Controlling für kleine Unternehmen: Die Kennzahlen, die wirklich zählen

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Was ist Controlling in einem kleinen Unternehmen?

Controlling ist das regelmäßige Vergleichen deiner geplanten mit deinen tatsächlichen Zahlen, um früh gegenzusteuern. Es geht nicht um Kontrolle im Sinne von Misstrauen, sondern um Steuerung. Das Existenz­gründungsportal des Bundes nennt Controlling unverzichtbar, um ein Unternehmen auf Kurs zu halten.

In einem kleinen Betrieb brauchst du dafür keine eigene Abteilung. Du brauchst drei Dinge: einen Plan mit Soll-Werten, eine Buchhaltung, die zeitnah aktuelle Ist-Werte liefert, und einen festen Termin, an dem du beides vergleichst. Den Plan hast du in der Regel schon, er steckt in deinem Businessplan und deinem Finanzplan.

Welche Kennzahlen brauchst du wirklich?

Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen reichen sechs Kennzahlen, die jeden Monat gleich erfasst werden. Mehr Zahlen machen das Bild nicht klarer, sondern führen dazu, dass du gar nicht mehr hinschaust.

Kennzahl	So rechnest du	Was sie dir sagt
Umsatz	Summe der Nettoerlöse im Monat	Ob genug Aufträge hereinkommen
Rohertrag	Umsatz minus Wareneinsatz oder Material	Was nach dem Einkauf übrig bleibt
Deckungsbeitrag	Umsatz minus alle variablen Kosten	Was zur Deckung der Fixkosten beiträgt
Fixkosten	Miete, Versicherungen, Software, Personal, Fahrzeug	Was jeden Monat sicher anfällt
Gewinn	Deckungsbeitrag minus Fixkosten	Was dir vor Steuern bleibt
Verfügbare Liquidität	Kontostand minus Umsatzsteuer und Steuerrücklage	Wie viel Geld dir wirklich zur Verfügung steht
Forderungslaufzeit	Offene Forderungen ÷ Umsatz × Tage des Zeitraums	Wie lange Kunden im Schnitt zum Zahlen brauchen

Das Existenz­gründungsportal nennt daneben weitere nützliche Größen, etwa Zahl der Neukunden, Umsatz pro Kunde oder Umsatz pro Mitarbeiter. Nimm solche Zahlen dazu, wenn sie für dein Geschäft wirklich entscheidend sind. Wie du fixe und variable Kosten sauber trennst, erklärt der Ratgeber Fixkosten und variable Kosten.

Wie berechnest du Rohertrag und Deckungsbeitrag?

Den Rohertrag berechnest du als Umsatz minus Wareneinsatz, den Deckungsbeitrag als Umsatz minus alle variablen Kosten. Im Handel und Handwerk ist der Rohertrag die übliche Größe, weil der Wareneinsatz den größten Teil der variablen Kosten ausmacht. Bei Dienstleistungen ohne Material ist der Deckungsbeitrag aussagekräftiger.

Das Existenz­gründungsportal weist darauf hin: Solange ein Produkt einen positiven Deckungsbeitrag hat, trägt es zur Deckung der Fixkosten bei. Streichen solltest du ein Angebot erst, wenn der Deckungsbeitrag negativ ist. Deine Gewinnschwelle rechnest du mit unserem Break-even-Rechner aus, die Hintergründe stehen im Ratgeber Break-even-Analyse.

Warum ist Liquidität wichtiger als Gewinn?

Liquidität entscheidet darüber, ob du deine Rechnungen heute bezahlen kannst, der Gewinn nur darüber, ob sich dein Geschäft auf Dauer trägt. Ein Betrieb kann auf dem Papier Gewinn machen und trotzdem zahlungsunfähig werden, wenn Kunden spät zahlen oder hohe Steuerzahlungen fällig werden. Das Existenz­gründungsportal weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Soll-Ist-Vergleich allein noch nichts über deine Liquidität aussagt.

Deshalb gehört zu jedem Controlling eine Liquiditätsvorschau. Darin trägst du für die nächsten drei bis zwölf Monate ein, wann welches Geld hereinkommt oder hinausgeht, einschließlich Steuern, Versicherungen und Privatentnahmen. Mit unserem Liquiditätsplan-Rechner kannst du direkt starten. Wie groß dein Polster sein sollte, erklärt der Ratgeber Liquiditätsreserve.

Wie behältst du offene Forderungen im Griff?

Offene Forderungen behältst du im Griff, indem du jede Woche eine Liste aller unbezahlten Rechnungen nach Fälligkeit prüfst und bei Überschreitung sofort nachhakst. Jede Rechnung, die nicht bezahlt ist, ist Geld, das dir fehlt. Die Forderungslaufzeit zeigt, ob sich das Zahlungsverhalten deiner Kunden verschlechtert.

Gesetzlich gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn deine Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Wie du freundlich, aber bestimmt nachfasst, steht im Ratgeber Mahnung schreiben.

Wie sieht eine monatliche Controlling-Routine aus?

Eine gute Controlling-Routine dauert etwa eine Stunde im Monat und läuft immer gleich ab. Lege einen festen Termin fest, zum Beispiel den zehnten Werktag, wenn die Buchhaltung des Vormonats steht. Das Existenz­gründungsportal empfiehlt, Soll und Ist nach den Konten der Buchführung zu vergleichen. Abweichungen hältst du mit Gründen und Maßnahmen fest.

1. Buchhaltung abschließen. Alle Belege des Vormonats sind gebucht, die Bankumsätze abgeglichen. Ohne vollständige Zahlen ist jeder Vergleich wertlos.
2. Kennzahlen eintragen. Trage Umsatz, Rohertrag oder Deckungsbeitrag, Fixkosten, Gewinn, Liquidität und offene Forderungen in deine Tabelle ein.
3. Soll und Ist vergleichen. Wo weichst du um mehr als zehn Prozent vom Plan ab? Notiere zu jeder größeren Abweichung den Grund.
4. Mit Vormonat und Vorjahr vergleichen. Saisonale Schwankungen erkennst du erst im Vergleich mit dem gleichen Monat des Vorjahres. Das Portal empfiehlt Zeitreihen von 13 Monaten bis drei Jahren.
5. Liquiditätsvorschau aktualisieren. Trage die neuen Erkenntnisse in die Vorschau für die nächsten Monate ein, inklusive Steuerterminen.
6. Maßnahmen festlegen. Schreib höchstens drei konkrete Schritte auf, etwa Forderungen nachfassen, Preis prüfen oder eine Ausgabe verschieben. Beim nächsten Termin prüfst du, ob sie gewirkt haben.

Die Schwelle von zehn Prozent ist eine praktische Orientierung, keine feste Regel. Bei kleinen Beträgen kann eine größere Abweichung harmlos sein, bei deinem größten Kostenblock schon eine kleinere wichtig.

Was bringt dir die BWA vom Steuerberater?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung liefert dir die Ist-Zahlen für dein Controlling, meist monatlich oder vierteljährlich aus der laufenden Buchhaltung. Sie zeigt Umsatz, Kostenarten und vorläufiges Ergebnis, oft mit Vergleich zum Vorjahr. Den Soll-Ist-Vergleich mit deinem eigenen Plan ersetzt sie nicht, sie ist die Grundlage dafür.

Achte darauf, dass die BWA zeitnah kommt. Eine Auswertung, die erst drei Monate später vorliegt, hilft dir beim Gegensteuern kaum. Wie du die einzelnen Zeilen liest und worauf Banken schauen, erklärt der Ratgeber BWA lesen.

Wo bekommst du Hilfe beim Aufbau deines Controllings?

Hilfe bekommst du bei deiner Steuerberatung, bei Kammern, Verbänden und in begleiteten Coachings. Das Existenz­gründungsportal des Bundes stellt kostenlose Checklisten für Controlling und den Soll-Ist-Vergleich bereit. Viele IHKs und Handwerkskammern bieten außerdem Betriebsvergleiche an, mit denen du deine Zahlen einordnen kannst.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, bauen wir im AVGS Gründercoaching in Modul 3 Businessplan Zahlen mit dir den Plan auf, der später die Soll-Werte für dein Controlling liefert. Agentur für Arbeit oder Jobcenter entscheiden im Einzelfall über den Gutschein. Ob weitere Förderungen infrage kommen, prüft unser Fördercheck.

Hast du schon gegründet, richten wir mit dir im Controlling-Paket für das erste Jahr eine feste Monatsroutine ein. Wenn du erst einmal lernen willst, deine Zahlen selbst zu lesen, passt das Einzeltraining Zahlen verstehen. Fragen beantworten wir dir gern über die Seite Kontakt. Was im ersten Jahr sonst noch zu beachten ist, steht im Ratgeber Erstes Geschäftsjahr.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling