An Kunden im EU-Ausland verkaufen: Umsatzsteuer richtig handhaben

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Welche Regeln gelten beim Verkauf ins EU-Ausland?

Beim Verkauf ins EU-Ausland hängt die Umsatzsteuer von drei Fragen ab: Ist dein Kunde ein Unternehmer oder eine Privatperson, verkaufst du Waren oder Dienstleistungen, und wie hoch sind deine Umsätze mit Privatkunden in anderen EU-Staaten? Aus diesen Antworten ergibt sich, ob du deutsche Umsatzsteuer berechnest, gar keine oder die des Kundenlandes.

Fall	Umsatzsteuer	Was du zusätzlich tust
Ware an Unternehmer mit USt-IdNr.	steuerfrei in Deutschland, Kunde versteuert den Erwerb	USt-IdNr. prüfen, Gelangensnachweis, Zusammenfassende Meldung
Dienstleistung an Unternehmer	in der Regel Reverse Charge, Kunde schuldet die Steuer	Rechnungshinweis, Zusammenfassende Meldung
Ware an Privatkunden, EU-weit bis 10.000 €	deutsche Umsatzsteuer	nichts Besonderes, Umsätze im Blick behalten
Ware an Privatkunden, EU-weit über 10.000 €	Umsatzsteuer des Kundenlandes	One-Stop-Shop beim BZSt oder Registrierung im Ausland
Digitale Leistungen an Privatkunden	wie Waren an Privatkunden, gleiche Schwelle	One-Stop-Shop ab Überschreiten

Verkäufe in Länder außerhalb der EU folgen eigenen Regeln, etwa der Steuerfreiheit für Ausfuhren. Darum geht es auf dieser Seite nicht. Wie die Umsatzsteuer grundsätzlich funktioniert, erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Brauchst du eine USt-IdNr., und wie bekommst du sie?

Für Geschäfte mit Unternehmern im EU-Ausland brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag erteilt (§ 27a UStG). Sie beginnt mit DE und ist von deiner Steuernummer zu unterscheiden. Am einfachsten beantragst du sie gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Hast du das versäumt, kannst du sie nach Angaben des BZSt schriftlich nachbeantragen, mit Name, Anschrift, Finanzamt und Steuernummer.

Genauso wichtig ist die Nummer deines Kunden. Prüfe vor jeder steuerfreien Lieferung, ob seine USt-IdNr. gültig ist. Das BZSt bestätigt dir auf Anfrage die Gültigkeit einer ausländischen Nummer, auf Wunsch auch, ob Name sowie Anschrift dazu passen (§ 18e UStG). Speichere das Ergebnis mit Datum, es ist Teil deines Nachweises.

Wann ist eine Lieferung an Unternehmen in der EU steuerfrei?

Eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat ist als inner­gemeinschaftliche Lieferung steuerfrei, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind: Die Ware gelangt tatsächlich dorthin, der Kunde ist Unternehmer, der für sein Unternehmen kauft, der Erwerb wird im Bestimmungsland besteuert, und der Kunde hat dir eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats mitgeteilt. So regeln es § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a Abs. 1 UStG. Der Kunde versteuert den Kauf dann in seinem Land als inner­gemeinschaftlichen Erwerb.

Die Voraussetzungen musst du nachweisen (§ 6a Abs. 3 UStG). Als Nachweis dienen nach § 17b UStDV in der Regel ein Doppel der Rechnung sowie eine Gelangensbestätigung des Kunden, in der er bestätigt, wann und wo er die Ware erhalten hat. Bei Versand sind auch andere Belege möglich, etwa ein Frachtbrief mit Empfängerunterschrift, eine Spediteur­bescheinigung oder bei Postsendungen eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters mit Zahlungsnachweis.

Was gilt bei Dienstleistungen für Unternehmen im EU-Ausland?

Erbringst du eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, liegt der Ort der Leistung in der Regel beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG), und der Kunde schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land. Dieses Verfahren heißt Reverse Charge. Du stellst eine Nettorechnung mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und gibst beide USt-IdNrn. an (§ 14a Abs. 1 UStG).

Ausnahmen gibt es zum Beispiel bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder bei Eintrittsberechtigungen zu Veranstaltungen. Dort gilt ein anderer Leistungsort. Alle Fälle, auch den umgekehrten Weg, wenn du Leistungen aus dem EU-Ausland einkaufst, erklärt der Ratgeber Reverse Charge.

Wann und wie gibst du die Zusammenfassende Meldung ab?

Die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM, gibst du elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab, wenn du steuerfreie inner­gemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse-Charge-Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten erbracht hast (§ 18a UStG). Darin meldest du je Kunde die USt-IdNr. und die Summe der Umsätze. Die Behörden der Mitgliedstaaten gleichen diese Angaben untereinander ab.

• Warenlieferungen: monatlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Monats. Quartalsweise genügt, solange die Lieferungen im laufenden und in jedem der vier vorangegangenen Quartale jeweils nicht über 50.000 € liegen.
• Dienstleistungen: quartalsweise bis zum 25. Tag nach Quartalsende, auf Wunsch monatlich.
• Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, gibt keine ZM ab (§ 18a Abs. 4 UStG).
• Korrekturen: Eine fehlerhafte ZM musst du innerhalb eines Monats berichtigen.

Die Umsätze trägst du außerdem in deine Umsatz­steuervoranmeldung ein. Die Beträge in Voranmeldung und ZM sollten zusammenpassen, sonst fragt das Finanzamt nach.

Was gilt beim Verkauf an Privatkunden in der EU?

Verkaufst du Waren an Privatkunden in anderen EU-Staaten mit Versand dorthin, berechnest du deutsche Umsatzsteuer, solange deine Fernverkäufe und bestimmte digitale Leistungen an Privatkunden in der gesamten EU im Vorjahr sowie im laufenden Jahr zusammen nicht über 10.000 € liegen (§ 3c Abs. 4 UStG). Ab dem Umsatz, mit dem du die Schwelle überschreitest, gilt die Umsatzsteuer des jeweiligen Kundenlandes. Die Schwelle gilt EU-weit, nicht je Land.

Zur Schwelle zählen neben Warenverkäufen auch Telekommunikations-, Rundfunk- und auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen an Privatkunden, etwa Onlinekurse mit automatischer Bereitstellung oder digitale Downloads. Andere Dienstleistungen an Privatkunden, etwa eine persönliche Beratung, werden dagegen in der Regel dort besteuert, wo du dein Unternehmen betreibst. Du kannst auch freiwillig auf die Schwelle verzichten und von Anfang an im Kundenland versteuern. Daran bist du dann mindestens zwei Kalenderjahre gebunden.

Damit du dich nicht in jedem Land einzeln registrieren musst, gibt es den One-Stop-Shop (OSS) beim BZSt (§ 18j UStG):

1. Registrieren. Die Teilnahme beantragst du elektronisch über das BZStOnline-Portal mit deiner USt-IdNr. Überschreitest du die Schwelle im Lauf des Jahres, kannst du dich nach Angaben des BZSt noch bis zum zehnten Tag des Folgemonats registrieren.
2. Richtig abrechnen. Du berechnest den Steuersatz des Kundenlandes und weist ihn auf der Rechnung aus. Nimmst du am OSS teil, entfällt für diese Fernverkäufe die Rechnungspflicht (§ 14a Abs. 2 UStG).
3. Quartalsweise erklären. Die OSS-Erklärung ist bis zum Ende des Monats nach Quartalsende fällig, auch als Nullmeldung, wenn keine Umsätze angefallen sind.
4. Zahlen und aufbewahren. Die Steuer muss bis zum selben Termin bei der Bundeskasse eingehen, Lastschrift ist laut BZSt nicht möglich. Deine Aufzeichnungen bewahrst du zehn Jahre auf.

Wenn du einen Onlineshop planst, hilft dir auch der Ratgeber Onlineshop gründen.

Was gilt für Kleinunternehmer beim Verkauf ins EU-Ausland?

Die deutsche Kleinunternehmerregelung befreit nur Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind. Seit 2025 gilt sie, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € beträgt (§ 19 Abs. 1 UStG). Für Verkäufe ins EU-Ausland bedeutet das:

• Privatkunden bis 10.000 €: Der Umsatz gilt als in Deutschland ausgeführt, die Kleinunternehmerbefreiung greift.
• Privatkunden über 10.000 €: Der Umsatz ist im Kundenland steuerbar. Dort brauchst du eine eigene Lösung, etwa den OSS oder die EU-Kleinunternehmerregelung.
• Geschäftskunden: Die Steuerbefreiung für inner­gemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 Buchst. b und § 6a UStG ist für Kleinunternehmer ausgeschlossen (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Deine Lieferung bleibt eine steuerfreie Kleinunternehmerleistung ohne Umsatzsteuer. Eine ZM gibst du nicht ab.
• Einkauf im EU-Ausland: Kaufst du Dienstleistungen von Unternehmen aus anderen EU-Staaten ein, schuldest du die Umsatzsteuer auch als Kleinunternehmer. Mehr dazu im Ratgeber Reverse Charge.

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es die EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG). Damit kannst du die Kleinunternehmerbefreiung auch in anderen Mitgliedstaaten nutzen, wenn dein Umsatz in der gesamten EU im Vorjahr sowie im laufenden Jahr jeweils 100.000 € nicht übersteigt. Zusätzlich musst du die Voraussetzungen des jeweiligen Landes erfüllen. Du beantragst die Teilnahme elektronisch beim BZSt und wählst die Länder aus. Nach Angaben des BZSt brauchst du dafür keine USt-IdNr., musst aber beim Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst sein. Danach meldest du deine Umsätze vierteljährlich innerhalb eines Monats nach Quartalsende. Überschreitest du die 100.000 €, musst du das dem BZSt innerhalb von 15 Werktagen anzeigen, und die Teilnahme endet. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich insgesamt sinnvoll ist, erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Was muss auf eine Rechnung ins EU-Ausland?

Eine Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland braucht neben den üblichen Pflichtangaben deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden und muss bis zum 15. Tag des Monats ausgestellt sein, der auf die Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Dazu kommt ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

• Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung, siehe Rechnung schreiben
• deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden
• bei Warenlieferungen: Hinweis auf die Steuerfreiheit als inner­gemeinschaftliche Lieferung
• bei Dienstleistungen: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• keine ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer
• Rechnungsdatum spätestens am 15. Tag des Folgemonats

Als Kleinunternehmer gibst du stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG an. Verkaufst du an Privatkunden mit dem Steuersatz des Kundenlandes, weist du diesen Satz aus. Für Rechnungen an deutsche Unternehmen gilt seit 2025 schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung, siehe E-Rechnung.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, klären wir Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung und deine Abläufe für Kunden im Ausland im AVGS Gründercoaching, vor allem in Modul 5 Unternehmensorganisation. Bei Bewilligung des Gutscheins übernimmt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Kosten, die Entscheidung fällt im Einzelfall. Welche Förderungen infrage kommen, zeigt der Fördercheck. Fragen zu deiner Gründung klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung, bei regelmäßigen Auslandsumsätzen lohnt eine Steuerberaterin.