Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: beantragen, nutzen, prüfen

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Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine eigene Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern zusätzlich zur Steuernummer vergibt, damit Unternehmen innerhalb der EU umsatzsteuerlich eindeutig erkennbar sind.

Die deutsche USt-IdNr. besteht aus dem Länderkürzel DE und neun Ziffern. Jeder EU-Staat vergibt eigene Nummern mit seinem Länderkürzel. Über die USt-IdNr. erkennen Behörden und Geschäftspartner, dass du als Unternehmer registriert bist. Das ist die Grundlage dafür, dass viele Geschäfte zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten ohne Umsatzsteuer des Verkäuferlands abgerechnet werden. Rechtsgrundlage ist § 27a UStG.

Für reine Inlandsgeschäfte brauchst du die USt-IdNr. nicht. Wer nur in Deutschland an Privat- oder Geschäftskunden verkauft, kommt mit der Steuernummer aus, die das Finanzamt nach der steuerlichen Erfassung über ELSTER vergibt.

Wann brauchst du eine USt-IdNr.?

Eine USt-IdNr. brauchst du, sobald du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkaufst oder solche Leistungen von dort für dein Unternehmen einkaufst.

Situation	Warum die USt-IdNr. nötig ist	Grundlage
Du lieferst Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat	Die Lieferung ist nur steuerfrei, wenn der Kunde eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats verwendet. Auf die Rechnung gehören beide Nummern.	§ 14a Abs. 3 UStG
Du erbringst eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat	Der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land (Reverse Charge). Auf die Rechnung gehören deine und seine USt-IdNr.	§ 14a Abs. 1 UStG
Du kaufst Dienstleistungen oder Waren bei EU-Unternehmen ein, etwa Software, Werbung oder Material	Mit deiner USt-IdNr. zeigst du dem Lieferanten, dass du als Unternehmer kaufst. Er rechnet dann ohne seine Umsatzsteuer ab, und du meldest die Steuer in Deutschland.	§ 13b Abs. 5 UStG
Du meldest EU-Umsätze an das BZSt	In der Zusammenfassenden Meldung gibst du die USt-IdNr. deiner Kunden an.	§ 18a UStG

Wie diese Geschäfte im Detail abgerechnet werden, erklären die Ratgeber In die EU verkaufen und Reverse Charge. Verkaufst du an Privatkunden im EU-Ausland, hilft dir die USt-IdNr. dagegen nicht weiter. Dafür gelten eigene Regeln mit dem One-Stop-Shop.

Wie beantragst du die USt-IdNr.?

Die USt-IdNr. beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern, entweder mit einem Kreuz im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, online über das Vergabeverfahren des BZSt oder schriftlich.

1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Bei der Gründung ist das der einfachste Weg. Du kreuzt im Fragebogen in ELSTER an, dass du eine USt-IdNr. beantragst. Das Finanzamt gibt den Antrag an das BZSt weiter. Nach Angaben des BZSt können dafür einige Wochen vergehen.
2. Online-Antrag beim BZSt. Bist du beim Finanzamt schon umsatzsteuerlich erfasst, kannst du die Nummer über das Online-Formular des BZSt beantragen. Deine Angaben werden mit den Daten des Finanzamts abgeglichen, und du bekommst direkt eine Rückmeldung.
3. Schriftlicher Antrag. Alternativ schreibst du an das BZSt, Dienstsitz Saarlouis. Anzugeben sind Name, Anschrift, das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt und die Steuernummer, unter der du umsatzsteuerlich geführt wirst (§ 27a Abs. 1 UStG).
4. Post abwarten. Die USt-IdNr. wird ausschließlich per Post mitgeteilt. Per E-Mail oder Telefon gibt das BZSt sie nicht heraus.

Wichtig ist die Reihenfolge: Das BZSt kann die Nummer erst erteilen, wenn das Finanzamt deine umsatzsteuerliche Erfassung abgeschlossen und die Daten übermittelt hat. Ohne Steuernummer gibt es also keine USt-IdNr. Den Antrag stellen dürfen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, in einer Organschaft nur der Organträger.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr. und W-IdNr.: Was ist der Unterschied?

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr. und Wirtschafts-Identifikationsnummer sind vier verschiedene Nummern: Die Steuer-ID gehört zu dir als Person, die Steuernummer zu deinem Betrieb beim Finanzamt, die USt-IdNr. zum EU-Geschäft und die W-IdNr. soll künftig alle wirtschaftlich Tätigen bundesweit einheitlich kennzeichnen.

Nummer	Wer vergibt	Wofür
Steuer-ID (Identifikationsnummer)	BZSt, automatisch für jede Person	persönliche Nummer für Einkommensteuer und Lohnsteuer, gilt ein Leben lang (§ 139b AO). Gehört nicht auf Rechnungen.
Steuernummer	Finanzamt nach der steuerlichen Erfassung	Steuererklärungen, Voranmeldungen, Inlandsrechnungen. Wechselst du das Finanzamt, kann sie sich ändern.
USt-IdNr.	BZSt auf Antrag	Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten, Zusammenfassende Meldung, Impressum
W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer)	BZSt automatisch, ohne Antrag	einheitliches Kennzeichen für wirtschaftlich Tätige im Steuer- und Verwaltungsverfahren (§ 139c AO), soll die Steuernummer langfristig ablösen

Wie steht es um die W-IdNr. im Oktober 2026?

Das BZSt vergibt die W-IdNr. seit November 2024 in Stufen. Einen Antrag kannst und musst du nicht stellen. Nach Angaben des BZSt (Stand der Seite September 2026) läuft die Vergabe so:

• Stufe 1, seit November 2024: wirtschaftlich Tätige, die eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben müssen oder Kleinunternehmer sind. Sie erhalten die W-IdNr. mit dem Unterscheidungsmerkmal -00001.
• Stufe 2, ab dem vierten Quartal 2026: wer der Körperschaftsteuer unterliegt oder eine gesonderte Feststellungserklärung abgeben muss.
• Stufe 3, ab dem vierten Quartal 2027: alle übrigen wirtschaftlich Tätigen sowie weitere Unterscheidungsmerkmale, etwa -00002 für eine zweite Tätigkeit.

Hattest du am 30. November 2024 schon eine USt-IdNr., ist sie zugleich deine W-IdNr., ergänzt um -00001. Neue Unternehmen ohne USt-IdNr. bekommen die W-IdNr. ins ELSTER-Postfach. Solange die erstmalige Vergabe nicht abgeschlossen ist, ist die Angabe der W-IdNr. in Steuererklärungen freiwillig. Für Geschäfte mit EU-Unternehmen bleibt die USt-IdNr. maßgeblich.

Wo musst du die USt-IdNr. angeben?

Die USt-IdNr. gibst du auf Rechnungen an EU-Unternehmen, in der Zusammenfassenden Meldung und im Impressum deiner Website an, auf Inlandsrechnungen ist sie eine von zwei möglichen Nummern.

• Inlandsrechnung: Auf jede Rechnung gehört entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 UStG). Viele Unternehmen nehmen die USt-IdNr., weil die Steuernummer dann nicht nach außen geht. Welche Angaben sonst noch Pflicht sind, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.
• Rechnung an EU-Unternehmen: Deine USt-IdNr. und die deines Kunden. Die Rechnung muss bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG).
• Zusammenfassende Meldung: Bei EU-Lieferungen und EU-Dienstleistungen an Unternehmen meldest du die USt-IdNr. deiner Kunden und die Beträge an das BZSt, bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (§ 18a UStG).
• Impressum: Hast du eine USt-IdNr. oder W-IdNr., gehört sie ins Impressum (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Mehr dazu im Ratgeber Impressum und Datenschutz.

Wie prüfst du die USt-IdNr. eines Kunden?

Die USt-IdNr. eines Kunden aus einem anderen EU-Staat prüfst du im Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern, am besten vor der Rechnung als qualifizierte Abfrage mit Name und Anschrift.

Das BZSt bestätigt dir als Unternehmer die Gültigkeit einer ausländischen USt-IdNr. sowie Name und Anschrift der Person, der sie erteilt wurde (§ 18e UStG). Es gibt zwei Varianten:

• Einfache Abfrage: Du erfährst, ob die Nummer zum Zeitpunkt der Abfrage gültig ist.
• Qualifizierte Abfrage: Zusätzlich wird abgeglichen, ob Name und Anschrift zu der Nummer passen. Diese Variante ist für die Steuerfreiheit von EU-Lieferungen und für Reverse Charge der bessere Nachweis.

Die Einzelabfrage über das Internetformular des BZSt steht rund um die Uhr zur Verfügung, zwischen 23 und 5 Uhr kann es wegen Wartung zu Verzögerungen kommen. Für viele Abfragen bietet das BZSt eine technische Schnittstelle an. Das BZSt speichert selbst keine Daten anderer Staaten, sondern leitet die Abfrage an die Behörde des jeweiligen Landes weiter. Stimmen Name oder Anschrift nicht, kann nur dein Kunde das bei seiner Behörde korrigieren lassen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer können eine USt-IdNr. bekommen, weil sie Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, müssen aber die Folgen für ihre Steuerpflichten kennen.

Als Kleinunternehmer stellst du deine Umsätze ohne Umsatzsteuer in Rechnung, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Auf deine Rechnungen gehört dann die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 34a UStDV). Die USt-IdNr. auf EU-Rechnungen ist für dich nicht vorgeschrieben (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Anders ist es beim Einkauf: Beziehst du als Kleinunternehmer eine Dienstleistung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Staat, etwa Werbeanzeigen oder Software, schuldest du die deutsche Umsatzsteuer darauf selbst (§ 13b Abs. 5 UStG). Einen Vorsteuerabzug hast du nicht. Das ist ein echter Kostenfaktor, den viele übersehen. Details stehen im Ratgeber Reverse Charge. Willst du als Kleinunternehmer auch in anderen EU-Staaten steuerfrei verkaufen, gibt es die europäische Kleinunternehmerregelung über das BZSt mit eigener Nummer.

USt-IdNr. in der Gründung richtig einplanen

Die USt-IdNr. gehört in die Gründungsplanung, sobald Kunden oder Lieferanten im EU-Ausland absehbar sind, weil sie Rechnungen, Preise und Meldepflichten beeinflusst.

Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, ob sich bei EU-Einkäufen Reverse Charge lohnt und welche Meldungen auf dich zukommen, klären wir im AVGS Gründercoaching von Firmenkompass, vor allem in Modul 5 Unternehmensorganisation. Dort richten wir mit dir auch Rechnungsvorlage, Belegablage und Fristenkalender ein.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein übernehmen, bei Bewilligung ohne eigene Kosten. Wer Arbeitslosengeld bezieht, fragt auch nach dem Gründungszuschuss, wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, nach dem Einstiegsgeld. Die Behörde entscheidet im Einzelfall. Welche Förderung für dich infrage kommt, zeigt der Fördercheck.

Läuft dein Unternehmen schon? Willst du Zahlen, Fristen und Meldungen im ersten Jahr im Griff haben, begleitet dich das Controlling-Paket für das erste Jahr. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling