Unternehmenskultur: So prägst du sie von Anfang an

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Was ist Unternehmenskultur in einem kleinen Betrieb?

Unternehmenskultur ist im kleinen Betrieb das, was passiert, wenn du nicht hinschaust: wie dein Team mit Kunden spricht, wie es mit Fehlern umgeht und wie Entscheidungen getroffen werden. Sie besteht aus Werten, Regeln und vor allem aus Gewohnheiten.

In einem Betrieb mit zwei, fünf oder zehn Leuten prägt die Gründerin oder der Gründer die Kultur stärker als irgendwo sonst. Wenn du Mails um Mitternacht beantwortest, glaubt dein Team, das sei normal. Wenn du Fehler offen ansprichst, tun es die anderen auch. Das ist Chance und Verantwortung zugleich. Wie du als Führungskraft Ziele, Delegation und Feedback gestaltest, steht im Ratgeber Mitarbeiterführung.

Wie findest du die Werte deines Betriebs?

Die Werte deines Betriebs findest du am besten in echten Situationen, nicht in Listen mit schönen Begriffen. Wörter wie „Qualität“, „Vertrauen“ oder „Kundenorientierung“ stehen in fast jedem Leitbild und sagen deshalb wenig. Erst ein konkretes Verhalten macht einen Wert greifbar.

1. Situationen sammeln. Wann warst du stolz auf deinen Betrieb? Wann hast du dich geärgert? Schreib zehn bis fünfzehn Situationen auf.
2. Muster erkennen. Was steckt dahinter? Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit gegenüber Kunden, gegenseitige Hilfe?
3. Auf drei bis fünf begrenzen. Mehr Werte merkt sich niemand.
4. Übersetzen. Formuliere für jeden Wert, was er im Alltag heißt, als Satz mit „Wir …“.
5. Mit dem Team prüfen. Sobald du Beschäftigte hast, besprich die Werte gemeinsam und passe sie an.

Welche Regeln braucht dein Team?

Dein Team braucht wenige, klare Regeln für die Situationen, die sonst immer wieder Streit oder Unsicherheit auslösen. Alles andere darf offen bleiben. Typische Themen in kleinen Betrieben sind:

• Erreichbarkeit: Wann wird erwartet, dass jemand ans Telefon geht oder Nachrichten liest, wann nicht?
• Urlaub und Vertretung: Wie wird Urlaub beantragt, wer vertritt wen?
• Arbeitszeit: Wann beginnt und endet der Tag? Wie werden Überstunden erfasst, wie ausgeglichen? Siehe Zeiterfassung.
• Homeoffice: Wer darf wann von zu Hause arbeiten? Siehe Homeoffice-Regeln.
• Kundenkontakt: Wer darf was zusagen, etwa Preise, Termine oder Nachbesserungen?
• Entscheidungen: Was entscheidet jede Person selbst, was nur du?
• Konflikte: An wen wendet man sich, wenn es Ärger gibt?

Schreib die Regeln kurz auf und gib sie jeder neuen Person zu Beginn. Rechtlich verbindliche Punkte wie Arbeitszeit oder Urlaub gehören zusätzlich in den Arbeitsvertrag. Lass Vertragsinhalte anwaltlich prüfen.

Wie kommuniziert ihr im Alltag gut miteinander?

Gute Kommunikation im kleinen Team braucht feste Termine, klare Kanäle und eine Chefin oder einen Chef, der Informationen teilt statt sie zu horten. Wer nicht weiß, wie es dem Betrieb geht, macht sich eigene Gedanken, und die sind selten positiv.

• Wochenrunde: kurz, regelmäßig, mit denselben drei Fragen: Was steht an? Wo hakt es? Wer braucht Hilfe?
• Kanäle festlegen: Was gehört in den Chat, was in eine Mail, was ins persönliche Gespräch? Kritik nie im Gruppenchat.
• Zahlen teilen: Du musst nicht jede Zahl offenlegen. Aber dein Team sollte wissen, ob die Auftragslage gut ist oder ob es eng wird.
• Feedback in beide Richtungen: Frag regelmäßig, was du besser machen kannst. Das Mitarbeitergespräch ist dafür ein guter Ort.
• Fehler besprechen: offen und ohne Bloßstellung. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Fehlerkultur.

Welche rechtlichen Pflichten berühren die Kultur?

Auch im kleinsten Betrieb gehören Gleichbehandlung und Arbeitsschutz zur Kultur, denn sie sind gesetzliche Pflichten, keine Kür. Drei Punkte solltest du kennen:

• Schutz vor Benachteiligung: Du musst die nötigen Maßnahmen treffen, um Beschäftigte vor Benachteiligung etwa wegen Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität zu schützen, auch vorbeugend (§ 12 AGG).
• Bekanntmachung und Beschwerdestelle: Das AGG sowie die Information über die zuständige Beschwerdestelle müssen im Betrieb bekannt gemacht werden, etwa per Aushang oder über die üblichen Kommunikationswege (§ 12 Abs. 5 AGG). Beschäftigte haben ein Beschwerderecht (§ 13 AGG).
• Psychische Belastungen: Zur Gefährdungsbeurteilung gehören auch psychische Belastungen bei der Arbeit (§ 5 ArbSchG). Dauerhafter Druck, ständige Erreichbarkeit oder ungelöste Konflikte sind deshalb nicht nur eine Frage der Kultur.

Wie hilft eine gute Kultur bei der Personalsuche?

Eine gelebte Kultur hilft bei der Personalsuche, weil zufriedene Beschäftigte deinen Betrieb weiterempfehlen. Bewerberinnen und Bewerber sehen so schon vorher, worauf sie sich einlassen. Diese Wirkung nennt man Arbeitgebermarke. Als kleiner Betrieb kannst du nicht mit großen Gehältern locken, aber mit Dingen, die große Unternehmen schwer bieten können:

• Kurze Wege: Entscheidungen fallen schnell, Ideen werden direkt umgesetzt.
• Sichtbarer Beitrag: Jede Person sieht, was ihre Arbeit bewirkt.
• Flexibilität: Lösungen im Einzelfall, etwa bei Arbeitszeiten.
• Persönlicher Kontakt: Die Chefin oder der Chef ist ansprechbar.

Zeig diese Stärken ehrlich: in der Stellenausschreibung, auf deiner Website und im Bewerbungsgespräch. Versprich nichts, was der Alltag nicht hält. Wer mit falschen Erwartungen kommt, geht schnell wieder. Achte darauf, Stellen neutral auszuschreiben, also ohne Benachteiligung wegen der im AGG genannten Merkmale (§ 11 AGG). Wie du neue Leute gut in den Betrieb holst, zeigt der Ratgeber Onboarding.

Wie hältst du die Kultur, wenn der Betrieb wächst?

Die Kultur hältst du beim Wachsen, indem du sie bei jeder Einstellung, jeder Einarbeitung und jeder größeren Entscheidung bewusst mitdenkst. Mit jeder neuen Person verändert sich das Team ein Stück. Das ist gut, solange die Grundwerte bleiben.

• Bei der Auswahl: Frag im Bewerbungsgespräch nach konkreten Situationen, die zu deinen Werten passen, etwa: „Erzählen Sie von einem Fehler, den Sie gemacht haben. Wie sind Sie damit umgegangen?“
• Beim Start: Erklär neuen Leuten nicht nur Abläufe, sondern auch, warum ihr Dinge so macht.
• Im Alltag: Lob Verhalten, das zu euren Werten passt, und sprich Verstöße an, auch bei guten Leuten.
• Einmal im Jahr: Prüft gemeinsam, ob Werte und Regeln noch stimmen. Passt an, was nicht mehr passt.

Spätestens wenn du nicht mehr bei jedem Gespräch dabei bist, brauchst du Menschen im Team, die die Kultur mittragen. Übertrage ihnen Verantwortung bewusst und sprich offen darüber, was dir wichtig ist.

Wo bekommst du Unterstützung?

Im Geschäftsführer-Sparring klärst du mit einem erfahrenen Gegenüber, welche Werte und Regeln zu deinem Betrieb passen. Gemeinsam überlegt ihr, wie du sie im Alltag verankerst. Die Unternehmensberatung als Jahresbegleitung begleitet dich durch das erste Jahr mit Team, von der ersten Stelle bis zur festen Struktur.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter ein AVGS Gründercoaching fördern. Im Modul 5 Unternehmensorganisation planst du Aufbau, Abläufe und Zuständigkeiten deines Betriebs. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall. Daneben kommen je nach Lage der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld infrage.

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf deinen Betrieb und deine nächsten Schritte.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung