Fixkosten und variable Kosten: So trennst du deine Kosten richtig

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Was ist der Unterschied zwischen Fixkosten und variablen Kosten?

Fixkosten bleiben gleich, egal wie viel du verkaufst, variable Kosten wachsen mit jeder verkauften Einheit. So definiert es auch das Existenz­gründungsportal des Bundeswirtschafts­ministeriums: Fixkosten bleiben unabhängig davon, wie viel du produzierst oder wie oft du eine Dienstleistung erbringst. Variable Kosten verändern sich mit der Menge.

Ein einfacher Test hilft bei jedem Posten: Würde diese Rechnung auch kommen, wenn du in diesem Monat keinen einzigen Kunden hast? Wenn ja, ist es ein Fixkostenposten. Wenn die Kosten nur entstehen, weil du einen Auftrag ausführst oder ein Produkt verschickst, sind sie variabel.

Warum ist die Trennung so wichtig? Weil du nur damit drei Fragen beantworten kannst, die in jedem Businessplan stehen sollten: Wie viel bleibt dir pro Auftrag wirklich übrig? Wie viele Aufträge brauchst du im Monat, um alle Kosten zu decken? Und welcher Preis ist die Untergrenze, unter die du nie gehen solltest?

Welche Fixkosten sind bei Gründungen typisch?

Typische Fixkosten bei Gründungen sind Raumkosten, Versicherungen, Software, Steuerberatung, Fahrzeug, Abschreibungen und Zinsen. Die folgende Übersicht hilft dir, nichts zu vergessen. Nicht jeder Posten betrifft jedes Vorhaben.

Bereich	Typische Fixkosten
Räume	Miete, Nebenkosten, Strom, Reinigung, anteiliges Arbeitszimmer oder Coworking
Absicherung	Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Inhaltsversicherung, Beiträge zu Kammer oder Berufsgenossenschaft
Verwaltung	Steuerberatung, Buchhaltung, Kontoführung, Telefon, Internet, Software-Abos
Mobilität	Leasing- oder Kreditrate fürs Fahrzeug, Kfz-Steuer und -Versicherung, Grundkosten für Wartung
Marketing	Website, Hosting, Grundbudget für Werbung, Branchenbucheinträge
Personal	Gehälter fest Angestellter samt Arbeitgeberanteilen
Finanzierung	Zinsen für Darlehen, Abschreibungen auf Anschaffungen
Du selbst	Unternehmerlohn: Lebenshaltung, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen. Als Einzelunternehmer zahlst du dir kein Gehalt, sondern entnimmst Geld aus dem Gewinn. Für die Steuer ist das keine Betriebsausgabe. Für deine Planung musst du diesen Betrag aber wie Fixkosten behandeln, denn er fällt jeden Monat an. Das Existenz­gründungsportal nennt den Unternehmerlohn ausdrücklich als eine der Grundfragen der Rentabilitätsvorschau. Wie du ihn ermittelst, erklären wir im Ratgeber Unternehmerlohn.

Abschreibungen: Fixkosten, die du nicht jeden Monat bezahlst

Kaufst du einen Laptop, ein Fahrzeug oder eine Ladeneinrichtung, verteilst du den Kaufpreis über die Nutzungsjahre. Das ist die Abschreibung nach § 7 EStG. Sie steht in der Rentabilitätsvorschau jedes Jahr als Kosten, obwohl du das Geld nur einmal zahlst. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto darfst du nach § 6 Abs. 2 EStG sofort voll absetzen. Für Anschaffungen über 250 Euro bis 1.000 Euro gibt es wahlweise einen Sammelposten, der über fünf Jahre aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Welche Variante für dich passt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Welche Kosten sind variabel?

Variabel sind alle Kosten, die unmittelbar durch einen Verkauf oder Auftrag entstehen und mit der Menge steigen. Bei den meisten Gründungen sind das:

• Wareneinsatz: Einkaufspreis der Produkte, die du verkaufst.
• Material: Farbe, Holz, Stoffe, Kosmetikprodukte, Verbrauchsmaterial je Auftrag.
• Fremdleistungen: Subunternehmer oder freie Mitarbeitende, die du nur für bestimmte Aufträge buchst.
• Versand und Verpackung: Porto, Kartons, Füllmaterial.
• Gebühren: Transaktionsgebühren für Kartenzahlung, Provisionen von Marktplätzen oder Vermittlern.
• Fahrtkosten je Auftrag: Kilometer zu Kunden, sofern sie mit der Zahl der Aufträge steigen.

Bei reinen Dienstleistungen wie Beratung, Coaching oder Programmierung sind die variablen Kosten oft sehr gering. Dann trägt fast der ganze Preis zur Deckung der Fixkosten bei. Im Handel ist es umgekehrt: Ein großer Teil des Verkaufspreises geht für den Einkauf drauf.

Netto oder brutto?

Bist du umsatzsteuerpflichtig, rechnest du alle Kosten netto, weil du dir die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholst. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, kannst du keine Vorsteuer abziehen. Für dich sind deshalb die Bruttobeträge die echten Kosten.

Was sind sprungfixe Kosten?

Sprungfixe Kosten sind Fixkosten, die über eine bestimmte Menge gleich bleiben und dann auf einen Schlag steigen, sobald deine Kapazität nicht mehr reicht. Ein Beispiel: Solange du allein arbeitest, reicht ein Behandlungsraum. Willst du mehr Kundinnen annehmen, brauchst du einen zweiten Raum und eine Teilzeitkraft. Die Fixkosten springen dann von einem Monat auf den nächsten nach oben.

Für deinen Businessplan heißt das: Wenn deine Umsatzplanung über drei Jahre stark wächst, prüfe, ob du an irgendeiner Stelle an eine Kapazitätsgrenze stößt. Ein Plan, der den Umsatz verdoppelt, ohne mehr Personal, Fläche oder Fahrzeuge vorzusehen, fällt Prüfern schnell auf. Plane den Sprung bewusst ein und rechne aus, wie viel zusätzlicher Umsatz nötig ist, damit er sich lohnt.

Wie hängen Fixkosten, variable Kosten und Deckungsbeitrag zusammen?

Der Deckungsbeitrag ist der Preis abzüglich der variablen Kosten, und er zeigt, wie viel jeder Verkauf zur Deckung deiner Fixkosten beiträgt. Sind alle Fixkosten gedeckt, ist jeder weitere Deckungsbeitrag Gewinn. Liegt der Deckungsbeitrag bei null, deckt dein Preis gerade die variablen Kosten. Das Existenz­gründungsportal nennt das die absolute Preisuntergrenze.

Daraus ergibt sich die Gewinnschwelle: Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag je Einheit = nötige Menge im Monat. Wie du damit eine vollständige Break-even-Analyse machst, erklären wir in einem eigenen Ratgeber.

Rechne das mit deinen eigenen Zahlen direkt hier nach. Den Rechner findest du auch einzeln unter Break-even-Rechner.

Wie senkst du deine Fixkosten?

Fixkosten senkst du am wirksamsten, bevor sie entstehen, also in der Planungsphase. Jeder Euro weniger Fixkosten senkt deinen Break-even dauerhaft, ohne dass du einen einzigen Kunden mehr gewinnen musst.

• Klein starten: Homeoffice, Coworking oder ein geteilter Raum statt eigenem Laden, solange die Nachfrage noch nicht belegt ist.
• Laufzeiten prüfen: Lange Miet-, Leasing- und Software-Verträge binden dich. Am Anfang sind kurze Kündigungsfristen oft mehr wert als ein kleiner Rabatt.
• Gebraucht statt neu: Einrichtung, Werkzeug oder Technik gebraucht zu kaufen senkt Kapitalbedarf und Abschreibung.
• Variabel statt fix: Arbeiten auftragsbezogen vergeben, statt sofort Personal fest einzustellen. Das kostet pro Auftrag oft mehr, schützt dich aber in schwachen Monaten.
• Abos ausmisten: Software, Mitgliedschaften und Werbeverträge einmal im Quartal durchgehen.
• Versicherungen bedarfsgerecht wählen: Pflicht und echte Existenzrisiken absichern, Doppelungen vermeiden.

Aber Vorsicht: Sparen um jeden Preis ist keine Strategie. Wer am Marketing oder an der Steuerberatung spart, verliert oft mehr, als er gewinnt. Entscheidend ist, dass jede Fixkostenposition zu deinem Geschäftsmodell passt und du sie im Gespräch begründen kannst.

Wie stellst du Fixkosten und variable Kosten im Businessplan dar?

Im Businessplan trennst du die Kosten in der Rentabilitätsvorschau: Vom Umsatz ziehst du zuerst die variablen Kosten wie Wareneinsatz oder Material ab, danach die einzelnen Fixkostenposten. Die Bundesagentur für Arbeit nennt eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau ausdrücklich als Unterlage, die die fachkundige Stelle für den Gründungszuschuss prüft. Wie du sie aufbaust, zeigt der Ratgeber Rentabilitätsvorschau, den Gesamtzusammenhang erklärt Finanzplan erstellen.

Zwei Dinge machen deine Kostenplanung glaubwürdig. Erstens Belege: Mietangebot, Versicherungsangebote, Preise deiner Lieferanten. Zweitens Konsistenz: Die variablen Kosten passen zu deinen Mengen, die Fixkosten zu dem, was im Textteil steht. Wer dort von einem Ladengeschäft schreibt, braucht in den Zahlen auch eine Miete. Auch dein Stundensatz baut direkt auf dieser Trennung auf.

Kostenplanung im AVGS Gründercoaching

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du bei deiner Agentur für Arbeit oder deinem Jobcenter einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein für ein AVGS Gründercoaching beantragen. Das gilt auch, wenn du Grundsicherung (früher Bürgergeld) erhältst. Zusätzlich kommen je nach Situation ein Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld infrage. Über alle drei entscheidet die Behörde im Einzelfall.

Im Coaching gehst du in Modul 3: Businessplan Zahlen mit deinem Coach jede Kostenposition durch, trennst fix von variabel und rechnest deinen Break-even. Bei Bewilligung des Gutscheins hast du keinen Eigenanteil. Wenn du schon gegründet hast und deine Zahlen besser lesen willst, hilft das Einzeltraining Zahlen verstehen. Du willst wissen, welcher Weg zu dir passt? Vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling