Das erste Geschäftsjahr: Fristen, Zahlen und typische Fehler

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Welche Fristen gelten im ersten Jahr nach der Gründung?

Im ersten Jahr musst du vor allem die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Steuervorauszahlungen sowie die Meldungen an Kammer und Berufsgenossenschaft im Blick haben. Die meisten Termine wiederholen sich jedes Jahr. Wer sie einmal sauber in den Kalender einträgt, hat danach Ruhe. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Pflichten für Einzelunternehmen und kleine Gesellschaften.

Pflicht	Termin	Rechtsgrundlage
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung	innerhalb eines Monats nach Beginn	§ 138 Abs. 4 AO
Meldung bei der Berufsgenossenschaft	innerhalb einer Woche nach Beginn, die fristgerechte Gewerbeanzeige gilt als Meldung	§ 192 Abs. 1 SGB VII
Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zahlung	10. Tag nach Ende des Monats oder Quartals	§ 18 Abs. 1 UStG
Einkommensteuer-Vorauszahlung	10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember	§ 37 Abs. 1 EStG
Gewerbesteuer-Vorauszahlung	15. Februar, 15. Mai, 15. August, 15. November	§ 19 GewStG
Steuererklärungen für das Gründungsjahr	ohne Beratung bis 31. Juli des Folgejahres	§ 149 Abs. 2 AO

Die Gewerbesteuer betrifft dich als Einzelunternehmer erst, wenn dein Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt (§ 11 Abs. 1 GewStG). Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Wie die Anmeldung beim Finanzamt läuft, steht im Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER.

Musst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben?

Für Gründungen bis Ende 2026 hängt der Rhythmus von deiner voraussichtlichen Umsatzsteuer im ersten Jahr ab, nicht automatisch vom Status als Neugründer. Eigentlich schreibt § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG vor, dass Gründer im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich melden. Für die Jahre 2021 bis 2026 setzt Satz 6 diese Pflicht aus. Dann zählt die Steuer, die du im laufenden Jahr voraussichtlich zahlen wirst.

• Über 9.000 Euro voraussichtliche Jahressteuer: monatliche Voranmeldung.
• Bis 9.000 Euro: vierteljährliche Voranmeldung.
• Bis 2.000 Euro: Das Finanzamt kann dich von den Voranmeldungen befreien.

Wichtig für alle, die ab 2027 gründen: Nach dem Gesetzeswortlaut gilt dann wieder die Monatspflicht im Gründungs- und Folgejahr. Eine Verlängerung der Sonderregel war im Oktober 2026 noch nicht beschlossen. Frag bei deinem Finanzamt nach, welcher Rhythmus für dich gilt. Er steht auch in dem Schreiben, mit dem du deine Steuernummer bekommst.

Brauchst du mehr Zeit, kannst du eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragen (§ 46 UStDV). Bei monatlicher Abgabe verlangt das Finanzamt dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der voraussichtlichen Vorauszahlungen des Jahres (§ 47 UStDV). Alle Einzelheiten zur Abgabe erklärt der Ratgeber Umsatz­steuervoranmeldung. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, entfallen die Voranmeldungen in der Regel ganz.

Wann kommen die ersten Steuervorauszahlungen?

Die ersten Einkommensteuer-Vorauszahlungen setzt das Finanzamt fest, sobald es mit einem Gewinn rechnet, meist auf Basis deiner Schätzung im Fragebogen oder des ersten Steuerbescheids. Wer im Fragebogen einen sehr niedrigen Gewinn angibt, zahlt im ersten Jahr wenig vor. Das rächt sich, wenn der erste Bescheid kommt.

Vorauszahlungen werden nur festgesetzt, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und mindestens 100 Euro je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). Läuft dein Geschäft deutlich anders als geschätzt, kannst du eine Anpassung beantragen (§ 37 Abs. 3 EStG). Wie du die Höhe abschätzt, zeigt der Ratgeber Einkommensteuer-Vorauszahlung. Mit unserem Rechner für Steuervorauszahlungen kannst du die Beträge je Quartal grob schätzen.

Was ist mit IHK, Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft?

Mit der Gewerbeanmeldung wirst du automatisch Mitglied der IHK oder Handwerkskammer, die Gemeinde leitet deine Daten an Kammer und Berufsgenossenschaft weiter. Den Beitragsbescheid bekommst du meist einige Monate später, manchmal erst im zweiten Jahr.

Bei der IHK gibt es für Gründer eine Entlastung: Natürliche Personen, die in den fünf Jahren vor der Gründung weder gewerblich noch selbstständig tätig waren, an keiner Kapitalgesellschaft zu mehr als einem Zehntel beteiligt waren, sind im Gründungsjahr und im Folgejahr von Grundbeitrag und Umlage befreit, solange ihr Gewinn 25.000 Euro nicht übersteigt. Im dritten und vierten Jahr entfällt unter derselben Grenze die Umlage (§ 3 Abs. 3 IHKG). Für Kleingewerbetreibende ohne Handels­registereintrag gilt außerdem eine Beitragsfreiheit bis 5.200 Euro Gewinn. Die Handwerkskammern regeln ihre Beiträge in eigenen Beitragsordnungen, frag dort nach.

Bei der Berufsgenossenschaft musst du dein Unternehmen innerhalb einer Woche nach Beginn melden, wobei die rechtzeitige Gewerbeanzeige als Meldung gilt (§ 192 Abs. 1 SGB VII). Ändert sich später Art oder Umfang deines Betriebs, hast du dafür vier Wochen Zeit (§ 192 Abs. 2 SGB VII). Ob du als Unternehmer selbst versichert bist, erklärt der Ratgeber Berufsgenossenschaft.

Was gilt beim Gründungszuschuss nach sechs Monaten?

Nach sechs Monaten endet die erste Phase des Gründungszuschusses, für die zweite Phase musst du einen eigenen Antrag stellen. In der zweiten Phase kann die Agentur für Arbeit für weitere neun Monate 300 Euro monatlich zahlen, wenn du deine Geschäftstätigkeit mit geeigneten Unterlagen darlegst (§ 94 Abs. 2 SGB III). Es handelt sich um eine Ermessensleistung, die Agentur entscheidet im Einzelfall.

Bereite den Antrag gegen Ende des fünften Monats vor. Geeignete Unterlagen sind zum Beispiel Rechnungen, eine aktuelle Übersicht über Umsatz sowie Kosten, Auftragsbestätigungen oder Belege für deine Kundenakquise. Hat die Agentur Zweifel an deiner Geschäftstätigkeit, kann sie eine neue Stellungnahme einer fachkundigen Stelle verlangen. Alles zu Voraussetzungen und Ablauf findest du im Ratgeber Gründungszuschuss beantragen.

Welche Zahlen solltest du jeden Monat prüfen?

Jeden Monat solltest du mindestens Umsatz, Kosten, Kontostand und offene Rechnungen mit deinem Plan vergleichen. Das Existenz­gründungsportal des Bundes empfiehlt dafür die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung sowie einen Soll-Ist-Vergleich mit Vormonat und Vorjahr. Wer das ab dem ersten Monat macht, erkennt Abweichungen, solange man noch gegensteuern kann.

• Umsatz des Monats im Vergleich zum Plan aus deinem Businessplan
• Kosten nach den größten Posten: Material, Miete, Fahrzeug, Versicherungen, Marketing
• Kontostand abzüglich Umsatzsteuer und Steuerrücklage, also das Geld, das wirklich dir gehört
• Offene Rechnungen: Wer zahlt zu spät, und wie lange schon?
• Privatentnahmen: Reicht der Gewinn für deinen Lebensunterhalt?
• Liquiditätsvorschau für die nächsten drei Monate, inklusive Steuerterminen

Lässt du die Buchhaltung von einer Steuerberatung machen, bekommst du die BWA meist monatlich oder vierteljährlich. Wie du sie liest, erklärt der Ratgeber BWA lesen. Für die Vorschau eignet sich unser Liquiditätsplan-Rechner. Wie groß dein Polster sein sollte, steht im Ratgeber Liquiditätsreserve. Mehr zu Kennzahlen und Routinen findest du im Ratgeber Controlling für kleine Unternehmen.

Welche Fehler machen Gründer im ersten Jahr am häufigsten?

Die teuersten Fehler im ersten Jahr betreffen fast immer Steuern und Liquidität, nicht das Produkt. Die folgenden Punkte sehen wir in der Begleitung von über 1.400 Gründerinnen und Gründern immer wieder.

1. Belege sammeln statt buchen. Wer alle Belege erst zum Jahresende sortiert, hat das ganze Jahr keinen Überblick. Buche mindestens monatlich.
2. Zu niedrige Gewinnschätzung. Eine bewusst kleine Schätzung im Fragebogen senkt nur die Vorauszahlungen, nicht die Steuer. Die Rechnung kommt später.
3. Preise nie angepasst. Viele starten mit Einstiegspreisen und erhöhen sie nie. Prüfe nach sechs bis zwölf Monaten, ob dein Stundensatz deine echten Kosten deckt, siehe Preise erhöhen.
4. Rechnungen zu spät schreiben. Jede Woche Verzögerung bei der Rechnung ist eine Woche, in der dir das Geld fehlt.
5. Krankenversicherung nicht angepasst. Als freiwillig Versicherter zahlst du Beiträge nach deinem Einkommen. Teile Änderungen der Krankenkasse mit, sonst drohen Nachforderungen. Mehr dazu im Ratgeber Krankenversicherung für Selbstständige.
6. Kein Plan für das zweite Jahr. Am Ende des ersten Jahres lohnt ein ehrlicher Blick: Was lief wie geplant, was nicht, und was ändere ich?

Wo bekommst du Unterstützung im ersten Jahr?

Unterstützung bekommst du bei deiner Kammer, bei einer Steuerberatung und, wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, über das geförderte Coaching. Viele IHKs und Handwerkskammern bieten Sprechtage für junge Unternehmen an. Für Steuerfragen und die erste Erklärung lohnt sich eine Steuerberatung fast immer.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du dich im AVGS Gründercoaching begleiten lassen. In Modul 5 Unternehmensorganisation richten wir mit dir Buchhaltung, Steuertermine und Ablage so ein, dass das erste Jahr planbar wird. Agentur für Arbeit oder Jobcenter entscheiden im Einzelfall über den Gutschein. Ob weitere Förderungen für dich infrage kommen, zeigt dir unser Fördercheck.

Hast du schon gegründet und willst dein erstes Jahr mit festen Terminen absichern, begleitet dich unser Controlling-Paket für das erste Jahr. Für ein unverbindliches Gespräch erreichst du uns über die Seite Kontakt.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling