Vorsteuerabzug: Wann du dir die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholst

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Was ist der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist das Recht eines regelbesteuerten Unternehmers, die Umsatzsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer für betriebliche Einkäufe mit der eigenen Umsatzsteuerschuld zu verrechnen (§ 15 UStG).

Vorsteuer heißt die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf zahlst. Auf deine eigenen Rechnungen schlägst du Umsatzsteuer auf. In der Umsatz­steuervoranmeldung rechnest du beides gegeneinander: Umsatzsteuer minus Vorsteuer ergibt deine Zahllast. Ist die Vorsteuer höher, etwa im Gründungsmonat mit vielen Anschaffungen, bekommst du Geld vom Finanzamt zurück.

Für dich als Unternehmer ist die Umsatzsteuer deshalb im Idealfall ein durchlaufender Posten. Wie das System insgesamt funktioniert, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Welche Voraussetzungen gelten für den Vorsteuerabzug?

Für den Vorsteuerabzug brauchst du vier Voraussetzungen: Du bist Unternehmer, die Leistung wurde für dein Unternehmen erbracht, du hast eine ordnungsgemäße Rechnung und die Leistung dient nicht steuerfreien Umsätzen.

1. Unternehmer. Du übst eine selbstständige, nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen aus und bist nicht Kleinunternehmer.
2. Leistung für dein Unternehmen. Ein anderer Unternehmer hat an dich geliefert oder eine Leistung für deinen Betrieb erbracht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).
3. Ordnungsgemäße Rechnung. Du besitzt eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist.
4. Keine steuerfreien Ausgangsumsätze. Verwendest du die Leistung für steuerfreie Umsätze, etwa Heilbehandlungen oder bestimmte Bildungsleistungen, ist der Abzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 UStG).

Den Zeitpunkt bestimmen Leistung und Rechnung. Liegen beide vor, ziehst du die Vorsteuer in der Voranmeldung für diesen Zeitraum ab, auch wenn du noch nicht bezahlt hast. Bei Anzahlungen vor der Leistung brauchst du eine Rechnung und die Zahlung. Kein Vorsteuerabzug gibt es außerdem für Kosten, die schon ertragsteuerlich nicht abziehbar sind, etwa Geschenke über 50 € (§ 15 Abs. 1a UStG). Die Ausnahme sind Bewirtungskosten: Hier ist die Vorsteuer voll abziehbar.

Was muss auf der Rechnung stehen, damit ich Vorsteuer ziehen darf?

Damit du Vorsteuer ziehen darfst, muss die Rechnung die zehn Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten, soweit sie zutreffen, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen vier Angaben nach § 33 UStDV.

Normale Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)	Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§ 33 UStDV)
Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger	Name und Anschrift des Lieferanten
Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten	entfällt
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer	Ausstellungsdatum
Menge und Art der Lieferung oder Leistung	Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	entfällt
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag	Bruttobetrag und Steuersatz

Prüfe jede Eingangsrechnung, bevor du sie bezahlst. Typische Mängel sind fehlende Leistungszeiträume, eine falsche Firmenbezeichnung oder ein ungenauer Leistungstext wie „Beratung“ ohne Zeitraum. Bitte in solchen Fällen um eine berichtigte Rechnung. Was du selbst auf deine Rechnungen schreiben musst, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.

E-Rechnung und Vorsteuer

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen im Inland empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und 2028 für alle. Bis dahin dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verwendet werden. Wo die E-Rechnung nach der Übergangszeit Pflicht ist, gilt eine andere Rechnungsform nicht mehr als ordnungsgemäß. Welche Folgen das für den Vorsteuerabzug hat, beschreibt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Alle Fristen im Ratgeber E-Rechnung.

Kann ich Vorsteuer schon vor der Gründung ziehen?

Vorsteuer kannst du schon vor der Gründung ziehen, weil deine Unternehmereigenschaft mit der ersten nach außen erkennbaren Vorbereitungshandlung beginnt, sofern du ernsthaft spätere Umsätze planst.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung beginnt die Unternehmereigenschaft mit dem ersten nach außen erkennbaren, auf eine Unternehmertätigkeit gerichteten Tätigwerden, wenn die spätere Ausführung entgeltlicher Leistungen beabsichtigt ist (Abschnitt 2.6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Die Absicht musst du durch objektive Merkmale belegen. Typische Vorbereitungshandlungen sind:

• Kauf von Ausstattung, Computer, Werkzeug oder Ware vor dem ersten Kunden
• Website, Logo, Visitenkarten und erste Werbung
• Miete und Umbau von Geschäftsräumen
• Gründungsberatung, die du selbst bezahlst, Marktanalysen, Gutachten

Kommt es später nicht zu Umsätzen, entfällt die Unternehmereigenschaft nach dem Anwendungserlass nicht rückwirkend, außer bei Betrug oder Missbrauch. Bewahre Unterlagen auf, die deine Gründungsabsicht zeigen: Businessplan, Angebote, Anmeldung beim Gewerbeamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Gib im Fragebogen an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst, denn davon hängt der Vorsteuerabzug ab.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, hilft dir das AVGS Gründercoaching, diese Entscheidungen vor dem Start zu treffen, bei Bewilligung durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter ohne Kosten für dich. Ob du die Voraussetzungen erfüllst, zeigt der Fördercheck. Ein voll über den Gutschein bezahltes Coaching enthält für dich keine Vorsteuer, weil du es nicht selbst bezahlst.

Was gilt bei gemischter Nutzung?

Bei gemischter Nutzung ist die Vorsteuer nur abziehbar, wenn du einen Gegenstand zu mindestens 10 % unternehmerisch nutzt, und dann je nach Art des Gegenstands voll mit Ausgleich über die private Nutzung oder anteilig.

• Unter 10 % unternehmerisch: Der Gegenstand gilt nicht als für dein Unternehmen bezogen, Vorsteuer gibt es keine (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG).
• Ab 10 % unternehmerisch: Du kannst einen beweglichen Gegenstand wie Auto, Laptop oder Smartphone deinem Unternehmen zuordnen und die volle Vorsteuer ziehen. Die private Nutzung versteuerst du dann laufend als unentgeltliche Wertabgabe.
• Grundstücke und Gebäude: Vorsteuer nur für den unternehmerisch genutzten Anteil (§ 15 Abs. 1b UStG).
• Laufende Kosten: Bei Handy- oder Internetverträgen ziehst du die Vorsteuer für den betrieblichen Anteil, den du nachvollziehbar schätzt.
• Steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze nebeneinander: Du teilst die Vorsteuer nach wirtschaftlicher Zuordnung auf (§ 15 Abs. 4 UStG).

Die Zuordnung eines gemischt genutzten Gegenstands solltest du früh und erkennbar treffen, spätestens mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Für den Firmenwagen gibt es eigene Regeln zur Privatnutzung, mehr im Ratgeber Firmenwagen.

Warum bekommen Kleinunternehmer keine Vorsteuer?

Kleinunternehmer bekommen keine Vorsteuer, weil ihre Umsätze seit 2025 steuerfrei sind und der Vorsteuerabzug für Leistungen, die steuerfreien Umsätzen dienen, gesetzlich ausgeschlossen ist (§ 19 Abs. 1 in Verbindung mit § 15 Abs. 2 UStG).

Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat (§ 19 Abs. 1 UStG). Die Umsatzsteuer auf Einkäufe ist für dich dann echter Aufwand. Planst du große Investitionen oder hast du überwiegend Geschäftskunden, kann ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein. An den Verzicht bist du mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). Die Abwägung erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Was ist eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG?

Eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG korrigiert den ursprünglichen Vorsteuerabzug anteilig, wenn sich innerhalb von fünf Jahren, bei Grundstücken zehn Jahren, die Verhältnisse für ein Wirtschaftsgut ändern.

Typische Fälle für Gründer sind der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung oder umgekehrt, der Übergang zu steuerfreien Umsätzen oder die Entnahme eines Gegenstands ins Privatvermögen. Wechselst du etwa im zweiten Jahr zur Regelbesteuerung, kannst du für ein noch genutztes Wirtschaftsgut einen Teil der Vorsteuer nachträglich geltend machen. Umgekehrt zahlst du anteilig zurück.

• Bagatellgrenze: Beträgt die Vorsteuer aus der Anschaffung höchstens 1.000 €, entfällt die Berichtigung (§ 44 Abs. 1 UStDV).
• Kleine Änderungen: Ändert sich die Nutzung um weniger als zehn Prozentpunkte, entfällt die Berichtigung für dieses Jahr, außer der Betrag übersteigt 1.000 € (§ 44 Abs. 2 UStDV).
• Zeitpunkt: Bis 6.000 € Berichtigungsbetrag im Jahr korrigierst du erst in der Jahreserklärung (§ 44 Abs. 3 UStDV).

Wie organisierst du den Vorsteuerabzug im Alltag?

Den Vorsteuerabzug organisierst du im Alltag mit einer festen Routine: Eingangsrechnungen sofort prüfen, auf deinen Betrieb ausstellen lassen, getrennt nach Steuersätzen buchen und monatlich oder vierteljährlich in der Voranmeldung abziehen.

• Rechnungen immer auf deinen Namen oder deine Firma mit vollständiger Anschrift ausstellen lassen
• Pflichtangaben vor der Zahlung prüfen, fehlerhafte Rechnungen sofort zurückgeben
• Vorsteuer im Zeitraum von Leistung und Rechnung abziehen, nicht erst bei Zahlung
• Privatanteile bei gemischt genutzten Verträgen einmal festlegen und dokumentieren
• E-Rechnungen im Originalformat aufbewahren
• bei Rechnungen ausländischer Anbieter prüfen, ob du die Steuer selbst schuldest

Für Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland schuldest du die Umsatzsteuer oft selbst und ziehst sie im selben Zuge als Vorsteuer ab, mehr dazu im Ratgeber Reverse Charge. Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, ob die Kleinunternehmerregelung oder die Regelbesteuerung besser passt und wie du Rechnungen sowie Voranmeldungen organisierst. Nach der Gründung behältst du mit dem Controlling-Paket für das erste Jahr deine Zahlen im Blick.

Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung. Bei Sonderfällen wie gemischt genutzten Immobilien, steuerfreien Umsätzen oder einer Vorsteuerberichtigung fragst du im Einzelfall eine Steuerberatung. Was das kostet, steht im Ratgeber Steuerberater für Gründer. Für Fragen zur Gründung erreichst du uns im kostenlosen Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung