Betriebsausgaben absetzen: Was Gründerinnen und Gründer ansetzen dürfen

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Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deine selbstständige Tätigkeit veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Entscheidend ist der Zusammenhang mit deinem Betrieb, nicht ob die Ausgabe notwendig oder besonders klug war. Ob du einen günstigen oder teuren Bürostuhl kaufst, ist deine Sache, solange die Kosten angemessen sind.

Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung setzt du sie grundsätzlich in dem Jahr an, in dem du sie bezahlst. Wie stark sich eine Ausgabe auf deine Steuer auswirkt, hängt von deinem persönlichen Steuersatz ab. Liegt dein Einkommen unter dem Grundfreibetrag, wirkt sie sich im laufenden Jahr nicht aus, ein Verlust kann aber in andere Jahre übertragen werden.

Wichtig ist die Abgrenzung zur privaten Lebensführung (§ 12 EStG). Nutzt du etwas sowohl privat als auch beruflich, setzt du nur den betrieblichen Anteil an. Das betrifft zum Beispiel Handy, Internet und Auto.

Typische Betriebsausgaben für Gründer

Typische Betriebsausgaben für Gründer sind Arbeitsmittel, Software, Kommunikation, Räume, Marketing, Fremdleistungen, Fortbildung, betriebliche Versicherungen, Kammer- und Verbandsbeiträge sowie Finanzierungskosten wie Kreditzinsen.

Bereich	Beispiele	Hinweis
Arbeitsmittel	Laptop, Monitor, Drucker, Schreibtisch, Bürostuhl, Büromaterial	bis 800 € netto sofort, darüber Abschreibung
Software und Digitales	Buchhaltungsprogramm, Cloud-Speicher, Hosting, Domain, Videokonferenz	laufende Abos sofort absetzbar
Kommunikation	Handyvertrag, Internet, Festnetz	nur betrieblicher Anteil, Schätzung nachvollziehbar begründen
Räume	Büromiete, Coworking, Homeoffice-Pauschale	Sonderregeln für das Arbeiten zu Hause
Marketing	Website, Onlinewerbung, Flyer, Visitenkarten, Messen	bei Anbietern aus dem Ausland Umsatzsteuer beachten
Fremdleistungen	Subunternehmer, Grafik, Texte, Steuerberatung, Rechtsberatung	Rechnung aufbewahren
Fortbildung	Seminare, Fachbücher, Fachzeitschriften	Bezug zur Tätigkeit muss erkennbar sein
Versicherungen des Betriebs	Betriebs- und Berufshaftpflicht, Inhaltsversicherung, Rechtsschutz für den Betrieb	persönliche Vorsorge sind Sonderausgaben
Beiträge	IHK, Handwerkskammer, Berufsverband	voll absetzbar
Finanzierung	Kontoführung Geschäftskonto, Kreditzinsen	die Tilgung ist keine Betriebsausgabe

Ausgaben, die du vor der Gründung hattest, zählen ebenfalls, wenn sie mit der späteren Tätigkeit zusammenhängen. Das sind vorweggenommene Betriebsausgaben, etwa für die erste Ausstattung oder eine Website. Was du nicht selbst bezahlst, kannst du nicht absetzen. Ein über den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein voll finanziertes Coaching gehört also nicht in die EÜR.

Sofort absetzen oder abschreiben?

Gegenstände, die du länger als ein Jahr nutzt, gehören zum Anlagevermögen. Für sie gelten feste Regeln:

Anschaffungskosten netto	Behandlung
bis 250 €	sofort als Betriebsausgabe
über 250 € bis 800 €	als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort absetzbar, Aufnahme in ein Verzeichnis, wenn nicht aus der Buchhaltung ersichtlich (§ 6 Abs. 2 EStG)
über 250 € bis 1.000 €	wahlweise Sammelposten, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Die Wahl gilt für alle Anschaffungen eines Jahres.
über 800 €	Abschreibung über die Nutzungsdauer nach der amtlichen AfA-Tabelle (§ 7 EStG)

Netto heißt ohne Umsatzsteuer. Das gilt für die Grenzen auch dann, wenn du als Kleinunternehmer keine Vorsteuer ziehst, deine Abschreibung berechnest du in dem Fall aber vom Bruttobetrag.

Computer und Software

Für Computerhardware wie Laptop, Tablet, Monitor und Drucker sowie für Betriebs- und Anwendersoftware lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu (BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022). Damit kannst du auch einen Laptop für 1.500 € im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben. Das ist ein Wahlrecht, keine Pflicht.

Degressive Abschreibung 2025 bis 2027

Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, ist eine degressive Abschreibung von bis zu 30 % möglich, höchstens das Dreifache der linearen Rate. Sie lohnt sich vor allem bei größeren Investitionen wie Maschinen oder Fahrzeugen. Im Anschaffungsjahr wird monatsgenau gerechnet.

Sonderregeln: Geschenke, Bewirtung, Fahrten und Reisen

Für einige Ausgaben gelten Grenzen und Nachweispflichten (§ 4 Abs. 5 EStG):

• Geschenke an Geschäftspartner: abziehbar, wenn sie je Empfänger und Jahr insgesamt höchstens 50 € kosten. Wird die Grenze überschritten, entfällt der Abzug vollständig. Notiere Empfänger und Anlass.
• Bewirtung aus geschäftlichem Anlass: 70 % der angemessenen Kosten sind abziehbar. Bei Bewirtung in einem Restaurant reichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf oder an der Rechnung.
• Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte: Hast du ein Büro außerhalb deiner Wohnung, setzt du seit 2026 die Entfernungspauschale von 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer an. 2025 waren es 0,30 € und ab dem 21. Kilometer 0,38 €.
• Geschäftsreisen mit dem privaten Auto: Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Seminaren setzt du mit den tatsächlichen Kosten oder pauschal mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer an.
• Verpflegung auf Reisen: Pauschal 14 € bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage, 28 € für volle Tage. Die tatsächlichen Essenskosten zählen nicht.
• Arbeiten zu Hause: Tagespauschale von 6 € pro Tag, höchstens 1.260 € im Jahr, oder ein häusliches Arbeitszimmer, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit ist. Alles dazu im Ratgeber Homeoffice absetzen.

Was nicht als Betriebsausgabe zählt

Nicht als Betriebsausgabe zählen deine private Lebenshaltung, normale Kleidung, Bußgelder, persönliche Vorsorge wie die Krankenversicherung, deine eigene Einkommensteuer sowie die Tilgung von Krediten.

• Private Lebenshaltung: Miete deiner Wohnung, Lebensmittel, Urlaub, private Versicherungen.
• Normale Kleidung: auch wenn du sie nur im Job trägst. Typische Berufskleidung wie Schutzkleidung ist dagegen absetzbar.
• Bußgelder und Strafen: etwa Knöllchen bei Kundenterminen.
• Persönliche Vorsorge: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sind Sonderausgaben (§ 10 EStG) und gehören in die Steuererklärung, nicht in die EÜR. Mehr dazu im Ratgeber Krankenversicherung für Selbstständige.
• Einkommensteuer: deine eigene Einkommensteuer und die Vorauszahlungen darauf. Auch die Gewerbesteuer ist keine Betriebsausgabe, wird aber teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet.
• Tilgung von Krediten: nur die Zinsen sind absetzbar.

Belege richtig sammeln und aufbewahren

Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg, den du sammelst und je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrst. Am einfachsten ist ein festes System: Rechnungen sofort digital ablegen, monatlich mit dem Geschäftskonto abgleichen und offene Belege nachfordern. Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO:

Unterlage	Frist
Buchungsbelege, etwa Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge	8 Jahre (seit 2025)
Aufzeichnungen, Bücher, Jahresabschlüsse	10 Jahre
Empfangene und versendete Geschäftsbriefe	6 Jahre

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Digital empfangene Rechnungen, etwa E-Rechnungen, bewahrst du digital und unverändert auf. Ein Kontoauszug allein reicht als Nachweis oft nicht, weil er nicht zeigt, was du gekauft hast. Fordere deshalb immer eine Rechnung an. Einen Eigenbeleg stellst du nur aus, wenn du wirklich keinen Fremdbeleg bekommen kannst, zum Beispiel bei einer Parkuhr ohne Quittung.

So gehst du praktisch vor

Praktisch gehst du bei Betriebsausgaben so vor: Geschäftskonto nutzen, Belege sofort ablegen, Privatanteile festlegen, größere Anschaffungen planen und jeden Monat kurz abschließen.

1. Geschäftskonto nutzen. Zahle betriebliche Ausgaben möglichst nur über ein eigenes Konto.
2. Belege sofort ablegen. Foto oder PDF in einen festen Ordner, nach Monat sortiert.
3. Privatanteile festlegen. Schätze einmal nachvollziehbar, etwa für Handy und Internet, und bleib dabei.
4. Größere Anschaffungen planen. Prüfe, ob Sofortabzug, Sammelposten oder Abschreibung sinnvoll ist.
5. Monatlich abschließen. Ein kurzer Termin im Monat spart dir am Jahresende viel Arbeit.

Betriebsausgaben helfen dir nur, wenn auch Gewinn entsteht. Sie sind kein Grund, Geld auszugeben, das du sonst nicht ausgeben würdest. Plane Anschaffungen deshalb im Finanzplan und nach Bedarf. Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, wie du Belege und Buchhaltung organisierst und welche Kosten in deine Planung gehören. Wie die Ausgaben in deiner Steuererklärung landen, erklären wir dort. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.