Betriebsnummer beantragen: Was du vor dem ersten Mitarbeiter erledigen musst

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Was ist eine Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Nummer, mit der dich die Sozialversicherung als Arbeitgeber eindeutig erkennt. Sie steht auf jeder Meldung, die du für deine Beschäftigten abgibst, und sorgt dafür, dass Beiträge dem richtigen Konto zugeordnet werden. Die Bundesagentur für Arbeit nutzt sie außerdem für die Beschäftigungsstatistik, um Beschäftigte einer Region und einer Branche zuzuordnen.

Gesetzlich geregelt ist die Betriebsnummer in § 18i SGB IV. Danach beantragst du für jeden Beschäftigungsbetrieb eine eigene Nummer, und zwar elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit. Eine Wunschnummer gibt es nicht. Die Betriebsnummer hat nichts mit deiner Steuernummer zu tun und ersetzt auch nicht die Gewerbeanmeldung.

Wer braucht eine Betriebsnummer?

Du brauchst eine Betriebsnummer, sobald du die erste Person beschäftigst. Erst ab diesem Zeitpunkt bist du meldepflichtig, schreibt die Bundesagentur für Arbeit. Das gilt für sozialversicherungs­pflichtig Beschäftigte, für Auszubildende und ausdrücklich auch für Minijobber.

• Solo-Selbstständig ohne Personal: keine Betriebsnummer nötig. Auch für Personalsuche, Beratung oder Förderanträge brauchst du sie noch nicht.
• Erster Minijob: Betriebsnummer nötig. Die Verdienstgrenze für Minijobs liegt 2026 bei 603 € im Monat beziehungsweise 7.236 € im Jahr.
• Erste Teilzeit- oder Vollzeitkraft: Betriebsnummer nötig, ebenso für Azubis.
• Mehrere Standorte: Liegt ein weiterer Betrieb in einer anderen Gemeinde oder hat er eine andere wirtschaftliche Tätigkeit, braucht er eine eigene Betriebsnummer (§ 18i Abs. 3 SGB IV).
• Privathaushalt mit Minijobber: Hier vergibt die Minijob-Zentrale die Nummer im Haushaltsscheck­verfahren. Eine gewerblich vergebene Betriebsnummer darfst du dafür nicht verwenden.

Für einige Sonderfälle ist nicht der Betriebsnummern-Service zuständig, sondern die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, etwa für knappschaftliche Betriebe im Bergbau und für Seefahrtsbetriebe. Für die allermeisten Gründungen ist das nicht relevant.

Was brauchst du vor dem Antrag?

Vor dem Antrag brauchst du die Unternehmensnummer deiner gesetzlichen Unfallversicherung. Seit dem 1. Januar 2024 ist sie Pflichtangabe im Online-Antrag auf eine Betriebsnummer. Die Nummer hat 15 Stellen: Die ersten zwölf bilden die Unternehmernummer, die letzten drei kennzeichnen das Unternehmen, bei nur einem Unternehmen lautet das Kennzeichen 001. Im Gesetz heißt sie Unternehmernummer (§ 136a SGB VII).

Die Unternehmensnummer vergibt die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, die für deine Branche zuständig ist. Sie steht auf deinem Zuständigkeits- und Beitragsbescheid. Hast du noch keinen, meldest du dein Unternehmen über das Serviceportal der gesetzlichen Unfallversicherung an. Wie du die richtige Berufsgenossenschaft findest, erklärt der Ratgeber Berufsgenossenschaft für Gründer.

Außerdem verlangt der Antrag diese Angaben:

• Bezeichnung des Betriebs im Rechtsverkehr mit Rechtsformzusatz
• Inhaberin oder Inhaber mit Vor- und Nachnamen, bei einer GbR alle Gesellschafter
• Beschäftigungsanschrift, also die Adresse in Deutschland, an der deine Leute tatsächlich arbeiten
• auf Wunsch eine abweichende Postanschrift, aber nicht die eines Dienstleisters wie der Steuerberatung
• wirtschaftliche Tätigkeit, die du im Antrag nach der Klassifikation der Wirtschaftszweige auswählst
• Ansprechperson für Rückfragen zum Meldeverfahren oder Daten deines Lohnbüros
• Unternehmensnummer der Unfallversicherung

Für die Branche zählt, was der überwiegende Teil deiner Beschäftigten tut und welchem Zweck der Betrieb dient, nicht der Umsatz. Die Richtigkeit deiner Angaben bestätigst du im Antrag ausdrücklich. Schriftliche Nachweise brauchst du in der Regel nicht.

Wie beantragst du die Betriebsnummer?

Du beantragst die Betriebsnummer ausschließlich online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Den Antrag stellst du selbst oder eine beauftragte Person, zum Beispiel deine Steuerberatung.

1. Unternehmensnummer besorgen. Melde dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an, falls noch nicht geschehen, und notiere die 15-stellige Nummer.
2. Online-Antrag öffnen. Den Online-Antrag auf eine Betriebsnummer findest du auf arbeitsagentur.de unter dem Betriebsnummern-Service.
3. Angaben eintragen. Betrieb, Inhaber, Beschäftigungsanschrift, Branche, Ansprechperson und Unternehmensnummer. Bestätige am Ende, dass alles stimmt.
4. Nummer notieren. Die Betriebsnummer wird automatisiert vergeben, eine Bearbeitungszeit entfällt laut Bundesagentur in der Regel.
5. Bestätigung abwarten. Die schriftliche Vergabebestätigung kommt aus Datenschutzgründen nur per Post. Leg sie zu deinen Unterlagen und gib die Nummer an dein Lohnbüro weiter.

Fragen beantwortet der Betriebsnummern-Service per E-Mail an [email protected]. Plane den Antrag so, dass die Nummer vor dem ersten Arbeitstag deiner neuen Kraft vorliegt. Gerade in Branchen mit Sofortmeldung musst du am ersten Tag melden können.

Was kommt nach der Betriebsnummer?

Nach der Betriebsnummer meldest du deine Beschäftigten bei der zuständigen Einzugsstelle an. Das ist bei sozialversicherungs­pflichtig Beschäftigten die Krankenkasse der jeweiligen Person, bei Minijobbern die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (§ 28i SGB IV).

Pflicht	Wann	Grundlage
Unternehmen bei der Unfallversicherung melden	innerhalb einer Woche nach dem Start	§ 192 SGB VII
Sofortmeldung in bestimmten Branchen	spätestens bei Arbeitsaufnahme	§ 28a Abs. 4 SGB IV
Anmeldung bei Krankenkasse oder Minijob-Zentrale	mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens nach sechs Wochen	§ 28a SGB IV, § 6 DEÜV
Beitragsnachweis	zwei Arbeitstage vor Fälligkeit	§ 28f Abs. 3 SGB IV
Beiträge zahlen	spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats	§ 23 SGB IV
Lohnnachweis an die Unfallversicherung	bis 16. Februar des Folgejahres	§ 99 SGB IV

Alle Meldungen laufen elektronisch, entweder aus einem systemgeprüften Lohnabrechnungs­programm oder über das SV-Meldeportal als Ausfüllhilfe. Für das SV-Meldeportal brauchst du ein ELSTER-Organisationszertifikat. Viele Gründerinnen und Gründer geben die Lohnabrechnung von Anfang an an eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro, gerade wenn es nur um ein oder zwei Beschäftigte geht.

Was gilt bei der Sofortmeldung?

In einigen Branchen musst du den Beschäftigungsbeginn spätestens am ersten Arbeitstag zusätzlich per Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung melden. Das betrifft laut § 28a Abs. 4 SGB IV unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions- und Logistikgewerbe, die Gebäudereinigung, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe.

Die Sofortmeldung ersetzt nicht die normale Anmeldung. Sie gilt auch für Minijobs in diesen Branchen. Gründest du etwa ein Café oder einen Reinigungsservice, sollte die Betriebsnummer deshalb vor dem ersten Arbeitstag vorliegen.

Was musst du später ändern oder melden?

Ändern sich deine Betriebsdaten, meldest du das dem Betriebsnummern-Service unverzüglich (§ 18i Abs. 4 SGB IV). Dazu gehören ein Umzug, eine neue Rechtsform, ein neuer Name oder eine geänderte Branche. Auch die endgültige Aufgabe des Betriebs musst du melden. Das geschieht elektronisch über den Datensatz Betriebsdatenpflege, meist direkt aus der Lohnsoftware.

Wechselst du etwa vom Einzelunternehmen in eine GmbH, prüfe mit deinem Lohnbüro oder dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, ob eine neue Betriebsnummer nötig ist. Mehr zur Wahl der passenden Form im Ratgeber Rechtsformen im Vergleich.

Wann solltest du die Betriebsnummer in deiner Gründung einplanen?

Die Betriebsnummer gehört auf deine To-do-Liste, sobald feststeht, wann die erste Person bei dir anfängt. Für Solo-Selbstständige ist sie am Anfang kein Thema. Wer aber mit Aushilfe, Azubi oder erster Festanstellung startet, sollte die Reihenfolge kennen: Gewerbe oder Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Betriebsnummer, Anmeldung der Beschäftigten. Die Gründungscheckliste zeigt, wo dieser Schritt hingehört, der Ratgeber Gewerbeanmeldung erklärt den Anfang.

Plane auch die Kosten ein. Neben dem Lohn zahlst du Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Beiträge zur Unfallversicherung. Bei Minijobs gelten eigene Pauschalabgaben. Diese Kosten gehören in deinen Finanzplan.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du solche Fragen vor dem Start im AVGS Gründercoaching klären. Für die erste Zeit der Selbstständigkeit kommen der Gründungszuschuss beim Arbeitslosengeld oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld) infrage. Ob eine Förderung bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall.

Die Betriebsnummer ist schnell beantragt. Aufwendiger sind die Fragen drumherum: Minijob, Teilzeit oder freie Mitarbeit, welche Kosten entstehen, wer die Lohnabrechnung macht und welche Fristen gelten. Im Modul 5 Unternehmensorganisation unseres AVGS Gründercoachings gehen wir Anmeldungen, Versicherungen und Abläufe gemeinsam durch, 1:1 online sowie bundesweit. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung