Einzelunternehmen gründen: Anmeldung, Steuern und Pflichten Schritt für Schritt

Inhalt dieser Seite

Was ist ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen ist ein Unternehmen, das eine einzelne Person betreibt. Es ist keine eigene juristische Person: Du selbst bist das Unternehmen. Du schließt Verträge in deinem Namen, dir gehört der Gewinn, und du haftest für alle Schulden auch mit deinem Privatvermögen. Ein Mindestkapital gibt es nicht.

Wenn du allein eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst und keine Gesellschaft gründest, bist du automatisch Einzelunternehmer. Deshalb ist es die häufigste Form für Gründerinnen und Gründer, gerade für Solo-Selbstständige im Dienstleistungs-, Beratungs- oder Kreativbereich. Mitarbeitende einstellen kannst du trotzdem.

• Vorteile: schnelle und günstige Gründung, kein Startkapital, einfache Buchführung, volle Entscheidungsfreiheit, Gewerbesteuer-Freibetrag für Gewerbetreibende.
• Nachteile: unbeschränkte Haftung mit dem Privatvermögen, alles hängt an dir, bei Krankheit oder Urlaub steht das Geschäft oft still, bei großen Geschäftskunden manchmal weniger Gewicht als eine GmbH.

Für die meisten Gründungen mit überschaubarem Risiko überwiegen die Vorteile, gerade in der Anfangsphase. Wie das Einzelunternehmen im Vergleich zu GbR, UG und GmbH abschneidet, liest du im Ratgeber Rechtsformen im Vergleich.

Gewerbe oder freier Beruf: Was trifft auf dich zu?

Bevor du dich anmeldest, musst du klären, ob deine Tätigkeit ein Gewerbe oder ein freier Beruf ist. Davon hängt ab, wo du dich anmeldest und ob Gewerbesteuer anfällt. Grenzfälle erklärt der Ratgeber Freiberufler oder Gewerbe?.

	Gewerbe	Freier Beruf
Beispiele	Handel, Handwerk, Gastronomie, viele Dienstleistungen, Onlineshop	Katalogberufe wie Ärztin, Ingenieur, Journalistin, Übersetzer, beratender Betriebswirt sowie wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten (§ 18 EStG)
Anmeldung	Gewerbeamt, danach Finanzamt	nur Finanzamt
Gewerbesteuer	ja, mit Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag (§ 11 GewStG)	nein
IHK oder HWK	Pflichtmitgliedschaft	keine, teils eigene Berufskammer

Die Grenze ist nicht immer eindeutig. Viele Coaches, IT-Dienstleister oder Marketingberaterinnen gehen von einem freien Beruf aus, das Finanzamt sieht es aber anders. Es entscheidet im Einzelfall anhand deiner Angaben im Fragebogen. Bist du unsicher, beschreibe deine Tätigkeit genau und lass dich im Zweifel von einer Steuerberatung einschätzen.

Einzelunternehmen anmelden: Schritt für Schritt

Ein Einzelunternehmen meldest du an, indem du Tätigkeit und Namen festlegst, Erlaubnisse prüfst, das Gewerbe anmeldest, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichst, ein Geschäftskonto einrichtest sowie Versicherungen abschließt.

1. Tätigkeit und Namen festlegen. Als Einzelunternehmer ohne Handels­registereintrag trittst du mit deinem Vor- und Nachnamen auf. Ein Zusatz wie „Müller Webdesign“ ist erlaubt, solange dein voller Name erkennbar bleibt.
2. Erlaubnisse prüfen. Manche Tätigkeiten brauchen eine Erlaubnis oder einen Nachweis, etwa im zulassungspflichtigen Handwerk, im Gaststättengewerbe, in der Versicherungs- oder Immobilienvermittlung. Kläre das vor der Anmeldung mit IHK, Handwerkskammer oder Gewerbeamt.
3. Gewerbe anmelden. Ein Gewerbe musst du gleichzeitig mit dem Beginn der Tätigkeit beim Gewerbeamt anzeigen (§ 14 GewO). Viele Kommunen bieten das online an. Die Gebühr liegt laut Existenz­gründungsportal meist zwischen 20 und 60 €. Das Gewerbeamt informiert unter anderem Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft.
4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER. Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit meldest du dich beim Finanzamt (§ 138 AO). Das gilt für Gewerbetreibende und Freiberufler. Im Fragebogen gibst du unter anderem deinen erwarteten Umsatz und Gewinn an und entscheidest dich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung. Danach bekommst du deine Steuernummer.
5. Geschäftskonto einrichten. Für Einzelunternehmer ist ein separates Konto nicht vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll. Es trennt privat und geschäftlich und erleichtert die Buchhaltung.
6. Versicherungen abschließen. Kranken- und Pflegeversicherung klären, Rentenversicherung prüfen, Haftpflicht abschließen. Mehr dazu weiter unten.

Kleinunternehmerregelung: seit 2025 neue Grenzen

Als Kleinunternehmer stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst keine ab. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen: Dein Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten (§ 19 UStG). Im Gründungsjahr zählt nur das laufende Jahr: Dein tatsächlicher Gesamtumsatz darf 25.000 € nicht übersteigen, hochgerechnet wird seit 2025 nicht mehr. Überschreitest du eine Grenze im laufenden Jahr, endet die Regelung bereits mit dem Umsatz, mit dem du sie überschreitest. Ab da stellst du Umsatzsteuer in Rechnung.

Die Regelung ist eine Wahl, keine Pflicht. Sie spart Aufwand und macht dich für Privatkunden günstiger. Dafür kannst du dir keine Vorsteuer aus Einkäufen erstatten lassen. Investierst du zum Start viel oder arbeitest du vor allem für Unternehmen, die die Umsatzsteuer ohnehin zurückbekommen, kann der Verzicht sinnvoll sein. An den Verzicht bist du dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Rechne beide Varianten mit deiner Steuerberatung durch.

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Sozialversicherung laufen davon unabhängig.

Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt Bilanz

Die meisten Einzelunternehmer ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist einfach: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn. Du reichst die EÜR einmal im Jahr mit der Einkommen­steuererklärung elektronisch ein.

Zur doppelten Buchführung mit Bilanz bist du erst verpflichtet, wenn du als Kaufmann ins Handelsregister gehörst und an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Jahresüberschuss hast (§ 241a HGB), oder wenn das Finanzamt dich nach Überschreiten der Grenzen aus § 141 AO dazu auffordert. Für Freiberufler gilt die Pflicht nach HGB nicht.

Auch ohne Bilanz gilt: Bewahre alle Rechnungen und Belege geordnet auf, schreibe ordnungsgemäße Rechnungen und plane Steuervorauszahlungen ein. Das Finanzamt setzt sie nach deinen Angaben im Fragebogen fest. Wer Rücklagen für Steuern bildet, erlebt nach dem ersten Steuerbescheid keine böse Überraschung.

Welche Versicherungen brauchst du?

Als Einzelunternehmer brauchst du immer eine Krankenversicherung, meist auch eine Berufs- oder Betriebshaftpflicht; renten­versicherungs­pflichtig bist du nur in Ausnahmefällen, die Arbeitslosen­versicherung kannst du unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig weiterführen.

• Krankenversicherung: In Deutschland gilt eine Kranken­versicherungs­pflicht. Als Selbstständiger versicherst du dich freiwillig gesetzlich oder privat. Die Beiträge richten sich in der gesetzlichen Versicherung nach deinem Einkommen, plane sie im Finanzplan fest ein.
• Rentenversicherung: Die meisten Selbstständigen sind heute nicht pflichtversichert. Ausnahmen regelt § 2 SGB VI, etwa für Lehrende und Erziehende ohne Angestellte, bestimmte Pflegeberufe, eingetragene Handwerker und Selbstständige mit nur einem Auftraggeber. Was zur geplanten Altersvorsorgepflicht bekannt ist, liest du im Ratgeber Rentenversicherung für Selbstständige.
• Berufs- oder Betriebshaftpflicht: Weil du unbeschränkt haftest, ist sie für die meisten Einzelunternehmer die wichtigste Versicherung. Für manche Berufe ist sie sogar Pflicht. Berater brauchen oft zusätzlich eine Vermögensschaden­haftpflicht.
• Arbeitslosen­versicherung auf Antrag: Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du dich freiwillig weiterversichern. Voraussetzung sind unter anderem mindestens zwölf Monate Versicherungspflicht in den letzten 30 Monaten und mindestens 15 Stunden Selbstständigkeit pro Woche. Den Antrag stellst du bei der Agentur für Arbeit spätestens drei Monate nach Aufnahme der Selbstständigkeit (§ 28a SGB III). Der Beitrag liegt 2026 bei 102,83 € im Monat, in der Gründungsphase bei der Hälfte.

Alle Pflicht- und Zusatzversicherungen im Überblick findest du im Ratgeber Versicherungen für Selbstständige.

Handelsregister: nur wenn du Kaufmann bist

Die meisten Einzelunternehmer müssen nicht ins Handelsregister. Pflicht wird der Eintrag erst, wenn du Kaufmann nach § 1 HGB bist. Das ist der Fall, wenn dein Gewerbe nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, etwa wegen vieler Mitarbeitender, hoher Umsätze, mehrerer Standorte oder komplexer Geschäftsbeziehungen. Feste Grenzen nennt das Gesetz dafür nicht.

Als eingetragener Kaufmann trägst du den Zusatz „e. K.“ und darfst einen Fantasienamen führen. Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen (§ 2 HGB), Freiberufler grundsätzlich nicht. Mit dem Eintrag gelten die strengeren Regeln des HGB, etwa zur Buchführung ab den genannten Grenzen.

Wann ist ein Einzelunternehmen nicht die richtige Wahl?

Das Einzelunternehmen passt gut, wenn du allein gründest, wenig Kapital brauchst und dein Haftungsrisiko mit einer Versicherung abdecken kannst. Es stößt an Grenzen, wenn du mit Partnern gründest, große Aufträge mit hohem Schadensrisiko annimmst oder Investoren beteiligen willst. Dann lohnt ein Blick auf die UG oder die GmbH. Du kannst dein Einzelunternehmen später auch in eine Kapitalgesellschaft überführen.

Im AVGS Gründercoaching klären wir Rechtsform, Anmeldung, Steuern und Versicherungen in Modul 5 Unternehmensorganisation und bauen alles in deinen Businessplan ein. So weißt du vor der Anmeldung, was auf dich zukommt. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch darüber sprechen. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen, etwa zur Kleinunternehmerregelung oder zur Einordnung als Freiberuf, wende dich an deine Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling