Stundensatz berechnen: So findest du einen Preis, von dem du leben kannst

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Warum dein Stundensatz höher sein muss als dein alter Stundenlohn

Als Angestellter hat dein Arbeitgeber vieles bezahlt, was du nicht gesehen hast: die Hälfte der Sozialversicherung, bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung bei Krankheit, Arbeitsplatz, Laptop, Weiterbildung. Als Selbstständiger trägst du all das selbst. Dazu kommen Stunden, in denen du arbeitest, aber kein Geld verdienst: Angebote schreiben, Kunden gewinnen, Rechnungen stellen, Belege sortieren.

Deshalb führt der Vergleich mit dem alten Stundenlohn fast immer zu einem zu niedrigen Preis. Wer früher 20 Euro brutto pro Stunde verdient hat, kommt als Selbstständiger mit 30 Euro oft schlechter weg als vorher. Die richtige Ausgangsfrage lautet: Was brauche ich mindestens, damit die Selbstständigkeit mein Leben trägt?

Die Formel in drei Schritten

Deinen Stundensatz berechnest du in drei Schritten: Jahresbedarf ermitteln, abrechenbare Stunden schätzen, dann den Jahresbedarf durch diese Stunden teilen.

1. Jahresbedarf ermitteln. Privatbedarf, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und Einkommensteuer ergeben den Gewinn, den du brauchst. Dazu kommen die Betriebskosten.
2. Abrechenbare Stunden schätzen. Arbeitstage im Jahr minus Urlaub, Feiertage und Krankheit, davon nur der Anteil, den du Kunden tatsächlich in Rechnung stellen kannst.
3. Teilen. Jahresbedarf geteilt durch abrechenbare Stunden ergibt deinen Mindeststundensatz netto. Darauf kommt ein Aufschlag für Reserve und Schwankungen.

Wir rechnen das an einem durchgehenden Beispiel durch: ein IT-Dienstleister, der sich nach einer Anstellung selbstständig macht und kleine Betriebe wie Arztpraxen und Handwerksfirmen bei Rechnern, Netzwerk und Datensicherung betreut. Er ist alleinstehend, kinderlos und freiwillig gesetzlich krankenversichert. Alle Beträge sind Beispielwerte, deine eigenen Zahlen setzt du an ihre Stelle.

Schritt 1: Was du privat brauchst und wie du dich absicherst

Beginne mit einer ehrlichen Haushaltsrechnung: Miete, Nebenkosten, Lebensmittel, Mobilität, private Versicherungen, Kredite, Freizeit, eine kleine Rücklage. Im Beispiel sind das 1.900 Euro im Monat. Dazu plant der Gründer 300 Euro im Monat für die Altersvorsorge ein, etwa als freiwillige Rentenversicherung oder Basisrente.

Dann kommen zwei Posten, die vom Gewinn abhängen:

• Kranken- und Pflegeversicherung: 2026 beträgt der allgemeine Beitragssatz 14,6 Prozent, der durchschnittliche Zusatzbeitrag 2,9 Prozent, die Pflegeversicherung 3,6 Prozent plus 0,6 Prozent Zuschlag für Kinderlose ab 23. Mit Anspruch auf Krankengeld sind das zusammen 21,7 Prozent vom Gewinn. Der tatsächliche Zusatzbeitrag hängt von deiner Kasse ab.
• Einkommensteuer: Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 Euro. Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Altersvorsorge mindern das zu versteuernde Einkommen. Für die Beispielrechnung haben wir die Steuer vereinfacht nach dem Tarif 2026 geschätzt, ohne Kirchensteuer.

Posten im Jahr	Beispiel
Privatbedarf (1.900 € × 12)	22.800 €
Altersvorsorge (300 € × 12)	3.600 €
Kranken- und Pflegeversicherung (21,7 % vom Gewinn, rund 682 € im Monat)	8.181 €
Einkommensteuer (geschätzt, Tarif 2026)	3.095 €
Benötigter Gewinn vor Steuern und Versicherungen	rund 37.700 €

Schritt 2: Welche Betriebskosten du einplanen musst

Liste alle Kosten auf, die durch deine Selbstständigkeit entstehen. Für größere Anschaffungen setzt du die jährliche Abschreibung an, also den Kaufpreis verteilt auf die Nutzungsjahre.

Betriebskosten im Jahr	Beispiel
Fahrzeug und Fahrten zu Kunden	3.000 €
Arbeitsplatz (Arbeitszimmer oder Coworking)	1.800 €
Steuerberatung und Buchhaltung	1.800 €
Software und Lizenzen	1.200 €
Website und Werbung	1.200 €
Hardware (Abschreibung)	1.000 €
Weiterbildung	1.000 €
Telefon und Internet	600 €
Betriebs- und Berufshaftpflicht	600 €
Sonstiges (Büromaterial, Bankkonto, Kammerbeitrag)	800 €
Summe	13.000 €

Material oder Ware, die du direkt an Kunden weiterberechnest, gehört nicht in diese Liste. Die rechnest du im Angebot gesondert ab, wie im Handwerk üblich. Der Jahresbedarf im Beispiel liegt damit bei rund 37.700 € Gewinn plus 13.000 € Kosten, also rund 50.700 € Umsatz netto.

Schritt 3: Wie viele Stunden du wirklich abrechnen kannst

Abrechnen kannst du im Beispiel nur rund 1.032 Stunden im Jahr, also etwa 86 im Monat, weil nach Urlaub, Feiertagen sowie Krankheit nur 60 % der Arbeitszeit abrechenbar sind.

Rechenschritt	Beispiel
Werktage Montag bis Freitag (52 Wochen × 5)	260 Tage
minus gesetzliche Feiertage an Werktagen (je nach Bundesland)	− 10 Tage
minus Urlaub	− 25 Tage
minus Krankheit und Ausfall	− 10 Tage
Arbeitstage	215 Tage
× 8 Stunden	1.720 Stunden
davon abrechenbar: 60 %	1.032 Stunden, rund 86 im Monat

Die übrigen 40 Prozent sind keine verlorene Zeit, sondern notwendige Arbeit: Anfragen beantworten, Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Fahrten, Weiterbildung, Website pflegen. Wie hoch dein abrechenbarer Anteil ist, hängt stark von der Branche ab. Wer wenige große Kunden hat, kommt höher, wer viele kleine Aufträge mit Anfahrt hat, eher niedriger. Im ersten Jahr liegt der Wert meist unter dem späteren Niveau, weil die Kunden erst gewonnen werden müssen.

Beispielrechnung: vom Bedarf zum Stundensatz

Jetzt teilst du den Jahresbedarf durch die abrechenbaren Stunden:

Umgekehrt gerechnet zeigt sich, wie wenig von einem Stundensatz bei dir ankommt. Von 50 Euro netto pro abgerechneter Stunde gehen im Beispiel ab:

Von 50 € netto pro Stunde	Betrag
Betriebskosten (13.000 € ÷ 1.032 h)	12,60 €
Kranken- und Pflegeversicherung	8,12 €
Altersvorsorge	3,49 €
Einkommensteuer (geschätzt)	3,18 €
Bleibt für Miete und Leben	22,61 €

Bei 86 abgerechneten Stunden im Monat sind das rund 1.945 Euro für den Privatbedarf. Das Beispiel trägt also, aber ohne großen Spielraum. Deshalb kommt auf den Mindestsatz ein Aufschlag von 10 bis 20 Prozent für schwache Monate, Zahlungsausfälle, Investitionen und Rücklagen für Steuernachzahlungen. Bei 55 Euro netto blieben im Beispiel rund 2.190 Euro im Monat.

Ist der Gründer umsatzsteuerpflichtig, stellt er 55 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung, also 65,45 Euro brutto. Die Umsatzsteuer ist durchlaufendes Geld und gehört dem Finanzamt. Bei einem geplanten Jahresumsatz von rund 50.000 Euro kommt die Kleinunternehmerregelung spätestens ab dem zweiten Jahr nicht mehr infrage, denn sie setzt einen Vorjahresumsatz von höchstens 25.000 Euro voraus.

Vom Mindestsatz zum Angebotspreis

Der berechnete Satz ist deine Untergrenze. Ob du ihn am Markt durchsetzen kannst, prüfst du im nächsten Schritt: Was verlangen andere Anbieter in deiner Region? Was zahlen deine Kunden heute? Allgemeine Tabellen mit „marktüblichen Stundensätzen“ helfen dabei wenig, weil die Spannen je nach Region, Spezialisierung und Kundengruppe sehr groß sind. Besser sind eigene Recherchen, wie im Ratgeber Marktanalyse erstellen beschrieben.

Je nach Branche verpackst du den Stundensatz unterschiedlich. Kreative rechnen zusätzlich die Nutzungsrechte ab, wie das geht, zeigt Honorar kalkulieren als Kreativer:

• Friseurin: Sie rechnet ihren Stundensatz in einen Minutensatz um. Bei 48 Euro pro Stunde sind das 80 Cent pro Minute. Ein Haarschnitt mit 45 Minuten Arbeitszeit kostet dann 36 Euro plus Materialanteil.
• Handwerker: Er setzt Stundensatz plus Material plus Anfahrtspauschale an und nennt für Standardarbeiten Festpreise.
• Coach oder Beraterin: Sie bietet Pakete an, etwa fünf Termine inklusive Vor- und Nachbereitung. Die Vorbereitungszeit ist im Paketpreis enthalten, statt unbezahlt zu bleiben.
• IT-Dienstleister: Er bietet neben Einzelstunden Wartungsverträge mit festem Monatsbetrag an. Das bringt planbare Einnahmen.

Liegt dein Mindestsatz deutlich über dem, was der Markt zahlt, prüfe zuerst deine Annahmen. Sind die Kosten zu hoch? Rechnest du zu wenige Stunden? Lässt sich das Angebot so spezialisieren, dass ein höherer Preis gerechtfertigt ist? Wer hier ehrlich nachrechnet, erspart sich später böse Überraschungen.

Stundensatz im Businessplan und im Gespräch mit Agentur oder Jobcenter

Der Stundensatz ist die Grundlage deiner Umsatzplanung: Preis mal abrechenbare Stunden, Monat für Monat mit realistischem Anlauf. Wie du das im Finanzplan umsetzt, zeigt unser Ratgeber dazu. Die fachkundige Stelle prüft bei der Tragfähigkeits­bescheinigung, ob Umsatz und Ergebnis realistisch eingeschätzt sind und ob das Einkommen voraussichtlich zum Leben reicht. Eine nachvollziehbare Stundensatz-Rechnung beantwortet genau diese Frage.

Auch im Gespräch mit deinem/deiner Ansprechpartner/in hilft sie. Wer erklären kann, wie er auf seinen Preis kommt und wie viele Aufträge er dafür braucht, wirkt gut vorbereitet. Ob ein Gründungszuschuss oder ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Behörde im Einzelfall.

Im AVGS Gründercoaching rechnest du deinen Stundensatz in Modul 3: Businessplan Zahlenteil mit deinem Coach durch, mit deinen echten Kosten und deiner Situation bei Kranken- und Rentenversicherung. Bei Bewilligung des Gutscheins hast du keinen Eigenanteil. Wenn du wissen willst, ob das für dich passt, vereinbare ein kostenloses Erstgespräch. Weitere Grundlagen findest du in den Ratgebern Geschäftsidee entwickeln und Business Model Canvas.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling