Steuererklärung für Selbstständige: Formulare, Fristen und Ablauf

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Wer muss eine Steuererklärung abgeben?

Als Selbstständiger, egal ob Gewerbetreibender oder Freiberufler, bist du in aller Regel zur Abgabe einer Einkommen­steuererklärung verpflichtet. Grundlage sind § 25 EStG und § 56 EStDV: Bei Einzelveranlagung besteht die Pflicht, wenn der Gesamtbetrag deiner Einkünfte über dem Grundfreibetrag liegt. Außerdem musst du abgeben, wenn das Finanzamt dich dazu auffordert, und das tut es bei Selbstständigen regelmäßig.

Weil du Gewinneinkünfte hast, musst du die Erklärung elektronisch übermitteln (§ 25 Abs. 4 EStG). Das geht kostenlos über ELSTER oder über eine Steuersoftware. Papier lässt das Finanzamt nur in Härtefällen auf Antrag zu.

Der Grundfreibetrag ist der Teil deines zu versteuernden Einkommens, auf den keine Einkommensteuer anfällt. Er beträgt 12.096 € für 2025 und 12.348 € für 2026, bei Zusammenveranlagung das Doppelte. Gerade im Gründungsjahr mit geringem Gewinn zahlst du deshalb oft wenig oder keine Einkommensteuer. Die Erklärung musst du trotzdem abgeben.

Welche Formulare brauchst du?

Als Selbstständiger brauchst du den Hauptvordruck, die Anlage G oder S, die Anlage EÜR sowie fast immer die Anlage Vorsorgeaufwand, je nach Fall auch die Umsatzsteuer- oder Gewerbe­steuererklärung.

Formular	Wofür	Wer
Hauptvordruck (ESt 1 A)	Persönliche Angaben, Familienstand, Bankverbindung	alle
Anlage G	Einkünfte aus Gewerbebetrieb	Gewerbetreibende
Anlage S	Einkünfte aus selbstständiger Arbeit	Freiberufler
Anlage EÜR	Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben	alle ohne Bilanz
Anlage Vorsorgeaufwand	Kranken-, Pflege-, Renten- und weitere Versicherungen	fast alle
Anlage N	Lohn aus einer Anstellung	wer im selben Jahr angestellt war
Umsatzsteuer-Jahreserklärung	Jahresabrechnung der Umsatzsteuer	regelbesteuerte Unternehmer, nicht Kleinunternehmer
Gewerbe­steuererklärung	Grundlage für die Gewerbesteuer der Gemeinde	Gewerbetreibende, in der Regel wenn der Gewinn über dem Freibetrag von 24.500 € liegt

Den Gewinn ermitteln die meisten Gründerinnen und Gründer mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wie du sie erstellst, erklären wir im Ratgeber EÜR erstellen. Kleinunternehmer geben grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr ab, mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Welche Fristen gelten für 2025 und 2026?

Die regulären Fristen stehen in § 149 AO: Ohne Beratung gibst du bis zum Ende des siebten Monats nach Ablauf des Jahres ab. Erstellt eine Steuerberatung deine Erklärung, gilt der letzte Februartag des übernächsten Jahres. Die Verlängerungen aus der Corona-Zeit sind ausgelaufen, ab dem Steuerjahr 2025 gelten wieder die regulären Fristen. Fällt das Fristende auf ein Wochenende, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.

Steuerjahr	Ohne Steuerberatung	Mit Steuerberatung
2025	31. Juli 2026 (abgelaufen)	1. März 2027
2026	2. August 2027	29. Februar 2028

Das Finanzamt kann die Erklärung auch früher anfordern. Und wer zu spät abgibt, riskiert einen Verspätungszuschlag von 0,25 % der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens 25 € pro Monat (§ 152 AO). In vielen Fällen liegt die Festsetzung im Ermessen des Finanzamts, nach längerer Verspätung ist sie Pflicht. Schaffst du eine Frist nicht, stelle vorher einen begründeten Antrag auf Fristverlängerung.

Schritt für Schritt zur fertigen Erklärung

Zur fertigen Steuererklärung kommst du, indem du Belege sammelst, die EÜR erstellst, Privatanteile sowie Vorsorgeaufwand klärst, die Formulare in ELSTER ausfüllst, alles auf Plausibilität prüfst und fristgerecht übermittelst.

1. Belege vollständig sammeln. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Versicherungsnachweise und Bescheide der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters.
2. EÜR erstellen. Einnahmen und Betriebsausgaben des Jahres nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip zusammenstellen, Abschreibungen berechnen.
3. Privatanteile prüfen. Bei Handy, Internet oder Auto nur den betrieblichen Anteil ansetzen.
4. Vorsorgeaufwand zusammenstellen. Beiträge zu Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung gehören in die Anlage Vorsorgeaufwand, nicht in die EÜR.
5. Formulare in ELSTER ausfüllen. Viele Daten, etwa Lohnersatzleistungen oder Versicherungsbeiträge, liegen dem Finanzamt bereits elektronisch vor. Über den Belegabruf in ELSTER kannst du sie einsehen und übernehmen.
6. Plausibilität prüfen. Passt der Gewinn zu deinen Kontoständen und zu deinem Finanzplan?
7. Fristgerecht übermitteln. Danach kommt der Steuerbescheid, oft mit neuen Vorauszahlungen.

Was mindert deinen Gewinn und was deine Steuer?

Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn in der EÜR, Sonderausgaben wie die Beiträge zur Kranken-, Pflege- oder Rentenversicherung mindern dein Einkommen außerhalb der EÜR. Im Einzelnen gilt:

• Betriebsausgaben mindern den Gewinn in der EÜR: Arbeitsmittel, Software, Werbung, Fortbildung, betriebliche Versicherungen, Steuerberatung. Eine Übersicht findest du im Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.
• Sonderausgaben mindern das Einkommen außerhalb der EÜR: vor allem Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung. Wie du die Krankenversicherung als Selbstständiger planst, liest du im Ratgeber Krankenversicherung für Selbstständige.
• Arbeiten zu Hause: Tagespauschale von 6 € pro Tag, höchstens 1.260 € im Jahr, oder in Ausnahmefällen ein häusliches Arbeitszimmer. Details im Ratgeber Homeoffice absetzen.

Fahrtkosten richtig ansetzen

Bei Fahrten mit dem privaten Auto kommt es darauf an, wohin du fährst:

Fahrt	Was du ansetzt
Wohnung zu deiner festen Betriebsstätte, etwa zum eigenen Büro	Entfernungspauschale: ab 2026 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer, nur einfache Strecke. 2025 galten 0,30 € und ab dem 21. Kilometer 0,38 €.
Geschäftsreisen, etwa zu Kunden oder Seminaren	tatsächliche Kosten oder pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer, also Hin- und Rückweg

Ein häufiger Fehler ist, die Entfernungspauschale auch für Kundentermine zu verwenden oder für den Weg ins Büro beide Strecken zu zählen. Führe ein einfaches Fahrtenprotokoll mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern.

Das erste Jahr nach der Arbeitslosigkeit

Viele Gründerinnen und Gründer starten aus der Arbeitslosigkeit. Im ersten Steuerjahr kommen dann mehrere Einkunftsquellen zusammen:

• Arbeitslosengeld aus den Monaten vor der Gründung ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt (§ 32b EStG). Es erhöht also den Steuersatz auf deine übrigen Einkünfte. Die Agentur für Arbeit übermittelt die Beträge elektronisch an das Finanzamt.
• Gründungszuschuss ist steuerfrei (§ 3 Nr. 2 EStG) und steht nicht im Katalog des Progressionsvorbehalts.
• Lohn aus einer Anstellung im selben Jahr gibst du in der Anlage N an.

Hast du vor der Gründung schon Ausgaben für dein Vorhaben gehabt, etwa für Laptop, Website oder Fachliteratur, können das vorweggenommene Betriebsausgaben sein. Bewahre die Belege deshalb von Anfang an auf.

Vorauszahlungen und Rücklagen

Nach deiner steuerlichen Erfassung oder dem ersten Steuerbescheid kann das Finanzamt Einkommensteuer-Vorauszahlungen festsetzen. Sie sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 EStG). Festgesetzt werden sie nur, wenn sie mindestens 400 € im Jahr und mindestens 100 € pro Termin betragen. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer-Vorauszahlungen an die Gemeinde. Läuft dein Geschäft deutlich schlechter oder besser als geplant, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen. Lege dafür eine aktuelle Gewinnübersicht bei.

Ein Klassiker im zweiten Jahr: Der erste Steuerbescheid bringt eine Nachzahlung für das Vorjahr und gleichzeitig höhere Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Lege deshalb von Anfang an einen festen Anteil deines Gewinns zurück. Wie hoch er sein sollte, hängt von deinem Einkommen ab, rechne es in deinem Finanzplan durch. Gewerbetreibende können die gezahlte Gewerbesteuer teilweise auf die Einkommensteuer anrechnen (§ 35 EStG), bis zum 4,0-Fachen des Gewerbesteuer-Messbetrags.

Steuerbescheid prüfen und Einspruch einlegen

Vergleiche den Bescheid mit deiner Erklärung. Weicht das Finanzamt ab, steht das in den Erläuterungen. Bist du nicht einverstanden, kannst du innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch einlegen (§ 355 AO), kostenlos und auch über ELSTER. Begründe ihn kurz und reiche fehlende Belege nach. Das Finanzamt prüft den Fall dann erneut.

Im AVGS Gründercoaching klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation die steuerlichen Grundlagen und wie du deine Buchhaltung so organisierst, dass die erste Steuererklärung kein Stress wird. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch darüber sprechen.