Geschäftliche E-Mail-Adresse: einrichten, Pflichtangaben, Archivierung

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Warum brauchst du eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit eigener Domain brauchst du, weil sie bei Kunden mehr Vertrauen schafft als eine Freemail-Adresse und dir dauerhaft gehört, auch wenn du Anbieter oder Hoster wechselst.

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse ist eine Adresse, die auf deine eigene Domain endet, etwa [email protected]. Kunden, Banken und Ämter sehen daran sofort, dass sie mit einem Unternehmen schreiben. Eine kostenlose Freemail-Adresse wirkt dagegen schnell wie ein Hobby.

• Unabhängigkeit: Die Domain gehört dir, das Postfach kannst du zu einem anderen Anbieter umziehen, ohne dass sich die Adresse ändert.
• Struktur: Du kannst Adressen für Aufgaben anlegen, etwa info@, rechnung@ oder bewerbung@.
• Kontrolle: Du entscheidest über Zugänge, Weiterleitungen und Sicherheitseinstellungen.

Voraussetzung ist eine eigene Domain. Wie du sie wählst und auf deinen Namen registrierst, erklärt der Ratgeber Domain registrieren.

Wie richtest du eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein?

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse richtest du ein, indem du eine Domain registrierst, bei einem E-Mail-Anbieter oder Hoster Postfächer anlegst und die passenden DNS-Einträge für Empfang sowie Versand setzt.

1. Domain sichern. Auf deinen Namen oder deine Firma registrieren.
2. Anbieter wählen. Viele Hoster bieten Postfächer im Paket, es gibt auch reine E-Mail-Dienste. Achte auf Serverstandort, Speicher, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Support.
3. Postfächer anlegen. Persönliche Adressen für Menschen, Funktionsadressen für Aufgaben, Weiterleitungen statt zusätzlicher Postfächer, wo es reicht.
4. DNS-Einträge setzen. MX-Eintrag für den Empfang, dazu SPF, DKIM und DMARC für den Versand.
5. Geräte verbinden. Postfach in Mailprogramm und Smartphone einbinden, verschlüsselte Verbindung verwenden.
6. Signatur anlegen. Mit allen Pflichtangaben für deine Rechtsform.
7. Archivierung klären. Wie werden geschäftliche Mails und Anhänge revisionssicher aufbewahrt?

Läuft deine Website beim selben Anbieter wie deine E-Mails, ist die Einrichtung meist einfacher. Trennst du beides, musst du die DNS-Einträge sorgfältig abstimmen. Worauf du beim Hoster achtest, erklärt der Ratgeber Webhosting für Gründer.

Welche Pflichtangaben gehören in geschäftliche E-Mails?

Welche Pflichtangaben in geschäftliche E-Mails gehören, hängt von deiner Rechtsform ab, denn für Kaufleute und Gesellschaften gelten die Regeln für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“, also auch für E-Mails.

Rechtsform	Pflichtangaben in Geschäftsbriefen	Vorschrift
Eingetragener Kaufmann (e. K.)	Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer	§ 37a HGB
GmbH und UG (haftungsbeschränkt)	Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitz	§ 35a GmbHG
Einzelunternehmen ohne Handelsregister	Keine Geschäftsbrief-Vorschrift wie im HGB, aber Vor- und Nachname sollten erkennbar sein, auf Rechnungen sind sie Pflicht	§ 14 Abs. 4 UStG

Die Angaben gelten für E-Mails an bestimmte Empfänger, mit denen du geschäftlich korrespondierst, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen. Eine Ausnahme gibt es für Mitteilungen innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Bestellscheine gelten immer als Geschäftsbriefe. Fehlen Angaben, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen, außerdem drohen Abmahnungen von Wettbewerbern.

Wie du als Einzelunternehmer ohne Handelsregister korrekt auftrittst, erklärt der Ratgeber Firmenname finden. Die Angaben für die Website stehen im Ratgeber Impressum und Datenschutz.

Wie lange musst du geschäftliche E-Mails aufbewahren?

Geschäftliche E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe sind, musst du sechs Jahre aufbewahren, E-Mails oder Anhänge mit Belegfunktion, etwa Rechnungen, acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen oder Vertragsänderungen. Für die Steuer zählen zusätzlich alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Reine Terminabsprachen oder Newsletter gehören in der Regel nicht dazu. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du die E-Mail empfangen oder versendet hast.

• Geschäftliche Mails und Anhänge elektronisch aufbewahren, nicht nur ausdrucken
• Anhänge wie Rechnungen im Ursprungsformat speichern, etwa als PDF oder XML
• Unveränderbarkeit sicherstellen, etwa mit einem Archiv, das Änderungen protokolliert
• Mails schnell wiederfinden können, auch nach einem Anbieterwechsel
• Private und geschäftliche Postfächer trennen
• Ablauf kurz in deiner Verfahrensdokumentation beschreiben

Die Grundsätze dafür stehen in den GoBD, einem Schreiben des Bundesfinanz­ministeriums, das zuletzt am 14.07.2025 geändert wurde. Seit dem 01.01.2025 muss außerdem jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ein eigenes Postfach wie rechnung@ ist dafür der einfachste Weg. Wie du Belege GoBD-konform ablegst, erklären die Ratgeber GoBD für Gründer und E-Rechnung.

Was sind SPF, DKIM und DMARC?

SPF, DKIM sowie DMARC sind technische Verfahren, mit denen empfangende Mailserver prüfen, ob eine E-Mail wirklich von deiner Domain stammt, wodurch gefälschte Absender erschwert werden und deine Mails zuverlässiger ankommen.

Verfahren	Was es macht
SPF (Sender Policy Framework)	Du hinterlegst im DNS, welche Server E-Mails für deine Domain versenden dürfen.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)	Jede Mail bekommt eine kryptografische Signatur, der Prüfschlüssel steht im DNS. So lässt sich erkennen, dass die Mail von deiner Domain stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC	Baut auf SPF sowie DKIM auf und legt fest, was mit Mails passiert, die beide Prüfungen nicht bestehen: nur melden, als Spam markieren oder ablehnen.

Das BSI hat Anforderungen an die E-Mail-Authentifizierung 2024 in der Technischen Richtlinie TR-03182 zusammengefasst und weist darauf hin, dass große Mail-Anbieter für Massenversand Authentifizierung verlangen. Für dich heißt das: Fehlen diese Einträge, landen deine Angebote und Rechnungen eher im Spam-Ordner. Versendest du über mehrere Dienste, etwa Postfach, Newsletter-Tool und Rechnungsprogramm, müssen alle im SPF-Eintrag stehen oder per DKIM signieren.

Wie schützt du dein Postfach und die Daten darin?

Dein Postfach samt den Daten darin schützt du mit starken Passwörtern, einer Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselten Verbindungen sowie einem Anbieter, mit dem du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließt.

In geschäftlichen Postfächern liegen Kundendaten, Angebote und Rechnungen. Art. 32 DSGVO verlangt angemessene Maßnahmen zu ihrem Schutz. Das BSI erklärt, dass Mailserver untereinander per TLS verschlüsselt kommunizieren sollten, und hält TLS 1.2 derzeit für ausreichend sicher. Für dich als Nutzer heißt das vor allem:

• Zugang sichern: eigenes, langes Passwort und, wo angeboten, ein zweiter Faktor.
• Vertrag abschließen: Der E-Mail-Anbieter verarbeitet Daten in deinem Auftrag, schließe den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
• Phishing erkennen: Keine Zugangsdaten über Links in Mails eingeben, Zahlungsänderungen telefonisch prüfen.
• Zugänge verwalten: Mitarbeitende bekommen eigene Postfächer, ausgeschiedene Personen werden sofort entfernt.
• Sensibles verschlüsseln: Besonders schutzwürdige Daten nicht als einfachen Anhang verschicken.

Wie du Website sowie Konten insgesamt schützt, vertieft der Ratgeber Website pflegen und absichern.

Was gilt für Newsletter und Werbung per E-Mail?

Für Newsletter sowie Werbung per E-Mail gelten eigene Regeln aus Wettbewerbs- und Datenschutzrecht, vor allem brauchst du in der Regel eine vorherige Einwilligung, egal von welcher Adresse du schreibst.

Deine geschäftliche Adresse ist für die Kommunikation mit Kunden gedacht, die dir schreiben oder mit denen du einen Auftrag hast. Werbe-Mails an Personen ohne Einwilligung sind dagegen nur in engen Ausnahmen erlaubt. Die Einzelheiten zu Einwilligung, Double-Opt-in sowie Bestandskunden liest du im Ratgeber Newsletter und DSGVO, zur Kontaktaufnahme mit neuen Kunden im Ratgeber Kaltakquise. Technisch gilt: Verschickst du Newsletter über einen eigenen Dienst, binde ihn in SPF und DKIM deiner Domain ein, damit die Zustellung nicht leidet.

Wer hilft dir bei der Einrichtung?

Hilfe bei der Einrichtung deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse bekommst du im geförderten Gründungscoaching oder über ein Paket, in dem Domain, Postfächer und DNS-Einträge für dich eingerichtet werden.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du im AVGS Gründercoaching deinen digitalen Auftritt in Modul 7 Website erstellen aufbauen sowie in Modul 9 Digitalisierung und KI Abläufe wie Rechnungseingang oder Ablage digital organisieren. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

Hast du schon gegründet, richtet Firmenkompass dir mit Domain und E-Mail einrichten Domain, Postfächer, Signatur sowie die DNS-Einträge ein. Passend zum einheitlichen Auftritt gibt es Logo und Geschäftsausstattung. Firmenkompass begleitet dich technisch sowie organisatorisch, Rechts- und Steuerberatung ersetzt das nicht.

Du willst deine E-Mails von Anfang an sauber aufsetzen? Lass uns im kostenlosen Erstgespräch darüber sprechen.

Fragen dazu? Dein CoachChristian BerglerCoach für Website und E-Commerce