für 2026 mit dem Schreiben vom 5. Dezember 2025.

Die Auslandspauschalen betragen 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekosten­gesetz für volle Tage, 80 % für An- und Abreisetage sowie Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für Länder, die in der Übersicht fehlen, gilt der Satz für Luxemburg. Für einige Großstädte gibt es eigene Sätze.

• Eintägige Auslandsreise: Es gilt der Satz des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
• Anreise ohne Tätigkeit: Maßgebend ist der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst.
• Übernachtung: Auch im Ausland setzt du als Selbstständiger die tatsächlichen Kosten an. Die Übernachtungspauschalen im BMF-Schreiben gelten nur für Arbeitgebererstattungen.
• Umsatzsteuer: Ausländische Umsatzsteuer kannst du nicht über die deutsche Voranmeldung abziehen. Für eine Erstattung gibt es ein eigenes Vergütungsverfahren.

Die aktuelle Länderliste findest du im BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten 2026.

Welche Belege brauche ich für Reisekosten?

Für Reisekosten brauchst du Rechnungen oder Tickets für Fahrten, Hotel sowie Nebenkosten und eine Aufzeichnung über Datum, Ziel, Anlass, Kilometer, Abwesenheitszeiten jeder Reise.

• Datum, Reiseziel und betrieblicher Anlass, etwa Kunde oder Messe
• Abfahrts- und Rückkehrzeit für die Verpflegungspauschalen
• gefahrene Kilometer bei Fahrten mit dem Privatauto
• Bahn- und Flugtickets, Taxiquittungen, Parkbelege
• Hotelrechnung auf deinen Betrieb, Frühstück möglichst getrennt
• Belege für Nebenkosten wie Messeeintritt oder Gepäckaufbewahrung

Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf (§ 147 AO). Fehlt bei einem Parkautomaten eine Quittung, hilft ein Eigenbeleg mit Datum, Ort, Betrag und Anlass. Wie du Belege insgesamt organisierst, erklärt der Ratgeber Buchführung für Gründer.

Welche Fehler solltest du bei Reisekosten vermeiden?

Die häufigsten Fehler bei Reisekosten von Selbstständigen sind tatsächliche Essenskosten statt Pauschalen, doppelt angesetzte Fahrzeugkosten sowie fehlende Aufzeichnungen zu Anlass und Zeiten.

• Restaurantrechnung als Reisekosten: Dein eigenes Essen ist mit der Pauschale abgegolten. Isst du mit einem Kunden, gelten die Regeln für Bewirtungskosten.
• Privat und geschäftlich vermischt: Verlängerst du eine Geschäftsreise um Urlaubstage, sind nur die Kosten der betrieblichen Tage abziehbar.
• Fahrten ins eigene Büro als Reisekosten: Hier gilt nur die Entfernungspauschale für die einfache Strecke.

Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, wie du Belege, Fahrten und Reisen von Anfang an sauber erfasst, bei Bewilligung ohne Kosten für dich. Ob du die Voraussetzungen erfüllst, zeigt der Fördercheck. Nach der Gründung hilft dir das Einzeltraining Zahlen verstehen, deine Kosten im Blick zu behalten.

Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. In Sonderfällen, etwa bei langen Auslandseinsätzen oder doppelter Haushaltsführung, fragst du im Einzelfall eine Steuerberatung. Was die kostet, steht im Ratgeber Steuerberater für Gründer. Für alle Fragen zur Gründung erreichst du uns im kostenlosen Erstgespräch.