Finanzplan erstellen: So planst du die Zahlen für deine Gründung

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Wie du den gesamten Businessplan aufbaust, vom Textteil bis zu den Anlagen, erklären wir im Ratgeber Businessplan erstellen. Hier geht es nur um den Zahlenteil: was hineingehört, wie du vorgehst und worauf Prüfer achten.

Was ist ein Finanzplan und wofür brauchst du ihn?

Der Finanzplan übersetzt deine Geschäftsidee in Zahlen. Er beantwortet vier Fragen: Wie viel Geld brauchst du für den Start? Woher kommt es? Verdienst du genug, um davon zu leben? Und reicht das Geld auf dem Konto in jedem einzelnen Monat?

Gebraucht wird er für fast jeden Schritt deiner Gründung: für die Tragfähigkeits­bescheinigung der fachkundigen Stelle, für den Antrag auf Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld, für ein Bankgespräch oder einen Förderkredit. Der wichtigste Nutzen ist aber ein anderer: Du siehst früh, ob dein Vorhaben trägt, und kannst Preise, Kosten oder Starttermin anpassen, bevor es teuer wird.

Die fünf Bausteine im Überblick

Baustein	Frage, die er beantwortet	Zeitraum
Kapitalbedarfsplan	Was kostet der Start bis zum ersten regelmäßigen Umsatz?	Gründungsphase
Finanzierungsplan	Woher kommt das Geld: Ersparnisse, Darlehen, Förderung?	Gründungsphase
Umsatzplanung	Wie viele Kunden kaufen was zu welchem Preis?	3 Jahre, im ersten Jahr monatlich
Rentabilitätsvorschau	Bleibt nach allen Kosten genug Gewinn übrig?	3 Jahre
Liquiditätsplan	Ist das Konto in jedem Monat im Plus?	mindestens 12 Monate, monatlich

Die Bundesagentur nennt für die fachkundige Stelle ausdrücklich den Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie die Umsatz- und Rentabilitätsvorschau. Die Liquiditätsplanung gehört in der Praxis immer dazu.

Schritt für Schritt: So erstellst du deinen Finanzplan

Deinen Finanzplan erstellst du in fünf Schritten: Kapitalbedarf ermitteln, Finanzierung klären, Umsatz planen, Kosten und Rentabilität rechnen sowie die Liquidität Monat für Monat planen.

1. Kapitalbedarf ermitteln

Liste alles auf, was du vor und kurz nach dem Start bezahlen musst. Dazu zählen Investitionen wie Laptop, Werkzeug, Fahrzeug oder Ladeneinrichtung, Gründungskosten wie Gewerbeanmeldung, Notar oder Beratung, ein erster Warenbestand und Kosten für Website und Marketing. Viele vergessen zwei Posten: die Anlaufkosten für die ersten Monate, in denen noch wenig Umsatz kommt, und eine Reserve für Unvorhergesehenes. Hol für größere Anschaffungen echte Angebote ein und lege sie dem Plan bei.

2. Finanzierung klären

Stell dem Kapitalbedarf die Mittel gegenüber: eigene Ersparnisse, Sachmittel, die du einbringst, ein Darlehen, etwa der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW über deine Hausbank (mehr im Ratgeber KfW-Gründerkredit), und mögliche Zuschüsse. Beide Seiten müssen gleich groß sein. Eine Förderung, über die noch nicht entschieden ist, kennzeichnest du deutlich als beantragt.

3. Umsatz planen

Hier entscheidet sich die Glaubwürdigkeit deines Plans, deshalb hat dieser Punkt unten einen eigenen Abschnitt.

4. Kosten und Rentabilität rechnen

Zieh vom Umsatz alle Kosten ab: Wareneinsatz oder Fremdleistungen, Miete, Fahrzeug, Versicherungen, Telefon und Software, Marketing, Steuerberatung, Abschreibungen und Zinsen. Was übrig bleibt, ist dein Gewinn vor Steuern. Davon zahlst du Einkommensteuer und deinen privaten Bedarf. Plane die Rentabilität für drei Jahre, damit sichtbar wird, wie sich dein Unternehmen nach der Anlaufphase entwickelt.

5. Liquidität Monat für Monat planen

Der Liquiditätsplan zeigt nicht, was du verdienst, sondern wann Geld fließt. Kunden zahlen oft erst 14 oder 30 Tage nach der Rechnung, Versicherungen werden jährlich im Voraus fällig, die Umsatzsteuer geht ans Finanzamt. Trag für jeden Monat Einnahmen und Ausgaben ein, einschließlich deiner Privatentnahmen, und prüfe, ob der Kontostand am Monatsende positiv bleibt. Wird er negativ, brauchst du mehr Startkapital, einen Kontokorrentrahmen oder einen anderen Zeitplan.

Privatentnahmen und Lebenshaltung: der oft vergessene Teil

Als Selbstständiger bekommst du kein Gehalt. Alles, was du privat brauchst, entnimmst du dem Unternehmen. Deshalb beginnt ein ehrlicher Finanzplan mit einer kleinen Haushaltsrechnung: Miete und Nebenkosten, Lebensmittel, Mobilität, Versicherungen, Kredite, Unterhalt, Freizeit. Daraus ergibt sich, wie viel du jeden Monat entnehmen musst.

Diese Privatentnahmen gehören in den Liquiditätsplan, und der Gewinn in der Rentabilitätsvorschau muss sie mindestens decken, zusätzlich zur Einkommensteuer. Die fachkundige Stelle prüft ausdrücklich, ob das Einkommen aus der Selbstständigkeit voraussichtlich zum Leben reicht. Ein Plan, der zwar Gewinn zeigt, aber weniger als deine Lebenshaltung, wird kritisch gesehen.

Kranken- und Rentenversicherung einplanen

Mit der Selbstständigkeit zahlst du deine Sozialversicherung in der Regel allein. Die Kosten fallen jeden Monat an, auch wenn ein Monat schwach läuft. Deshalb gehören sie sowohl in die Rentabilitätsvorschau als auch in den Liquiditätsplan.

• Krankenversicherung: Als Selbstständiger bist du meist freiwillig gesetzlich oder privat versichert. In der gesetzlichen Kasse richtet sich der Beitrag nach deinem Einkommen, es gibt aber einen Mindestbeitrag. Frag bei deiner Kasse nach dem Beitrag für deinen geplanten Gewinn und rechne die Pflegeversicherung mit ein. 2026 liegt die Mindestbemessungsgrundlage bei 1.318,33 € im Monat. Daraus ergibt sich je nach Zusatzbeitrag deiner Kasse und Pflegeversicherung ein Mindestbeitrag von rund 260 bis 290 € im Monat.
• Rentenversicherung: Für manche Berufe gilt schon heute eine Pflicht, zum Beispiel für bestimmte Lehrende oder Handwerker in der Handwerksrolle. Der Regelbeitrag liegt 2026 bei 735,63 Euro im Monat, Gründer können in den ersten drei Jahren den halben Regelbeitrag von 367,82 Euro zahlen. Für alle anderen ist Vorsorge freiwillig, sollte aber im Plan stehen. Ob ab 2027 eine Pflicht für neue Selbstständige kommt, ist noch nicht beschlossen. Den Stand erklären wir im Ratgeber Rentenversicherung für Selbstständige.
• Weitere Absicherung: Betriebshaftpflicht, gegebenenfalls Berufshaftpflicht, Krankentagegeld und die freiwillige Arbeitslosen­versicherung, die du spätestens drei Monate nach Aufnahme der Selbstständigkeit beantragen musst (§ 28a SGB III). 2026 kostet sie 102,83 € im Monat, in der Gründungsphase die Hälfte.

Umsatzplanung realistisch begründen

Der häufigste Grund für Rückfragen ist ein Umsatz, der einfach dasteht. „Im ersten Jahr 60.000 Euro“ überzeugt niemanden. Leite die Zahl her:

1. Preis festlegen. Was kostet eine Stunde, ein Auftrag, ein Produkt? Vergleiche mit Wettbewerbern in deiner Region und prüfe, ob der Preis deine Kosten deckt.
2. Kapazität ausrechnen. Wie viele Stunden kannst du tatsächlich verkaufen? Ziehe Zeit für Akquise, Verwaltung, Fahrten, Urlaub und Krankheit ab. Bei Dienstleistern sind oft nur 60 bis 70 Prozent der Arbeitszeit abrechenbar.
3. Anlauf einplanen. Kaum jemand ist ab dem ersten Monat ausgelastet. Plane eine Kurve, die über mehrere Monate ansteigt.
4. Begründen. Woher kommen die ersten Kunden? Bestehende Kontakte, Anfragen, Kooperationen, Absichtserklärungen oder Erfahrungswerte aus deiner bisherigen Tätigkeit machen deine Zahlen glaubwürdig.

Ein Beispiel: Eine Grafikdesignerin rechnet mit 75 Euro pro Stunde. Im ersten Quartal verkauft sie 40 Stunden im Monat, im zweiten 70, ab dem dritten 90. Daraus ergibt sich ein Jahresumsatz von rund 65.000 Euro, und jede Zahl lässt sich im Gespräch erklären. Ergänze am besten ein vorsichtiges Szenario mit weniger Aufträgen. Wenn der Plan auch dann noch trägt, ist das ein starkes Argument.

Break-even: Ab welchem Umsatz trägt sich dein Unternehmen?

Der Break-even, auch Gewinnschwelle, ist der Umsatz, bei dem alle Kosten gedeckt sind. Darunter machst du Verlust, darüber Gewinn. Für Gründerinnen und Gründer ist eine Erweiterung wichtig: Rechne deinen Unternehmerlohn, also Lebenshaltung, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Steuern, zu den Fixkosten. Erst dann zeigt die Gewinnschwelle, ab wann du von deinem Unternehmen leben kannst.

1. Fixkosten sammeln. Alles, was jeden Monat anfällt, egal wie viel du verkaufst: Miete, Versicherungen, Software, Telefon, Steuerberatung, Kreditraten und dein Unternehmerlohn.
2. Deckungsbeitrag berechnen. Verkaufspreis minus variable Kosten je Einheit, etwa Wareneinsatz, Versand oder Provision. Was übrig bleibt, trägt zur Deckung der Fixkosten bei.
3. Gewinnschwelle ermitteln. Fixkosten geteilt durch Deckungsbeitrag je Einheit ergibt die nötige Menge. Fixkosten geteilt durch die Deckungsbeitragsquote ergibt den nötigen Umsatz.

	Dienstleistung	Onlinehandel
Fixkosten im Monat inklusive Unternehmerlohn	4.000 €	3.500 €
Preis je Einheit	80 € je Stunde	50 € je Produkt
Variable Kosten je Einheit	0 €	23 € für Ware und Versand
Deckungsbeitrag	80 €, Quote 100 %	27 €, Quote 54 %
Break-even	50 verkaufte Stunden, 4.000 € Umsatz	rund 130 Verkäufe, rund 6.500 € Umsatz

Die Zahl allein sagt noch nicht viel. Entscheidend ist die Frage, ob sie realistisch erreichbar ist. 50 verkaufte Stunden im Monat sind für Dienstleister meist machbar, wenn die Nachfrage da ist. 130 Bestellungen im Monat brauchen im Onlinehandel dagegen viel Werbung. Ist dein Break-even zu hoch, hast du drei Hebel: Fixkosten senken, Preise erhöhen oder variable Kosten drücken. Plane außerdem einen Sicherheitsabstand ein. Liegt dein erwarteter Umsatz nur knapp über der Gewinnschwelle, bringt dich schon ein schwacher Monat in die Verlustzone. Den passenden Preis für Dienstleistungen ermittelst du mit dem Ratgeber Stundensatz berechnen.

Typische Fehler im Finanzplan

Typische Fehler im Finanzplan sind Wunschumsatz ohne Herleitung, volle Auslastung ab Monat eins, fehlender Privatbedarf, vergessene Versicherungen, übersehene Steuern, keine Reserve sowie Widersprüche zwischen Text und Zahlen.

Dazu kommen Formfehler: unterschiedliche Beträge für denselben Posten an zwei Stellen, Netto- und Bruttowerte gemischt, Teilpläne, die nicht miteinander verknüpft sind. Gleiche vor der Abgabe jede Zahl im Text mit den Tabellen ab.

Was Agentur, fachkundige Stelle und Bank prüfen

Die fachkundige Stelle prüft vor allem, ob deine Zahlen realistisch sind, die Agentur oder das Jobcenter, ob die Selbstständigkeit dauerhaft trägt, die Bank, ob du Zins und Tilgung aus dem laufenden Geschäft zahlen kannst.

Wer	Worauf geachtet wird
Fachkundige Stelle	Laut Vordruck der Bundesagentur unter anderem: ob Umsatz, Ergebnis und Kapitalbedarf realistisch eingeschätzt sind, ob das Angebot konkurrenzfähig ist und ob das Einkommen voraussichtlich zum Leben reicht.
Agentur für Arbeit oder Jobcenter	Ob die Selbstständigkeit hauptberuflich und dauerhaft trägt und damit die Arbeitslosigkeit oder den Leistungsbezug beendet. Die Entscheidung über eine Förderung fällt im Einzelfall, ein Rechtsanspruch besteht nicht.
Bank oder Förderbank	Eigenkapital, Sicherheiten und vor allem die Frage, ob Zins und Tilgung aus dem laufenden Geschäft gezahlt werden können. Dafür ist der Liquiditätsplan zentral.

Alle drei wollen im Grunde dasselbe: einen Plan, den du selbst verstehst und im Gespräch erklären kannst. Wer auf die Frage „Wie kommen Sie auf diese Zahl?“ eine klare Antwort hat, überzeugt mehr als mit einer perfekt formatierten Tabelle.

Finanzplan im AVGS Gründercoaching erstellen

Wenn du Arbeitslosengeld beziehst oder Grundsicherung erhältst und hauptberuflich gründen willst, kannst du bei deiner Agentur für Arbeit oder deinem Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein beantragen. Im Coaching arbeitest du in Modul 3: Businessplan Zahlen mit deinem Coach an Kapitalbedarf, Finanzierung, Rentabilität und Liquidität, Schritt für Schritt und an deinem eigenen Vorhaben. Bei Bewilligung des Gutscheins übernimmt die Förderung die Kosten vollständig.

Am Ende hast du einen Finanzplan, der zu deinem Textteil passt und den du vor der fachkundigen Stelle und deinem/deiner Ansprechpartner/in vertreten kannst. Du willst wissen, ob das für dich infrage kommt? Vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling