EÜR erstellen: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Schritt für Schritt

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Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Die EÜR ist die einfache Form der Gewinnermittlung. Du stellst alle Betriebseinnahmen eines Jahres den Betriebsausgaben gegenüber. Was übrig bleibt, ist dein Gewinn. Ist das Ergebnis negativ, hast du einen Verlust, den du mit anderen Einkünften verrechnen oder in andere Jahre übertragen kannst.

Anders als bei der Bilanz brauchst du keine doppelte Buchführung, keine Inventur und keinen Jahresabschluss. Du musst aber trotzdem ordentlich aufzeichnen: Jede Einnahme und jede Ausgabe braucht einen Beleg, und die Aufzeichnungen müssen vollständig, zeitnah und nachvollziehbar sein. Diese Anforderungen fasst die Finanzverwaltung in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form zusammen, kurz GoBD.

Wer darf die EÜR nutzen?

Die EÜR dürfen Freiberufler immer nutzen, Gewerbetreibende ohne Handels­registereintrag bis zur Aufforderung des Finanzamts zur Buchführung, eingetragene Kaufleute nur unterhalb der Grenzen, UG und GmbH dagegen nie.

Wer	EÜR möglich?
Freiberufler, zum Beispiel Beraterin, Designer, Übersetzerin, Dozent	Ja, unabhängig von Umsatz und Gewinn
Gewerbetreibende ohne Handels­registereintrag	Ja, bis das Finanzamt sie wegen mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn zur Buchführung auffordert (§ 141 AO)
Eingetragene Kaufleute (e. K.)	Nur, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben (§ 241a HGB)
GbR aus Freiberuflern oder Kleingewerbetreibenden	In der Regel ja
UG und GmbH	Nein, immer Bilanz

Wichtig für Gewerbetreibende: Die Pflicht nach § 141 AO beginnt nicht automatisch. Das Finanzamt teilt sie dir mit, und sie gilt ab dem Wirtschaftsjahr, das auf diese Mitteilung folgt. Für die allermeisten Gründungen spielt das in den ersten Jahren keine Rolle. Welche Rechtsform zu dir passt, liest du im Ratgeber Rechtsformen im Vergleich.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

In der EÜR zählt der Zeitpunkt der Zahlung (§ 11 EStG). Eine Einnahme erfasst du in dem Jahr, in dem das Geld auf deinem Konto eingeht. Eine Ausgabe in dem Jahr, in dem du sie bezahlst. Wann die Leistung erbracht oder die Rechnung geschrieben wurde, ist für die EÜR unerheblich.

Es gibt zwei wichtige Ausnahmen:

• Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und gezahlt werden, gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Als kurz gilt ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen.
• Anlagevermögen wie ein teurer Laptop, ein Fahrzeug oder Maschinen setzt du nicht im Jahr der Zahlung voll ab, sondern verteilst die Kosten über die Nutzungsdauer. Dazu weiter unten mehr.

Was gehört zu den Betriebseinnahmen?

Zu den Betriebseinnahmen in der EÜR gehören Honorare, Verkaufserlöse, vereinnahmte oder erstattete Umsatzsteuer, Erlöse aus verkauftem Anlagevermögen sowie die private Nutzung betrieblicher Gegenstände, nicht aber Einlagen, Darlehen oder der Gründungszuschuss.

Einnahme	Behandlung in der EÜR
Honorare und Verkaufserlöse	Betriebseinnahme im Jahr des Geldeingangs
Vereinnahmte Umsatzsteuer (bei Regelbesteuerung)	Betriebseinnahme, gesondert ausgewiesen
Umsatzsteuer-Erstattung vom Finanzamt	Betriebseinnahme
Verkauf von Anlagevermögen	Erlös als Einnahme, Restbuchwert als Ausgabe
Private Nutzung betrieblicher Gegenstände	Entnahme, wird als Einnahme angesetzt
Private Einlagen, etwa Erspartes auf das Geschäftskonto	keine Betriebseinnahme
Darlehen	keine Betriebseinnahme, Zinsen sind aber Ausgaben
Gründungszuschuss	steuerfrei, gehört nicht als Einnahme in die EÜR

Was gehört zu den Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch deine Selbstständigkeit veranlasst sind: Wareneinkauf, Fremdleistungen, Miete für Büroräume, Software, Werbung, Versicherungen für den Betrieb, Fortbildung, Steuerberatung, Fahrtkosten und vieles mehr. Eine ausführliche Übersicht mit Sonderregeln, etwa für Geschenke und Bewirtung, findest du im Ratgeber Betriebsausgaben absetzen. Wie du das Arbeiten zu Hause berücksichtigst, erklärt der Ratgeber Homeoffice absetzen.

Abschreibung von Anlagevermögen

• Bis 250 € netto: sofort als Betriebsausgabe.
• Bis 800 € netto: als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort absetzbar, wenn der Gegenstand selbstständig nutzbar ist. Über 250 € musst du ihn in einem Verzeichnis aufführen, sofern das nicht aus der Buchhaltung hervorgeht (§ 6 Abs. 2 EStG).
• Sammelposten: Alternativ kannst du Gegenstände von mehr als 250 € bis 1.000 € in einen Sammelposten geben und über fünf Jahre mit je einem Fünftel abschreiben (§ 6 Abs. 2a EStG). Die Wahl gilt einheitlich für alle Anschaffungen eines Jahres.
• Darüber: Abschreibung über die Nutzungsdauer nach der amtlichen AfA-Tabelle (§ 7 EStG). Für Computerhardware und Software lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu.

Umsatzsteuer in der EÜR

Bist du regelbesteuert, läuft die Umsatzsteuer in der EÜR mit: Die eingenommene Umsatzsteuer ist eine Betriebseinnahme. Die gezahlte Vorsteuer und deine Zahlungen an das Finanzamt sind Betriebsausgaben. Unter dem Strich gleicht sich das aus, solange alle Zahlungen im selben Jahr liegen. Als Kleinunternehmer setzt du deine Ausgaben einfach brutto an, eine Vorsteuer gibt es für dich nicht. Mehr dazu im Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Beispiel: Eine einfache EÜR

Ein freiberuflicher Webdesigner im ersten vollen Jahr als Kleinunternehmer, vereinfacht:

Position	Betrag
Honorare (Geldeingang im Jahr)	22.400 €
Software und Hosting	− 960 €
Laptop (1.200 €, Nutzungsdauer ein Jahr)	− 1.200 €
Berufshaftpflicht	− 290 €
Werbung und Website	− 650 €
Homeoffice-Tagespauschale (150 Tage × 6 €)	− 900 €
Fahrten zu Kunden (1.000 km × 0,30 €)	− 300 €
Gewinn	18.100 €

Seine Krankenversicherung gehört nicht in die EÜR, sondern als Sonderausgabe in die Einkommen­steuererklärung.

Verlust im Gründungsjahr

Gerade im ersten Jahr übersteigen die Ausgaben oft die Einnahmen. Ein Verlust aus der EÜR wird zunächst mit deinen anderen Einkünften desselben Jahres verrechnet, etwa mit Lohn aus einer früheren Anstellung. Bleibt danach ein Verlust übrig, kann er in das Vorjahr zurückgetragen oder in die Folgejahre vorgetragen werden. Das Finanzamt stellt ihn dafür gesondert fest. Gib die Steuererklärung deshalb auch dann ab, wenn du im ersten Jahr kaum etwas verdient hast.

Häufige Fehler in der EÜR

• Private und betriebliche Zahlungen vermischt: Ein eigenes Geschäftskonto macht die EÜR deutlich übersichtlicher.
• Teure Anschaffungen sofort abgesetzt: Anlagegüter über 800 € netto werden abgeschrieben, außer Computerhardware und Software mit einjähriger Nutzungsdauer.
• Zahlungen dem falschen Jahr zugeordnet: Prüfe besonders Zahlungen rund um den Jahreswechsel.
• Einlagen als Einnahmen gebucht: Geld, das du privat auf das Geschäftskonto überweist, erhöht nicht deinen Gewinn.
• Belege fehlen: Ohne Beleg kann das Finanzamt eine Ausgabe streichen.

Anlage EÜR in ELSTER übermitteln

Die Anlage EÜR übermittelst du elektronisch über ELSTER zusammen mit deiner Einkommen­steuererklärung, nachdem du das Jahr abgeschlossen, das Anlagevermögen geprüft sowie die Summen den Zeilen zugeordnet hast.

1. Jahr abschließen. Alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres erfassen, offene Belege nachholen, Kontoauszüge abgleichen.
2. Anlagevermögen prüfen. Abschreibungen berechnen und das Anlageverzeichnis aktualisieren.
3. Anlage EÜR ausfüllen. In ELSTER oder deiner Buchhaltungssoftware die Summen den vorgegebenen Zeilen zuordnen.
4. Mit der Einkommen­steuererklärung einreichen. Zusammen mit Hauptvordruck und Anlage G oder S. Die Anlage EÜR ist elektronisch zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV).
5. Belege aufbewahren. Buchungsbelege acht Jahre, Aufzeichnungen zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO).

Welche Fristen für die Abgabe gelten, liest du im Ratgeber Steuererklärung für Selbstständige. Wenn du die Buchhaltung von Anfang an monatlich pflegst, ist die EÜR am Jahresende in wenigen Stunden fertig.

Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, wie du deine Buchhaltung aufsetzt, Belege ablegst und Rücklagen für Steuern planst. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an.