Break-even-Analyse: Ab wann trägt sich deine Gründung?

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Was ist eine Break-even-Analyse?

Eine Break-even-Analyse ermittelt die Menge oder den Umsatz, ab dem deine Erlöse alle Kosten decken. Dieser Punkt heißt Break-even oder Gewinnschwelle. Darunter machst du Verlust, darüber Gewinn. Das Existenz­gründungsportal des Bundeswirtschafts­ministeriums beschreibt die Break-even-Analyse als Ergänzung der Deckungs­beitragsrechnung: Sie zeigt, ab welcher Absatzmenge alle Kosten gedeckt sind.

Für Gründerinnen und Gründer ist sie eines der wichtigsten Werkzeuge im Finanzplan. Sie beantwortet eine Frage, die sich jede/r Ansprechpartner/in, jede fachkundige Stelle und jede Bank stellt: Wie viel musst du verkaufen, damit sich dein Vorhaben trägt? Ist das realistisch?

Grundlage ist die saubere Trennung deiner Kosten in fixe und variable Kosten. Wenn du dabei unsicher bist, lies zuerst den Ratgeber Fixkosten und variable Kosten.

Wie lautet die Formel für den Break-even?

Die Formel für den Break-even lautet: Fixkosten geteilt durch den Deckungsbeitrag je Einheit ergibt die nötige Menge. Du brauchst dafür nur drei Zahlen.

1. Fixkosten im Monat ermitteln. Miete, Versicherungen, Software, Steuerberatung, Abschreibungen, Zinsen, dazu dein Unternehmerlohn: Lebenshaltung, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge.
2. Deckungsbeitrag je Einheit berechnen. Verkaufspreis netto minus variable Kosten je Einheit, etwa Material, Wareneinsatz, Versand oder Zahlungsgebühren.
3. Teilen. Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag je Einheit = Break-even-Menge. Break-even-Menge × Preis = Break-even-Umsatz.

Verkaufst du viele unterschiedliche Produkte, rechnest du mit der Deckungsbeitragsquote: Deckungsbeitrag geteilt durch Preis, als Prozentwert. Dann gilt: Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote = nötiger Umsatz im Monat. Das ist im Handel oder in der Gastronomie oft praktischer als eine Stückzahl.

Beispiel: Break-even für eine Fotografin

Am Beispiel einer selbstständigen Fotografin, die Familien- und Business-Shootings anbietet, siehst du, wie die Rechnung im Alltag aussieht. Alle Zahlen sind Beispielwerte.

Neun Shootings im Monat klingen machbar. Ob sie es sind, zeigt erst der nächste Schritt: die Rechnung in Kunden und Anfragen.

Wie viele Kunden brauchst du bis zum Break-even?

Die Zahl der nötigen Kunden ergibt sich aus deinen Fixkosten geteilt durch den Deckungsbeitrag, den ein Kunde im Monat bringt. Spannender ist die Frage dahinter: Wie viele Anfragen brauchst du dafür? Nicht jede Anfrage wird zum Auftrag. Bucht im Beispiel jede vierte Anfrage, braucht die Fotografin 36 Anfragen im Monat für neun Shootings. Das ist mehr als eine pro Arbeitstag, und genau daran muss ihr Marketing ausgerichtet sein.

Mit dem folgenden Rechner gehst du denselben Weg mit deinen eigenen Zahlen. Wenn du nicht in Kunden, sondern in Stückzahlen rechnen willst, nutze den Break-even-Rechner.

Die Abschlussquote ist eine Annahme, die du begründen solltest, etwa mit Erfahrungen aus deiner bisherigen Arbeit, ersten Testangeboten oder Gesprächen mit möglichen Kunden. Wie du die Größe deines Marktes vor Ort einschätzt, erklärt der Ratgeber Marktanalyse erstellen.

Wie senkst du deinen Break-even?

Deinen Break-even senkst du über drei Hebel: höhere Preise, niedrigere variable Kosten oder niedrigere Fixkosten. Meist wirkt eine Kombination am besten.

Hebel	Wirkung im Beispiel	Worauf achten
Preis erhöhen	500 € statt 450 €: Deckungsbeitrag 450 €, Break-even 8 Shootings	Passt der Preis zu Zielgruppe und Wettbewerb?
Variable Kosten senken	30 € statt 50 €: Deckungsbeitrag 420 €, Break-even 9 Shootings	Bei geringen variablen Kosten ist der Effekt klein
Fixkosten senken	3.200 € statt 3.600 €: Break-even 8 Shootings	Nicht am Unternehmerlohn sparen, sondern an betrieblichen Posten

Das Beispiel zeigt eine typische Erkenntnis bei Dienstleistungen: Wenn die variablen Kosten ohnehin niedrig sind, bringt der Preis den größten Effekt. Im Handel ist es oft der Einkauf. Wie du einen tragfähigen Preis findest, zeigen die Ratgeber Preiskalkulation und Stundensatz berechnen.

Wie schauen Agentur, Jobcenter und fachkundige Stelle auf den Break-even?

Agentur, Jobcenter sowie fachkundige Stelle schauen vor allem darauf, ob die Gewinnschwelle realistisch erreichbar ist und dein Einkommen danach zum Leben reicht. Für den Gründungszuschuss musst du nach § 93 SGB III die Tragfähigkeit deiner Gründung nachweisen, und zwar mit der Stellungnahme einer fachkundigen Stelle. Die Bundesagentur für Arbeit nennt als Unterlagen dafür den Businessplan, den Kapitalbedarfs- und Finanzierungsplan sowie eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau. Eine Break-even-Analyse ist dort nicht ausdrücklich gefordert, sie macht deine Rentabilitätsvorschau aber nachvollziehbar.

In der Praxis stellen Prüfer diese Fragen:

• Sind die Fixkosten vollständig? Fehlen Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Steuerberatung, ist die Gewinnschwelle zu niedrig.
• Ist die Menge erreichbar? Neun Shootings im Monat sind etwas anderes als neunzig. Die Menge muss zu deiner Kapazität passen.
• Wie lange dauert der Weg dahin? Die Anlaufzeit bis zum Break-even muss finanziert sein, aus Ersparnissen, einem Kredit oder einer Förderung.
• Gibt es einen Puffer? Ein Plan, der nur knapp über der Gewinnschwelle liegt, ist anfällig für schwache Monate.

Beim Einstiegsgeld nach § 16b SGB II entscheidet das Jobcenter ebenfalls im Einzelfall. Das Gesetz nennt als Ziel ausdrücklich, die Hilfebedürftigkeit zu überwinden. Auch hier hilft dir eine klare Gewinnschwelle im Gespräch. Wie die Prüfung der fachkundigen Stelle abläuft, erklärt der Ratgeber Tragfähigkeits­bescheinigung.

Wie stellst du den Break-even im Businessplan dar?

Im Businessplan stellst du den Break-even am besten knapp dar: Fixkosten, Deckungsbeitrag, Break-even-Menge und eine Begründung, warum du diese Menge erreichst. Eine kleine Tabelle wie im Beispiel oben reicht. Ergänze den Monat, in dem du die Gewinnschwelle laut Planung überschreitest, und deinen Sicherheitsabstand.

Wichtig ist die Verbindung zu den anderen Teilplänen. Die Menge, die du für den Break-even brauchst, sollte in deiner Umsatzplanung auftauchen. Die Fixkosten müssen mit der Rentabilitätsvorschau übereinstimmen. Und die Zeit bis zum Break-even muss im Liquiditätsplan finanziert sein. Wie alle Teile zusammenspielen, zeigt der Ratgeber Finanzplan erstellen.

Break-even-Analyse mit Coach erarbeiten

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du bei deiner Agentur für Arbeit oder deinem Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein für ein AVGS Gründercoaching beantragen, auch wenn du Grundsicherung (früher Bürgergeld) erhältst. Ergänzend kommen ein Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld infrage. Die Behörde entscheidet im Einzelfall.

In Modul 3: Businessplan Zahlen rechnest du mit deinem Coach deine Gewinnschwelle, prüfst sie gegen Markt sowie Kapazität und baust sie in deinen Finanzplan ein. Bei Bewilligung des Gutscheins hast du keinen Eigenanteil. Brauchst du einen Kredit, prüft der Businessplan-Check-up für das Bankgespräch deinen Plan aus Sicht der Bank. Du willst wissen, was für dich passt? Vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung