Umsatz­steuervoranmeldung: Fristen, Rhythmus und Ablauf für Gründer

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Was ist die Umsatz­steuervoranmeldung?

Als regelbesteuerter Unternehmer berechnest du deinen Kunden Umsatzsteuer und ziehst die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen als Vorsteuer ab. Die Differenz zahlst du nicht erst am Jahresende, sondern laufend. Dafür meldest du dem Finanzamt regelmäßig, wie viel Umsatzsteuer entstanden ist und wie viel Vorsteuer du abziehst (§ 18 UStG). Die Zahlung nennt sich Umsatzsteuer-Vorauszahlung.

Nach Jahresende gibst du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab. Sie rechnet das Jahr endgültig ab, die Vorauszahlungen werden angerechnet.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben grundsätzlich keine Voranmeldungen ab. Eine Ausnahme sind Leistungen, für die sie selbst die Steuer schulden, etwa bei bestimmten Einkäufen von Unternehmen im Ausland. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Monatlich, vierteljährlich oder gar nicht?

Maßgeblich ist nicht dein Umsatz, sondern die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres, also Umsatzsteuer minus Vorsteuer. Die Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 angehoben:

Zahllast im Vorjahr	Voranmeldungszeitraum
mehr als 9.000 €	Kalendermonat
mehr als 2.000 € bis 9.000 €	Kalendervierteljahr
bis 2.000 €	Das Finanzamt kann dich von den Voranmeldungen befreien. Dann gibst du nur die Jahreserklärung ab.

Was gilt für Neugründer?

Grundsätzlich sieht § 18 Abs. 2 UStG vor, dass du im Gründungsjahr und im folgenden Kalenderjahr monatlich abgibst. Diese Regel ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. In dieser Zeit gilt:

• Im Gründungsjahr zählt die voraussichtliche Steuer, die du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angibst.
• Im Folgejahr wird die tatsächliche Steuer des Gründungsjahres auf ein volles Jahr hochgerechnet.

Liegt der Wert bei höchstens 9.000 €, gibst du also vierteljährlich ab. Die Aussetzung endet nach dem Gesetzeswortlaut mit dem Jahr 2026. Eine Verlängerung war bei Redaktionsschluss nicht beschlossen. Wer 2027 gründet, sollte deshalb mit monatlichen Voranmeldungen im Gründungsjahr und im Folgejahr rechnen. Wir aktualisieren diese Seite, sobald es Neuigkeiten gibt. Wie du die Angaben im Fragebogen machst, erklärt der Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER.

Fristen, Zahlung und Zuschläge

Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. Die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Zeitraum	Abgabe und Zahlung	mit Dauerfristverlängerung
Januar	10. Februar	10. März
1. Quartal	10. April	10. Mai
Oktober	10. November	10. Dezember
4. Quartal	10. Januar	10. Februar

• Säumniszuschlag: Zahlst du zu spät, fällt für jeden angefangenen Monat 1 % des auf volle 50 € abgerundeten Betrags an (§ 240 AO). Bei einer Überweisung gibt es eine Schonfrist von drei Tagen. Bei Zahlung mit Scheck oder bar gilt sie nicht. Mit einem SEPA-Lastschriftmandat an das Finanzamt bist du auf der sicheren Seite.
• Verspätungszuschlag: Gibst du die Voranmeldung zu spät ab, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO). Bei Voranmeldungen liegt das in seinem Ermessen.
• Schätzung: Gibst du gar nicht ab, darf das Finanzamt die Steuer schätzen.

Dauerfristverlängerung: ein Monat mehr Zeit

Mit der Dauerfristverlängerung verschieben sich Abgabe und Zahlung jeweils um einen Monat (§ 46 UStDV). Das verschafft dir Luft, gerade wenn Belege erst spät eintreffen.

• Antrag: Du stellst ihn elektronisch über ELSTER, spätestens bis zu dem Tag, an dem die erste Voranmeldung abzugeben wäre, für die die Verlängerung gelten soll (§ 48 UStDV). Für monatliche Abgeber ist das in der Regel der 10. Februar.
• Monatliche Abgeber: Sie leisten jedes Jahr eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV). Bei Gründern zählen die voraussichtlichen Vorauszahlungen. Die Sondervorauszahlung wird in der Regel mit der Voranmeldung für Dezember verrechnet.
• Vierteljährliche Abgeber: Für sie gibt es keine Sondervorauszahlung.
• Dauer: Die Verlängerung gilt, bis du sie widerrufst oder das Finanzamt sie widerruft.

So berechnest du die Zahllast

Die Rechnung ist immer gleich: Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen minus Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen.

Position im Quartal	Netto	Steuer
Ausgangsrechnungen zu 19 %	9.000 €	1.710 €
Ausgangsrechnungen zu 7 %	1.000 €	70 €
Vorsteuer aus Einkäufen	2.500 €	− 475 €
Zahllast an das Finanzamt		1.305 €

Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, etwa nach einer großen Anschaffung, erstattet dir das Finanzamt den Unterschied.

Soll- oder Ist-Versteuerung

Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuer, sobald du deine Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat. Das heißt Soll-Versteuerung. Mit der Ist-Versteuerung meldest du die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld eingegangen ist. Beantragen können sie Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und Freiberufler unabhängig vom Umsatz (§ 20 UStG). Für Gründer mit langen Zahlungszielen ist das eine spürbare Entlastung der Liquidität.

Voranmeldung in ELSTER: Schritt für Schritt

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung in ELSTER erledigst du, indem du die Belege sammelst, die Rechnungen prüfst, die Werte ins Formular einträgst, die Meldung übermittelst und die Zahllast bis zum Fälligkeitstag zahlst.

1. Belege des Zeitraums sammeln. Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, sortiert nach Steuersatz.
2. Rechnungen prüfen. Nur Eingangsrechnungen mit allen Pflichtangaben berechtigen zum Vorsteuerabzug.
3. Formular öffnen. In ELSTER unter „Formulare und Leistungen“ die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Jahr wählen.
4. Werte eintragen. Nettoumsätze nach Steuersatz, Vorsteuer und gegebenenfalls Umsätze, für die du selbst die Steuer schuldest.
5. Prüfen und übermitteln. ELSTER berechnet die Zahllast. Die Übermittlungsbestätigung speicherst du ab.
6. Zahlen. Bis zum Fälligkeitstag überweisen oder per Lastschrift einziehen lassen.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Typische Fehler bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind falsch gemeldete Umsätze, Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen, vergessene Auslandsleistungen, übersehene Privatanteile sowie fehlende Rücklagen für die Umsatzsteuer.

• Umsatz nach Zahlungseingang gemeldet: Bei Soll-Versteuerung zählt die erbrachte Leistung, nicht der Geldeingang. Wer das vermeiden will, beantragt die Ist-Versteuerung.
• Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen: Fehlt etwa die Steuernummer oder das Leistungsdatum, kann das Finanzamt den Abzug verweigern. Lass solche Rechnungen korrigieren.
• Auslandsleistungen vergessen: Bei Onlinewerbung, Software oder Plattformgebühren von Anbietern im EU-Ausland schuldest du oft selbst die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Sie gehört in die Voranmeldung.
• Privatanteile übersehen: Nutzt du betriebliche Gegenstände auch privat, ist darauf unter Umständen Umsatzsteuer abzuführen.
• Kein Geld zurückgelegt: Die Umsatzsteuer gehört nicht dir. Lege sie bei jedem Zahlungseingang beiseite, am besten auf einem eigenen Konto.

Nicht vergessen: die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Nach Ablauf des Jahres gibst du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab (§ 18 Abs. 3 UStG). Darin rechnest du das ganze Jahr ab und korrigierst Fehler aus den Voranmeldungen. Ergibt sich eine Nachzahlung, ist sie einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig. Für die Abgabe gelten dieselben Fristen wie für die Einkommen­steuererklärung: Für das Jahr 2025 war es ohne Beratung der 31. Juli 2026, mit Steuerberatung ist es der 1. März 2027. Mehr dazu im Ratgeber Steuererklärung für Selbstständige. Die gezahlte und erstattete Umsatzsteuer taucht außerdem in deiner EÜR auf.

Wie die Umsatzsteuer insgesamt funktioniert, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer. Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir die steuerlichen Abläufe, damit Voranmeldung und Liquiditätsplanung zusammenpassen. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.