Umsatzsteuer für Gründer: Was du von Anfang an wissen solltest
Die Umsatzsteuer begleitet dich ab deiner ersten Rechnung, es sei denn, du bist Kleinunternehmer. Hier erfährst du, wie das System funktioniert, welcher Steuersatz gilt, wann du Vorsteuer abziehen darfst, was auf eine Rechnung gehört und was die E-Rechnungspflicht für dich bedeutet.
Das Wichtigste in Kürze
- Durchlaufender Posten: Du nimmst die Umsatzsteuer von deinen Kunden ein und gibst sie, abzüglich Vorsteuer, an das Finanzamt weiter.
- Steuersätze: 19 % als Regelsatz, 7 % ermäßigt, zum Beispiel für Bücher und seit 2026 für Speisen in der Gastronomie.
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.
- Vorsteuer: nur mit ordnungsgemäßer Rechnung.
- E-Rechnung: Empfang seit 2025 Pflicht. Ausstellen ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen.
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Wie funktioniert die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer, oft Mehrwertsteuer genannt, zahlt am Ende der Endverbraucher. Unternehmen sammeln sie nur ein. Für dich als regelbesteuerten Unternehmer ist sie deshalb ein durchlaufender Posten: Du schlägst sie auf deine Preise auf, ziehst die Umsatzsteuer aus deinen eigenen Einkäufen als Vorsteuer ab und führst die Differenz an das Finanzamt ab.
Ein häufiger Anfängerfehler ist, die eingenommene Umsatzsteuer als eigenes Geld zu betrachten. Lege sie bei jedem Zahlungseingang zur Seite. Wann und wie du sie meldest, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuervoranmeldung.
Musst du überhaupt Umsatzsteuer berechnen?
Grundsätzlich ja, ab deinem ersten Umsatz. Es gibt aber zwei wichtige Ausnahmen.
Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 bist du Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 UStG). Im Gründungsjahr zählt dein tatsächlicher Umsatz, er darf 25.000 € nicht übersteigen. Hochgerechnet wird nicht mehr. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 € oder im Gründungsjahr die 25.000 €, wirst du ab diesem Umsatz regelbesteuert. Lag dein Vorjahresumsatz bei höchstens 25.000 € und überschreitest du im laufenden Jahr nur die 25.000 €, nicht aber die 100.000 €, bleibst du bis Jahresende Kleinunternehmer.
Die Regelung ist freiwillig. Ob sie für dich passt und wann ein Verzicht sinnvoll ist, erklären wir ausführlich im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
Steuerfreie Umsätze
Manche Leistungen sind von Gesetzes wegen steuerfrei (§ 4 UStG), etwa Heilbehandlungen durch Ärzte und Heilpraktiker, bestimmte Bildungsleistungen, Versicherungsvermittlung oder die Vermietung von Wohnraum. Wer steuerfreie Umsätze ausführt, darf dafür in der Regel auch keine Vorsteuer abziehen. Ob deine Tätigkeit darunter fällt, solltest du vor dem Start klären.
19 oder 7 Prozent: Welcher Satz gilt?
Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, der ermäßigte Satz 7 % (§ 12 UStG). Der ermäßigte Satz gilt nur für die im Gesetz aufgezählten Fälle.
| 19 % (Regelsatz) | 7 % (ermäßigt, Auswahl) |
|---|---|
| Beratung, Coaching, IT, Marketing, Design | die meisten Lebensmittel |
| Handwerksleistungen | Bücher, Zeitungen, E-Books |
| Software, Apps, Webdesign | Speisen in Restaurants, Cafés und beim Catering seit 1. Januar 2026 |
| Getränke, auch in der Gastronomie | Übernachtungen im Hotel, nicht das Frühstück |
| Elektronik, Kleidung, Möbel | Personennahverkehr |
| Vermittlungsleistungen | bestimmte Kulturleistungen |
Die Abgrenzung ist im Detail oft schwierig, etwa bei Kombiangeboten oder in der Gastronomie. Gründest du ein Café, einen Foodtruck oder einen Onlineshop mit gemischtem Sortiment, lass die Steuersätze vorher prüfen.
Vorsteuerabzug: Was du zurückbekommst
Als regelbesteuerter Unternehmer darfst du die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen als Vorsteuer abziehen (§ 15 UStG). Voraussetzungen:
- Die Leistung ist für dein Unternehmen bestimmt.
- Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben.
- Die Leistung wurde ausgeführt, bei Anzahlungen genügt die Zahlung.
- Du führst keine steuerfreien Umsätze aus, die den Abzug ausschließen.
Bei gemischt genutzten Gegenständen, etwa Handy oder Auto, ist der Abzug nur für den betrieblichen Anteil möglich. Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuer abziehen.
Was gehört auf eine Rechnung?
Eine vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthält:
- Namen und Anschriften. Von dir und von deinem Kunden.
- Steuernummer oder USt-IdNr. Deine eigene.
- Ausstellungsdatum. Der Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
- Rechnungsnummer. Fortlaufend und einmalig.
- Leistung. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung.
- Leistungszeitpunkt. Datum oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.
- Entgelt. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vereinbarte Rabatte.
- Steuersatz und Steuerbetrag. Oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Sonderhinweise. Etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV). Kleinunternehmer schreiben vereinfachte Rechnungen mit Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV). Weist du zu viel oder unberechtigt Umsatzsteuer aus, schuldest du sie trotzdem (§ 14c UStG).
E-Rechnung: Was gilt für dich?
Seit 2025 wird die elektronische Rechnung bei Geschäften zwischen inländischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Gemeint ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, ein einfaches PDF zählt nicht dazu.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen sind weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen verwenden. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht zur Ausstellung für alle inländischen B2B-Umsätze |
Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden. Verbände haben eine Verschiebung der Stufe 2027 gefordert. Beschlossen war das bei Redaktionsschluss nicht. Für die meisten Gründer heißt das: E-Rechnungen jetzt empfangen und ablegen können, das Ausstellen spätestens bis 2028 vorbereiten. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.
Geschäfte mit dem Ausland
Arbeitest du für Unternehmen in anderen EU-Staaten, schuldet bei vielen Dienstleistungen der Kunde die Umsatzsteuer. Du schreibst dann eine Nettorechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und beiden USt-IdNr. Umgekehrt gilt: Beziehst du Leistungen von Unternehmen im Ausland, etwa Onlinewerbung oder Software-Abos, schuldest oft du die deutsche Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer. Die USt-IdNr. beantragst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, mehr dazu im Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER.
Typische Fehler bei der Umsatzsteuer
Typische Fehler bei der Umsatzsteuer sind, sie als Einnahme zu verplanen, einen falschen Steuersatz zu wählen, Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen zu ziehen oder als Kleinunternehmer Steuer auszuweisen.
- Umsatzsteuer als Einnahme verplant: Sie gehört dem Finanzamt. Lege sie bei jedem Zahlungseingang zurück.
- Falscher Steuersatz: Nur die im Gesetz aufgezählten Leistungen sind ermäßigt. Im Zweifel gilt 19 %.
- Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen: Fehlt eine Pflichtangabe, lass die Rechnung vom Lieferanten korrigieren, bevor du die Vorsteuer ziehst.
- Kleinunternehmer mit Steuerausweis: Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet sie trotzdem.
- Grenze übersehen: Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet, muss ab dem überschreitenden Umsatz Umsatzsteuer berechnen, auch rückwirkend in der Abrechnung mit dem Finanzamt.
- Privatanteile vergessen: Nutzt du betriebliche Gegenstände auch privat, kann dafür Umsatzsteuer anfallen.
Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir, ob die Kleinunternehmerregelung passt, wie deine Rechnungen aussehen müssen und wie du die Umsatzsteuer im Finanzplan abbildest. Ob Einzelunternehmen oder Gesellschaft, liest du im Ratgeber Einzelunternehmen gründen. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.
Maximilian Ossot, Mitgründer von Firmenkompass, verantwortet die Ratgeber-Redaktion und hat diesen Ratgeber fachlich geprüft. Die Inhalte stimmen wir mit unseren Coaches ab. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; über Förderungen entscheiden Agentur für Arbeit und Jobcenter im Einzelfall.
Quellen
- § 12 UStG – Steuersätze
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
- § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer
- § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- § 4 UStG – Steuerbefreiungen
- § 27 UStG – Übergangsvorschriften (Abs. 38: E-Rechnung)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- Haufe: Steueränderungsgesetz 2025 (7 % auf Speisen in der Gastronomie)
Kurz beantwortet
Ab wann muss ich Umsatzsteuer berechnen?
Ab deinem ersten Umsatz, wenn du nicht Kleinunternehmer bist. Kleinunternehmer bist du im Gründungsjahr, solange dein tatsächlicher Umsatz 25.000 € nicht übersteigt. In den Folgejahren gelten 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
Ist Umsatzsteuer dasselbe wie Mehrwertsteuer?
Ja, Umsatzsteuer ist dasselbe wie Mehrwertsteuer. Umsatzsteuer ist der rechtliche Begriff, Mehrwertsteuer der umgangssprachliche. Gemeint ist dieselbe Steuer.
Was passiert, wenn ich zu viel Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweise?
Du schuldest den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er zu hoch ist (§ 14c UStG). Korrigiere die Rechnung gegenüber deinem Kunden, dann kannst du den Betrag berichtigen.
Gilt für Restaurants jetzt 7 %?
Für Speisen in der Gastronomie gilt seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %. Getränke werden weiter mit 19 % besteuert.
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Ab 2027 nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag und du an Unternehmen im Inland fakturierst. Ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Brauche ich eine USt-IdNr.?
Nur, wenn du mit Unternehmen in anderen EU-Staaten handelst oder dort Leistungen beziehst. Du kannst sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen.
Kann ich Vorsteuer auch aus Kassenbons ziehen?
Ja, wenn es eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto ist. Sie braucht unter anderem den Namen des Verkäufers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
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