Bewirtungskosten: Geschäftsessen, Geschenke und Betriebsfeier richtig absetzen

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Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und Genussmittel, die du Geschäftspartnern aus betrieblichem Anlass anbietest, etwa beim Geschäftsessen im Restaurant oder bei einer Besprechung mit Kunden.

Dazu gehören neben dem Essen auch Getränke, Trinkgeld, Garderobe und Nebenkosten, die mit der Bewirtung unmittelbar zusammenhängen. Steuerlich unterscheidet das Gesetz zwei Fälle:

Anlass	Beispiele	Abzug
Geschäftlicher Anlass	Essen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern	70 % der angemessenen Kosten
Interne Bewirtung	nur eigene Mitarbeitende, etwa Betriebsfeier oder Arbeitsessen im Team	nicht von der 70-%-Grenze erfasst, Regeln für Arbeitslohn beachten
Kaffee, Wasser und Gebäck bei Besprechungen	übliche Aufmerksamkeiten im Büro	nach Verwaltungsauffassung keine Bewirtung, voll abziehbar

Isst du allein, ist das keine Bewirtung, sondern private Lebensführung. Auf Geschäftsreisen bekommst du dafür die Verpflegungspauschalen, mehr dazu im Ratgeber Reisekosten für Selbstständige.

Warum sind nur 70 % der Bewirtungskosten absetzbar?

Nur 70 % der Bewirtungskosten sind absetzbar, weil der Gesetzgeber unterstellt, dass du bei einem Geschäftsessen auch privat isst und dir damit eigene Verpflegung sparst (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Die 70 % beziehen sich auf die Kosten, die nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen sind. Was darüber hinausgeht, etwa ein sehr teures Essen ohne nachvollziehbaren Bezug zum Geschäft, ist gar nicht abziehbar. Eine feste Betragsgrenze gibt es nicht, es kommt auf Branche, Anlass und Teilnehmer an.

Die 30 % nicht abziehbaren Kosten buchst du trotzdem, aber getrennt. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es dafür eigene Zeilen für abziehbare und nicht abziehbare Bewirtungsaufwendungen. Die Pflicht zur getrennten Aufzeichnung ergibt sich aus § 4 Abs. 7 EStG. Fehlt sie, kann der Abzug ganz entfallen.

Wie viel Vorsteuer kann ich bei Bewirtungen abziehen?

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass kannst du die Vorsteuer zu 100 % abziehen, obwohl ertragsteuerlich nur 70 % der Kosten zählen, vorausgesetzt die Kosten sind angemessen und nachgewiesen (§ 15 Abs. 1a UStG).

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Steuersatz von 7 %, Getränke werden weiter mit 19 % besteuert (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Eine Restaurantrechnung enthält deshalb meist beide Steuersätze. Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer und setzen den Bruttobetrag an. Alles zu den Voraussetzungen erklärt der Ratgeber Vorsteuerabzug.

Was muss auf einen Bewirtungsbeleg?

Auf einen Bewirtungsbeleg gehören Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtung, damit das Finanzamt den betrieblichen Anlass des Essens nachvollziehen kann. Bei einem Restaurantbesuch genügen Anlass sowie Teilnehmer, wenn du die Rechnung der Gaststätte beifügst (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG).

Deine eigenen Angaben

• Namen aller Teilnehmer, auch deinen eigenen und die von Mitarbeitenden
• konkreter Anlass, etwa „Angebotsbesprechung Website-Relaunch“, nicht nur „Geschäftsessen“
• bei Bewirtung außerhalb einer Gaststätte zusätzlich Ort, Tag und Höhe der Kosten
• Unterschrift auf Papier oder elektronische Autorisierung beim digitalen Eigenbeleg

Angaben auf der Restaurantrechnung

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Tag der Bewirtung, auch bei Kleinbetragsrechnungen
• Speisen und Getränke einzeln bezeichnet, „Speisen und Getränke“ allein reicht nicht
• Rechnungsbetrag mit Entgelt, Steuersätzen und Steuerbeträgen
• bei Rechnungen über 250 € dein Name oder Firmenname als Leistungsempfänger

Die Finanzverwaltung erkennt nur maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnungen an. Nutzt die Gaststätte eine elektronische Kasse, muss diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sein, erkennbar an Transaktionsnummer oder Seriennummer auf dem Beleg. Handschriftliche Quittungen reichen nicht, der Abzug entfällt dann vollständig. Bei Bewirtungen im Ausland genügt ausnahmsweise eine ausländische Rechnung, wenn du glaubhaft machst, dass eine maschinelle Rechnung nicht zu bekommen war.

Was hat das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 geändert?

Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ersetzt die Regeln von 2021 für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Es bringt vor allem Klarstellungen zur E-Rechnung, zu digitalen Belegen und zu Rechnungen über 250 €.

• Name auf Rechnungen über 250 €: Die Erleichterung, dass die Gaststätte deinen Namen handschriftlich ergänzt, ist entfallen. Dein Name gehört maschinell auf die Rechnung.
• E-Rechnung: Bei Rechnungen über 250 € an Unternehmen darf die Gaststätte während der Übergangszeit noch eine sonstige Rechnung, etwa einen Kassenbeleg, ausstellen. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen kommt 2027 und 2028 schrittweise. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung.
• Unbare Zahlung: Zahlst du später oder nur unbar, reicht der Zahlungsbeleg, wenn die Zahlungsart nicht schon auf der Rechnung vermerkt ist.
• Digitaler Eigenbeleg: Anlass und Teilnehmer darfst du digital erfassen. Der Eigenbeleg wird elektronisch autorisiert, nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentiert sein, und er muss eindeutig mit der Rechnung verknüpft sein.
• Leistungszeitpunkt: Auch auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 € muss der Tag der Bewirtung stehen, obwohl § 33 UStDV ihn nicht verlangt.

Die Aufbewahrung folgt den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in digitaler Form. Wie das in der Praxis aussieht, erklärt der Ratgeber GoBD für Gründer.

Wie viel dürfen Geschenke an Kunden kosten?

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn alle Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr zusammen höchstens 50 € kosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Maßgeblich sind die Anschaffungskosten. Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt der Nettobetrag, als Kleinunternehmer der Bruttobetrag. Überschreitest du die Grenze, ist das Geschenk insgesamt nicht abziehbar, und die Vorsteuer darfst du dann ebenfalls nicht ziehen (§ 15 Abs. 1a UStG). Notiere zu jedem Geschenk Empfänger, Datum und Betrag, am besten in einer eigenen Liste.

Für den Empfänger kann ein Geschenk steuerpflichtig sein. Du kannst die Steuer für ihn pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG). Diese Wahl gilt dann einheitlich für alle Geschenke eines Jahres. Bei kleinen Aufmerksamkeiten lohnt sich vorher ein Blick auf die Aufzeichnungs­pflichten, damit der Aufwand im Verhältnis bleibt.

Was gilt für Betriebsfeiern und Essen mit Mitarbeitenden?

Für Betriebsfeiern gilt ein Freibetrag von 110 € je teilnehmendem Mitarbeiter und Veranstaltung, für bis zu zwei Feiern im Jahr, wenn alle Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils teilnehmen dürfen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

In die 110 € rechnest du alle Kosten der Feier einschließlich Umsatzsteuer ein, also Essen, Getränke, Raum, Musik und Fahrt, auch den Anteil für Begleitpersonen. Was darüber hinausgeht, ist Arbeitslohn. Du kannst ihn pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG), damit deine Mitarbeitenden nichts nachversteuern müssen.

Für dich als Arbeitgeber sind die Kosten der Feier Betriebsausgaben. Die 70-%-Grenze für Geschäftsessen gilt hier nicht, weil kein geschäftlicher Anlass mit Externen vorliegt. Sind auch Kunden dabei, teilst du die Kosten auf. Wie du Lohnsteuer und Pauschalen abrechnest, erklärt der Ratgeber Lohnabrechnung.

Wie organisierst du Bewirtungen von Anfang an richtig?

Bewirtungen organisierst du richtig, wenn du direkt nach dem Essen den Beleg prüfst, Anlass sowie Teilnehmer festhältst und die Kosten getrennt nach abziehbarem oder nicht abziehbarem Anteil buchst.

1. Rechnung prüfen. Noch am Tisch: maschinell erstellt, Speisen einzeln, Datum, ab 250 € dein Name.
2. Anlass und Teilnehmer notieren. Auf der Rückseite oder digital im Eigenbeleg.
3. Trinkgeld belegen. Lass es auf der Rechnung vermerken oder zahle es mit Karte.
4. Getrennt buchen. 70 % abziehbar, 30 % nicht abziehbar, Vorsteuer voll.
5. Geschenkliste führen. Empfänger, Datum, Betrag, damit du die 50-€-Grenze im Blick hast.

Im AVGS Gründercoaching richten wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir Belegablage und Buchhaltung so ein, dass solche Sonderfälle sauber laufen, bei Bewilligung ohne Kosten für dich. Prüfe deine Fördermöglichkeiten im Fördercheck. Wenn du nach der Gründung deine Zahlen besser lesen willst, hilft das Einzeltraining Zahlen verstehen.

Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. Ob eine Bewirtung in deinem Fall angemessen ist oder wie du eine gemischte Veranstaltung aufteilst, klärst du im Einzelfall mit einer Steuerberatung. Was das kostet, steht im Ratgeber Steuerberater für Gründer. Für Fragen zu deiner Gründung erreichst du uns im kostenlosen Erstgespräch.