Impressum und Datenschutzerklärung: Was Gründer auf ihrer Website brauchen

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Wer braucht ein Impressum?

Ein Impressum braucht jeder, der geschäftsmäßig digitale Dienste anbietet, die in der Regel gegen Entgelt erbracht werden. So steht es in § 5 Abs. 1 DDG, dem Digitale-Dienste-Gesetz, das 2024 das Telemediengesetz abgelöst hat. Für Gründerinnen und Gründer heißt das: Deine Firmenwebsite braucht ein Impressum, auch wenn du dort nichts direkt verkaufst. Es reicht, dass du für ein entgeltliches Angebot wirbst.

Rein private Seiten ohne geschäftlichen Bezug sind nicht erfasst. Für geschäftlich genutzte Profile in sozialen Netzwerken gilt die Impressumspflicht in der Regel ebenfalls. Praktisch löst du das mit einem gut sichtbaren Link auf das Impressum deiner Website.

Das Gesetz verlangt, dass die Angaben leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind. Bewährt hat sich ein Link mit der Bezeichnung „Impressum“ im Fußbereich jeder Seite.

Was gehört ins Impressum?

Ins Impressum gehören vor allem Name, Anschrift sowie Kontaktwege, je nach Rechtsform auch Register- und Steuerangaben. Welche Angaben genau nötig sind, hängt davon ab, wie du gründest und ob dein Beruf reglementiert ist.

Angabe nach § 5 Abs. 1 DDG	Wen betrifft es?
Name und Anschrift der Niederlassung	alle; bei juristischen Personen zusätzlich Rechtsform und Vertretungsberechtigte
Angaben zum Kapital	nur, wenn du überhaupt Kapital angibst; dann Stamm- oder Grundkapital und ausstehende Einlagen
E-Mail-Adresse und Weg zur unmittelbaren Kommunikation	alle
Zuständige Aufsichtsbehörde	bei Tätigkeiten, die eine behördliche Zulassung brauchen
Register und Registernummer	bei Eintragung ins Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts-, Vereins- oder Gesellschaftsregister
Kammer, Berufsbezeichnung, Berufsregeln	reglementierte Berufe, etwa in Heilberufen, Steuerberatung oder Architektur
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Wirtschafts-Identifikationsnummer	wenn vorhanden
Hinweis auf Abwicklung oder Liquidation	AG, KGaA und GmbH (auch UG) in Abwicklung

Als Einzelunternehmer nennst du deinen vollständigen Vor- und Nachnamen. Eine Geschäftsbezeichnung kannst du ergänzen, sie ersetzt den Namen aber nicht. Bei einer GmbH oder UG stehen Firma mit Rechtsformzusatz, Geschäftsführer, Registergericht und Handelsregisternummer im Impressum. Was ins Handelsregister gehört, erklärt der Ratgeber Handelsregister. Wenn du nicht unter deiner Wohnadresse auftreten willst, lies vorher Geschäftsadresse für Gründer.

Wann brauchst du eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung brauchst du, sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, und das ist auf praktisch jeder Website der Fall. Schon der Webserver verarbeitet IP-Adressen. Hinzu kommen Kontaktformulare, Newsletter, eingebundene Karten, Videos, Schriftarten von fremden Servern oder Analysewerkzeuge. Grundlage sind die Informationspflichten in Art. 13 DSGVO.

Die Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten du zu welchem Zweck verarbeitest. Sie nennt außerdem die Rechtsgrundlage, die Empfänger, die Speicherdauer und die Rechte der Betroffenen. Dazu gehören Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Sie muss zu deiner Website passen. Eine Erklärung, die Dienste nennt, die du gar nicht nutzt, oder eingebundene Dienste verschweigt, ist fehlerhaft.

• Alle Dienste und Plugins auflisten, die auf deiner Website Daten verarbeiten oder an Dritte übertragen.
• Für jeden Dienst Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer klären.
• Mit Dienstleistern, die Daten in deinem Auftrag verarbeiten, einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen (Art. 28 DSGVO).
• Prüfen, ob Daten in Länder außerhalb der EU gehen, und wie das abgesichert ist.
• Datenschutzerklärung von jeder Seite aus mit einem Klick erreichbar machen, getrennt vom Impressum oder klar gegliedert.

Welche Grundsätze der DSGVO musst du kennen?

Die DSGVO verlangt, dass du nur die Daten verarbeitest, die du für einen klaren Zweck brauchst, und dass du dafür eine Rechtsgrundlage hast. Die Grundsätze stehen in Art. 5 DSGVO, die möglichen Rechtsgrundlagen in Art. 6 DSGVO.

• Rechtmäßigkeit und Transparenz: Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage, etwa Vertrag, Einwilligung, rechtliche Pflicht oder berechtigtes Interesse.
• Zweckbindung: Daten nur für den Zweck nutzen, für den du sie erhoben hast.
• Datenminimierung: Im Kontaktformular nur abfragen, was du wirklich brauchst.
• Speicherbegrenzung: Daten löschen, wenn der Zweck erfüllt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Sicherheit: Verschlüsselte Verbindung, sichere Passwörter, aktuelle Software.
• Rechenschaft: Du musst nachweisen können, dass du die Regeln einhältst. Dazu gehört ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Die Ausnahme für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten greift nicht, wenn du Daten nicht nur gelegentlich verarbeitest, ein Risiko für Betroffene besteht oder besondere Datenkategorien betroffen sind (Art. 30 Abs. 5 DSGVO).

Einen Datenschutz­beauftragten musst du in der Regel erst benennen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Unabhängig von der Zahl gilt die Pflicht etwa dann, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

Wann brauchst du eine Cookie-Einwilligung?

Eine Einwilligung brauchst du immer dann, wenn deine Website Informationen auf dem Gerät der Besucher speichert oder dort ausliest und das für den gewünschten Dienst nicht unbedingt erforderlich ist. Das regelt § 25 TDDDG, das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz. Es geht dabei nicht nur um Cookies, sondern auch um vergleichbare Techniken wie Local Storage oder Pixel.

Keine Einwilligung brauchst du nach § 25 Abs. 2 TDDDG, wenn der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit du einen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen kannst. Typische Beispiele sind ein Warenkorb, ein Login oder die Speicherung der Cookie-Auswahl selbst. Statistik, Marketing, eingebettete Videos oder Social-Media-Plugins fallen meist nicht darunter.

Ein Verstoß gegen § 25 Abs. 1 TDDDG kann nach § 28 TDDDG mit einer Geldbuße bis zu 300.000 € geahndet werden. Die einfachste Lösung für Gründer: so wenige Dienste wie möglich einbinden. Wer keine Statistik- oder Werbedienste nutzt, braucht oft gar kein Einwilligungsbanner.

Wie hoch ist das Risiko von Abmahnungen und Bußgeldern?

Das Risiko von Abmahnungen und Bußgeldern wegen Impressum und Datenschutz ist real, aber für kleine Unternehmen geringer als oft dargestellt, weil der Gesetzgeber kostenpflichtige Abmahnungen durch Mitbewerber eingeschränkt hat. Nach § 13 Abs. 4 UWG können Mitbewerber bei Verstößen gegen Informations- und Kennzeichnungs­pflichten im Internet keinen Ersatz ihrer Abmahnkosten verlangen. Das Gleiche gilt bei Datenschutzverstößen von Unternehmen, die in der Regel weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen.

Ganz vom Tisch ist das Risiko damit nicht:

• Unterlassung: Mitbewerber sowie berechtigte Verbände können weiterhin Unterlassung verlangen. Eine Unterlassungserklärung mit Vertragsstrafe bindet dich langfristig. Verbände können außerdem Ersatz ihrer Abmahnkosten verlangen, der Ausschluss in § 13 Abs. 4 UWG gilt nur für Mitbewerber.
• Bußgeld Impressum: Wer Angaben nach § 5 DDG nicht, nicht richtig oder nicht vollständig bereithält, riskiert bis zu 50.000 € (§ 33 DDG).
• Bußgeld DSGVO: Die Aufsichtsbehörden können nach Art. 83 DSGVO Geldbußen verhängen, die Höchstbeträge liegen im Millionenbereich. Daneben können sie Warnungen, Verwarnungen und Anordnungen aussprechen (Art. 58 Abs. 2 DSGVO).
• Schadensersatz: Betroffene können nach Art. 82 DSGVO Ersatz für materielle oder immaterielle Schäden verlangen.

Ist eine Abmahnung unberechtigt oder verlangt sie trotz § 13 Abs. 4 UWG Kosten, kannst du nach § 13 Abs. 5 UWG deinerseits Ersatz deiner Rechtsverteidigungskosten verlangen. Unterschreibe eine vorformulierte Unterlassungserklärung nie ungeprüft, sondern lass sie anwaltlich prüfen.

Wie gehst du vor, ohne Muster zu kopieren?

Am sichersten gehst du vor, wenn du zuerst deine Website kennst und dann die Texte dazu erstellst oder erstellen lässt. Kopierte Impressums- und Datenschutztexte passen selten zur eigenen Seite. Manche sind außerdem urheberrechtlich geschützt. Darum gibt es hier bewusst keine Vorlage.

1. Bestandsaufnahme. Welche Seiten, Formulare, Plugins, Schriftarten, Karten, Videos oder Statistikdienste nutzt deine Website? Wohin gehen die Daten?
2. Ausmisten. Was du nicht brauchst, fliegt raus. Jeder Dienst weniger ist ein Absatz weniger in der Datenschutzerklärung.
3. Texte erstellen lassen oder prüfen lassen. Eine Datenschutzberatung, eine Anwältin oder ein Anwalt mit Schwerpunkt IT- und Datenschutzrecht prüft Impressum, Datenschutzerklärung sowie Einwilligungslösung.
4. Offizielle Merkblätter nutzen. IHKs und die Datenschutz­aufsichtsbehörden der Länder veröffentlichen Orientierungshilfen für kleine Unternehmen.
5. Aktuell halten. Bei jedem neuen Plugin, Shop oder Newsletter Datenschutzerklärung und Einwilligung anpassen.

Wenn du einen Onlineshop planst, kommen AGB, Widerrufsbelehrung und Widerrufsfunktion dazu. Das erklärt der Ratgeber AGB für Gründer. Welche Rechtsform du im Impressum angibst, hängt von deiner Gründung ab, siehe Rechtsformen im Vergleich.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, baust du im AVGS Gründercoaching in Modul 7 Website erstellen deine Website auf, inklusive Struktur für Impressum, Datenschutz und Einwilligung, bei Bewilligung des Gutscheins ohne eigene Kosten. Die Rechtstexte selbst gehören in die Hände einer Datenschutzberatung oder Anwaltskanzlei. Ohne Gutschein unterstützt dich unser Website-Coaching. Ob ein AVGS bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.