Bilanz einfach erklärt: Wer sie braucht und wie sie aufgebaut ist

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Was ist eine Bilanz?

Eine Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital deines Unternehmens an einem Stichtag, meist dem 31. Dezember. Das Handelsgesetzbuch beschreibt sie als Abschluss, der das Verhältnis von Vermögen und Schulden darstellt (§ 242 Abs. 1 HGB). Sie ist eine Momentaufnahme: Sie zeigt, was dein Unternehmen an diesem Tag besitzt und wem es was schuldet.

Zur Bilanz gehört immer die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV. Sie zeigt, wie das Ergebnis im Lauf des Jahres zustande gekommen ist. Beide zusammen bilden den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB). Bei Kapitalgesellschaften kommt in der Regel ein Anhang mit Erläuterungen dazu, Kleinstkapital­gesellschaften können ihn unter bestimmten Voraussetzungen weglassen (§ 264 Abs. 1 HGB).

Grundlage der Bilanz ist die doppelte Buchführung. Jeder Geschäftsvorfall wird auf zwei Konten gebucht, im Soll und im Haben. Was das im Alltag bedeutet, erklärt der Ratgeber Buchführung für Gründer.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Bilanzieren müssen alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs, sofern sie nicht befreit sind, außerdem Gewerbetreibende, die das Finanzamt wegen hoher Umsätze oder Gewinne dazu auffordert. Für Gründerinnen und Gründer ist vor allem die Rechtsform entscheidend.

Rechtsform oder Tätigkeit	Bilanzpflicht?
UG (haftungsbeschränkt) und GmbH	Ja, immer. Sie gelten als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG).
Eingetragener Kaufmann (e. K.)	Ja, außer bei höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen (§ 241a HGB). Bei Neugründung reicht der erste Stichtag.
Gewerbetreibende ohne Handels­registereintrag	Erst, wenn das Finanzamt nach mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn eine Mitteilung schickt (§ 141 AO). Die Pflicht beginnt mit dem folgenden Wirtschaftsjahr.
Freiberufler	Nein, auch nicht bei hohen Umsätzen. Freiwillig ist die Bilanz möglich.
GbR, OHG, KG	Kommt darauf an: OHG und KG sind Handelsgesellschaften, eine GbR aus Freiberuflern oder Kleingewerbetreibenden in der Regel nicht.

Die Grenzen von 800.000 € und 80.000 € gelten seit den Entlastungen der vergangenen Jahre einheitlich im Handelsrecht wie im Steuerrecht. Was handelsrechtlich gilt, gilt über § 140 AO auch für die Steuer. Wer im Handelsregister eingetragen ist und welche Folgen das hat, erklärt der Ratgeber Handelsregister.

Wie ist eine Bilanz aufgebaut?

Eine Bilanz hat zwei Seiten: Links stehen die Aktiva, also alles, was das Unternehmen besitzt, rechts die Passiva, also woher das Geld dafür kommt. Beide Seiten ergeben immer dieselbe Summe, die Bilanzsumme. Die Gliederung schreibt § 266 HGB vor.

Aktiva (Mittelverwendung)	Passiva (Mittelherkunft)
A. Anlagevermögen: Software, Maschinen, Fahrzeuge, Büroausstattung, Beteiligungen	A. Eigenkapital: gezeichnetes Kapital, Rücklagen, Gewinn- oder Verlustvortrag, Jahresüberschuss
B. Umlaufvermögen: Vorräte, Forderungen an Kunden, Bankguthaben, Kasse	B. Rückstellungen: etwa für Steuern oder die Kosten des Jahresabschlusses
C. Rechnungsabgrenzungsposten: im Voraus bezahlte Kosten für das nächste Jahr	C. Verbindlichkeiten: Bankkredite, Rechnungen von Lieferanten, Schulden beim Finanzamt
	D. Rechnungsabgrenzungsposten: im Voraus erhaltene Zahlungen für das nächste Jahr

Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz aufstellen, die nur die Posten mit Buchstaben und römischen Zahlen enthält. Kleinstkapital­gesellschaften reicht eine noch kürzere Fassung mit den Buchstabenposten (§ 266 Abs. 1 HGB).

Was zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüber. Sie zeigt so, wie der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag entstanden ist (§ 242 Abs. 2 HGB). Typische Posten sind Umsatzerlöse, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige betriebliche Aufwendungen, Zinsen und Steuern.

Bilanz und GuV hängen eng zusammen. Der Jahresüberschuss aus der GuV erhöht das Eigenkapital in der Bilanz, ein Jahresfehlbetrag senkt es. Die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung ist im Grunde eine vorläufige, verkürzte GuV. Wie du sie liest, erfährst du im Ratgeber BWA lesen.

Wichtig für das Verständnis: In der GuV zählt der Zeitpunkt, zu dem ein Ertrag oder Aufwand wirtschaftlich entsteht, nicht der Zahlungseingang. Eine Rechnung vom Dezember ist ein Ertrag im Dezember, auch wenn dein Kunde erst im Januar zahlt. Bis dahin steht sie als Forderung in der Bilanz.

Was unterscheidet die Bilanz von der EÜR?

Der wichtigste Unterschied: Die EÜR zählt Zahlungen, die Bilanz zählt, wann ein Geschäftsvorfall wirtschaftlich entsteht. Daraus folgen deutlich mehr Aufwand und mehr Aussagekraft.

	EÜR	Bilanz
Grundprinzip	Zufluss und Abfluss von Geld	wirtschaftliche Verursachung
Buchführung	einfache Aufzeichnungen	doppelte Buchführung
Inventur	nicht nötig	jährlich nötig
Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen	werden nicht erfasst	werden erfasst
Abgabe beim Finanzamt	Anlage EÜR elektronisch	Bilanz und GuV als E-Bilanz (§ 5b EStG)
Veröffentlichung	keine	bei Kapitalgesellschaften Pflicht
Typische Kosten	gering	meist deutlich höher, da Steuerberatung

Über mehrere Jahre gerechnet führen beide Methoden zum selben Gesamtgewinn. Nur die Verteilung auf die einzelnen Jahre ist unterschiedlich. Wie die EÜR genau funktioniert, liest du im Ratgeber EÜR erstellen. Wie Anschaffungen über die Nutzungsdauer verteilt werden, erklärt der Ratgeber Abschreibung (AfA).

Was musst du bei der Offenlegung beachten?

UG und GmbH müssen ihren Jahresabschluss spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag elektronisch an das Unternehmensregister übermitteln (§ 325 HGB). Verantwortlich dafür ist die Geschäftsführung. Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist der Jahresabschluss 2026 also bis zum 31. Dezember 2027 einzureichen.

Davor kommt die Aufstellung: Kapitalgesellschaften stellen den Jahresabschluss grundsätzlich in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres auf. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 HGB).

Erleichterungen nach Größe

Größenklasse	Merkmale (mindestens zwei von drei nicht überschritten)	Offenlegung
Kleinstkapital­gesellschaft (§ 267a HGB)	450.000 € Bilanzsumme, 900.000 € Umsatz, zehn Beschäftigte im Jahresdurchschnitt	nur die Bilanz, wahlweise Hinterlegung statt Veröffentlichung (§ 326 Abs. 2 HGB)
Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 HGB)	7.500.000 € Bilanzsumme, 15.000.000 € Umsatz, 50 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt	Bilanz und Anhang, ohne GuV (§ 326 Abs. 1 HGB)

Die meisten neu gegründeten UG und GmbH sind Kleinstkapital­gesellschaften. Bei der Hinterlegung ist deine Bilanz nicht frei im Internet abrufbar. Dritte erhalten auf Antrag beim Unternehmensregister aber eine Kopie (§ 9 Abs. 6 HGB). Für die Hinterlegung teilst du der Registerstelle mit, dass du die Größenmerkmale nicht überschreitest.

Den Jahresabschluss bewahrst du zehn Jahre auf (§ 147 AO). Bei der UG kommt eine Besonderheit dazu: Ein Viertel des Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr, musst du in eine gesetzliche Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Diese Pflicht endet erst, wenn du das Stammkapital auf das Mindeststammkapital der GmbH von 25.000 € erhöhst (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Mehr zur Gründung liest du im Ratgeber UG gründen.

Wie bereitest du dich auf die erste Bilanz vor?

Am besten organisierst du deine Buchhaltung vom ersten Tag an so, dass der Jahresabschluss ohne Nacharbeit möglich ist. Das spart dir Steuerberatungskosten und Stress am Jahresende.

• Geschäftskonto vom ersten Tag an strikt getrennt von privaten Konten führen.
• Belege laufend, mindestens monatlich, an die Buchhaltung geben.
• Offene Rechnungen von Kunden und Lieferanten zum Jahresende auflisten.
• Inventur von Waren und Material zum Stichtag planen.
• Anlagevermögen mit Kaufdatum und Kaufpreis in einem Verzeichnis führen.
• Fristen für Aufstellung, Steuererklärung und Offenlegung im Kalender eintragen.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du Rechtsform, Buchhaltung und Jahresabschluss im geförderten Coaching vorbereiten. Mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters ist das AVGS Gründercoaching für dich bei Bewilligung kostenfrei. In Modul 5 Unternehmensorganisation klären wir mit dir, ob EÜR oder Bilanz auf dich zukommt, wie du Belege organisierst und welche Fristen gelten. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall.

Wenn du schon gegründet hast und deine Bilanz endlich verstehen willst, gehen wir im Einzeltraining Zahlen verstehen deinen Jahresabschluss mit dir durch. Sprich uns gern im kostenlosen Erstgespräch an.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling