Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Was du wie lange aufheben musst

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Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen Unternehmen Bücher, Belege und Geschäftsbriefe geordnet aufheben müssen, damit Finanzamt oder Gerichte Geschäftsvorfälle später nachvollziehen können.

Zwei Gesetze sind maßgeblich. Die Abgabenordnung regelt in § 147 AO, was du für das Finanzamt aufbewahren musst. Das gilt für alle, die steuerlich Bücher oder Aufzeichnungen führen, also auch für Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Freiberufler. Das Handelsgesetzbuch regelt in § 257 HGB dasselbe für Kaufleute, also etwa für GmbH, UG und eingetragene Kaufleute. Die Fristen beider Gesetze sind seit 2025 wieder gleich. Für Rechnungen kommt § 14b UStG hinzu.

Welche Unterlagen musst du wie lange aufbewahren?

Bücher sowie Abschlüsse bewahrst du zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich wichtige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

Unterlage	Frist	Beispiele	Grundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen	10 Jahre	Journal, Kassenbuch, Anlageverzeichnis, Bilanz, Gewinnermittlung, Verfahrensdokumentation	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB
Buchungsbelege	8 Jahre	Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Gutschriften, Lohnbelege	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 14b UStG
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten	6 Jahre	Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge im Schriftwechsel, geschäftliche E-Mails ohne Belegfunktion	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind	6 Jahre	Preislisten, Fahrtenbuch, Stundenzettel, Unterlagen zu Anträgen	§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO
Empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind	bis Erhalt der Rechnung	Lieferschein, zu dem eine Rechnung kommt	§ 147 Abs. 3 AO
Abgesandte Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind	bis Versand der Rechnung	dein Lieferschein an den Kunden	§ 147 Abs. 3 AO

Entscheidend ist die Funktion, nicht die Form. Eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre. Eine E-Mail, in der du ein Angebot annimmst, ist ein Geschäftsbrief und bleibt sechs Jahre. Ein Vertrag, auf den du dich mit einer Buchung beziehst, kann ebenfalls Belegfunktion haben. Im Zweifel bewahrst du die längere Frist auf.

Was hat sich 2025 geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Buchungsbelege nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden, und das gilt auch rückwirkend für alle Belege, deren alte Frist Ende 2024 noch lief.

Die Verkürzung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungs­gesetz. Laut Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die neue Frist für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht bis einschließlich 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Praktisch bedeutet das: Zum Jahreswechsel 2024/2025 wurden auf einen Schlag mehrere Belegjahrgänge frei, und seitdem rückt jedes Jahr ein Jahrgang nach. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare blieben bei zehn Jahren.

Wann beginnt und wann endet die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht oder der Abschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).

Eine Rechnung vom 2. Januar und eine vom 30. Dezember desselben Jahres haben also dasselbe Fristende. Bei Büchern zählt die letzte Eintragung, bei Jahresabschlüssen das Jahr, in dem du sie aufgestellt hast. Ein Abschluss für 2026, den du im Juni 2027 aufstellst, ist damit bis Ende 2037 aufzubewahren.

Wann läuft die Frist trotzdem nicht ab?

Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Typische Fälle:

• Laufende oder angekündigte Betriebsprüfung: Alles, was die geprüften Jahre betrifft, bleibt. Mehr dazu im Ratgeber Betriebsprüfung.
• Einspruch oder Klage: Solange ein Steuerbescheid nicht bestandskräftig ist, brauchst du die Unterlagen dazu.
• Vorläufige Bescheide oder Vorbehalt der Nachprüfung: Die Festsetzungsfrist läuft dann oft länger.
• Abschreibungen über viele Jahre: Die Rechnung über eine Anschaffung brauchst du, solange du das Wirtschaftsgut abschreibst und darüber hinaus.

Die reguläre Festsetzungsfrist für Steuern beträgt vier Jahre, bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Sie beginnt meist erst mit Ablauf des Jahres, in dem du die Steuererklärung abgibst. Im Zweifel fragst du deine Steuerberatung, bevor du einen Jahrgang vernichtest.

Wie archivierst du digital richtig?

Digital archivierst du richtig, wenn Unterlagen unverändert, vollständig, geordnet sowie während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, so wie es die GoBD des Bundesfinanz­ministeriums verlangen.

• Digitales bleibt digital: Eine Rechnung, die du als PDF bekommst, bewahrst du als PDF auf. Ein Ausdruck allein reicht nicht.
• Papier darf gescannt werden: Mit einem geregelten Scanverfahren darfst du Papierbelege in der Regel danach vernichten. Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse sind davon ausgenommen, sie bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB).
• Unveränderbar: Spätere Änderungen müssen erkennbar sein. Ein normaler Ordner auf dem Laptop, in dem du Dateien überschreiben kannst, ist dafür allein nicht gemacht.
• Datenzugriff: Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt direkt in dein System schauen, Auswertungen verlangen oder die Daten als Datei anfordern (§ 147 Abs. 6 AO). Das gilt auch, wenn ein Dienstleister deine Daten speichert.
• Systemwechsel: Wechselst du die Buchhaltungssoftware, müssen die alten Daten weiter lesbar und auswertbar bleiben. Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel genügt unter Umständen ein auswertbarer Datenträger.
• Verfahrensdokumentation: Beschreibe kurz, wie Belege bei dir eingehen, wo sie liegen und wie gescannt wird. Sie gehört selbst zu den Unterlagen mit zehn Jahren Frist.

Was die GoBD im Einzelnen verlangen, erklärt der Ratgeber GoBD einfach erklärt.

Was gilt für E-Rechnungen?

Eine E-Rechnung bewahrst du in ihrem Originalformat auf, also mit dem strukturierten Datenteil, etwa der XML-Datei. Nach Angaben des Bayerischen Landesamts für Steuern besteht die Archivierungspflicht für den strukturierten Teil auch dann, wenn der Absender zusätzlich ein PDF als Service mitschickt. Eine menschenlesbare Ansicht musst du nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 nur zusätzlich aufheben, wenn sie steuerlich wichtige Angaben enthält, die im Datenteil fehlen oder davon abweichen. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen bis zum Fristende gesichert sein. Hintergründe stehen im Ratgeber E-Rechnung.

Wann und wie darfst du Unterlagen vernichten?

Unterlagen darfst du vernichten, wenn ihre Frist abgelaufen ist, keine Ablaufhemmung besteht und keine anderen Gesetze eine längere Aufbewahrung verlangen. Vernichte sie so, dass niemand die Daten wieder lesen kann.

1. Einmal im Jahr aussortieren. Am einfachsten im Januar: Prüfe, welcher Jahrgang Belege, Bücher und Briefe frei geworden ist.
2. Hemmungen prüfen. Läuft eine Prüfung, ein Einspruch oder steht ein Bescheid unter Vorbehalt, wartest du.
3. Andere Fristen beachten. Für Lohnunterlagen, Verträge mit langer Laufzeit, Garantien oder Unterlagen zu Fördermitteln können eigene Regeln gelten. Bei Förderprogrammen stehen Aufbewahrungs­pflichten oft im Bewilligungsbescheid.
4. Sicher vernichten. Papier mit personenbezogenen Daten gehört in einen Aktenvernichter oder zu einem zertifizierten Entsorger, digitale Daten löschst du dauerhaft.
5. Datenschutz mitdenken. Personenbezogene Daten darfst du nur so lange speichern, wie ein Zweck besteht. Endet die Aufbewahrungspflicht, kann ein Anspruch auf Löschung entstehen (Art. 17 DSGVO).

Wer zu früh vernichtet, riskiert viel: Fehlen bei einer Prüfung Unterlagen, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Belege, die fehlen, können außerdem den Abzug von Betriebsausgaben und Vorsteuer kosten.

Aufbewahrung von Anfang an organisieren

Am wenigsten Aufwand hast du, wenn du Belegablage, Archiv und Fristen schon bei der Gründung festlegst, nicht erst, wenn das Finanzamt fragt.

Im AVGS Gründercoaching von Firmenkompass richten wir das mit dir in Modul 5 Unternehmensorganisation ein: Ablagestruktur, Scanverfahren, eine schlanke Verfahrensdokumentation und einen Fristenkalender. Grundlagen zur laufenden Buchhaltung findest du im Ratgeber Buchführung für Gründer.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein übernehmen, bei Bewilligung ohne eigene Kosten. Wer Arbeitslosengeld bezieht, fragt auch nach dem Gründungszuschuss, wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, nach dem Einstiegsgeld. Die Behörde entscheidet im Einzelfall. Was für dich passt, zeigt der Fördercheck.

Bist du schon gestartet? Willst du Belege, Zahlen und Fristen im ersten Jahr sauber aufsetzen, hilft dir das Controlling-Paket für das erste Jahr. Melde dich für ein kostenloses Erstgespräch. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling