Geschäftskonto für Gründer: Pflicht, Auswahl und Unterlagen

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Brauche ich als Gründer ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto ist nur für Kapitalgesellschaften wie UG oder GmbH praktisch Pflicht, für Einzelunternehmer und Freiberufler nicht. Das Existenz­gründungsportal des Bundes stellt klar, dass es für Einzelunternehmen keine gesetzliche Pflicht zu einem eigenen Konto gibt.

Rechtsform	Geschäftskonto Pflicht?	Hintergrund
Einzelunternehmen, Freiberufler	nein, aber empfohlen	Du haftest mit deinem Privatvermögen, Konto und Unternehmen sind rechtlich dieselbe Person.
GbR	nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen	Mehrere Gesellschafter brauchen eine klare, gemeinsame Kasse und Abrechnung. Welche Nachweise die Bank für die GbR verlangt, legt sie selbst fest.
UG (haftungsbeschränkt)	praktisch ja	Das Stammkapital muss vor der Anmeldung zum Handelsregister in voller Höhe eingezahlt sein (§ 5a Abs. 2 GmbHG).
GmbH	praktisch ja	Vor der Anmeldung muss auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals (§ 7 Abs. 2 GmbHG).

Bei UG oder GmbH eröffnest du das Konto nach dem Notartermin auf den Namen der Gesellschaft in Gründung und zahlst das Stammkapital ein. Den Ablauf erklären die Ratgeber UG gründen und GmbH gründen.

Warum lohnt sich die Trennung von privat und geschäftlich?

Ein eigenes Geschäftskonto lohnt sich, weil du damit Buchhaltung, Steuererklärung und eine mögliche Betriebsprüfung deutlich einfacher machst. Jede Buchung auf dem Konto gehört zum Unternehmen, private Ausgaben musst du nicht herausfiltern.

• Ordnungsgemäße Buchführung: Buchungen und Aufzeichnungen müssen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ erfolgen (§ 146 AO). Das Finanzamt konkretisiert diese Regeln in den GoBD. Mit einem reinen Geschäftskonto erfüllst du das viel leichter.
• Einfache Gewinnermittlung: Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung brauchst du alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Auf einem getrennten Konto stehen sie vollständig an einem Ort.
• Betriebsprüfung: Prüft das Finanzamt, will es geschäftliche Kontoauszüge sehen. Bei einem gemischten Konto legst du zwangsläufig auch private Zahlungen offen.
• Aufbewahrung: Kontoauszüge sind Buchungsbelege. Du bewahrst sie acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO).
• Überblick: Du siehst jederzeit, was dein Unternehmen tatsächlich verdient, und vermischst Gewinn nicht mit Gehalt oder Haushaltsgeld.
• Bedingungen der Bank: Viele Banken verbieten die geschäftliche Nutzung von Privatkonten in ihren Bedingungen und können das Konto im Zweifel kündigen.

Worauf achtest du bei der Auswahl eines Geschäftskontos?

Bei der Auswahl achtest du vor allem darauf, dass Kosten und Funktionen zu deinem Geschäftsalltag passen. Ein Kiosk mit viel Bargeld braucht ein anderes Konto als eine Beraterin, die zehn Rechnungen im Monat schreibt.

Kriterium	Worauf du achtest
Kontoführung	monatliche Grundgebühr, welche Leistungen darin enthalten sind
Buchungsposten	Kosten je Überweisung, Lastschrift oder Gutschrift; manche Modelle enthalten nur eine bestimmte Zahl an Buchungen
Bargeld	ob und wo du Bargeld einzahlen kannst und was das kostet
Karten	Debit- oder Kreditkarte, Zusatzkarten für Mitarbeitende, Gebühren im Ausland
Buchhaltung	Export der Umsätze oder Schnittstelle zu deinem Buchhaltungsprogramm und zur Steuerberatung
Unterkonten	zusätzliche Konten, etwa für Steuerrücklagen, und ob sie extra kosten
Überziehung	ob ein Kontokorrentrahmen möglich ist und zu welchem Zins
Einlagensicherung	ob der Anbieter ein Kreditinstitut mit gesetzlicher Einlagensicherung ist
Zugriff	mehrere Nutzer mit eigenen Rechten, wichtig bei GbR, UG und GmbH

Rechne die Kosten mit deinen eigenen Zahlen durch: Wie viele Buchungen erwartest du pro Monat, wie oft zahlst du Bargeld ein? Ein Konto mit niedriger Grundgebühr kann teurer werden als ein Paket, wenn jede Buchung extra kostet.

Welche Unterlagen verlangt die Bank?

Für ein Geschäftskonto verlangt die Bank immer einen gültigen Ausweis sowie deine steuerliche Identifikationsnummer, bei Gesellschaften zusätzlich Register- und Gründungsunterlagen. Die Bank muss dich nach dem Geldwäschegesetz identifizieren, bevor sie das Konto eröffnet (§ 11 GwG).

• Ausweis: Personalausweis oder Reisepass, alternativ die Online-Ausweisfunktion (§ 12 Abs. 1 GwG).
• Steuerliche Nummern: Die Bank muss deine Steuer-ID erfassen und, falls schon vergeben, die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Hat eine Gesellschaft noch keine, nimmt sie die Steuernummer (§ 154 Abs. 2a AO).
• Gewerbeanmeldung: als Nachweis deiner Tätigkeit, bei Freiberuflern oft die Mitteilung des Finanzamts mit der Steuernummer. Welche Nachweise genau verlangt werden, ist je Bank unterschiedlich. Mehr im Ratgeber Gewerbeanmeldung.
• Gesellschaftsvertrag: bei GbR, UG oder GmbH; bei einer UG oder GmbH in Gründung die notariell beurkundete Fassung.
• Handelsregisterauszug: sobald die Gesellschaft eingetragen ist (§ 12 Abs. 2 GwG).
• Transparenzregister: Bei einer neuen Geschäftsbeziehung mit einer Gesellschaft muss die Bank einen Nachweis der Registrierung oder einen Auszug einholen (§ 12 Abs. 3 GwG). Juristische Personen wie UG und GmbH sowie eingetragene Personen­gesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst melden (§ 20 GwG).

Die Bank fragt außerdem, wer wirtschaftlich hinter dem Unternehmen steht, und will wissen, womit du dein Geld verdienst. Das ist keine Schikane, sondern gesetzliche Pflicht.

Kann ich ein Geschäftskonto trotz SCHUFA-Eintrag eröffnen?

Ein Geschäftskonto trotz SCHUFA-Eintrag ist möglich, aber du hast keinen Anspruch darauf. Laut Existenz­gründungsportal des Bundes sind Banken, anders als bei bestimmten Privatkonten, generell nicht zur Eröffnung eines Geschäftskontos verpflichtet. Das gesetzliche Recht auf ein Basiskonto gilt nur für Verbraucher (§ 31 ZKG), nicht für dein Unternehmen.

• Guthabenkonto wählen: Ein Konto ohne Überziehungsrahmen ist für die Bank kein Kreditrisiko und deshalb leichter zu bekommen.
• Selbstauskunft holen: Fordere deine Daten bei den Auskunfteien an, prüfe sie und lass falsche oder veraltete Einträge berichtigen.
• Mehrere Banken fragen: Jede Bank entscheidet selbst. Frag nach den Gründen einer Ablehnung, manchmal lässt sich der Punkt klären.
• Offen umgehen: Erkläre die Ursache des Eintrags und zeig, wie du ihn abbaust.
• Beratung nutzen: Bei Schulden hilft eine anerkannte Schuldnerberatung, die Lage zu ordnen, bevor du gründest.

Bis das Geschäftskonto steht, kannst du übergangsweise ein Privatkonto nutzen, wenn die Bank das erlaubt. Eine Dauerlösung ist das nicht.

Wie legst du Rücklagen für Steuern an?

Am einfachsten legst du Steuerrücklagen auf einem eigenen Unterkonto an, auf das du von jeder Einnahme sofort einen festen Anteil überweist. So bleibt das Geld unangetastet, bis das Finanzamt es haben will.

Viele Gründerinnen und Gründer erleben im zweiten Jahr eine böse Überraschung: Erst kommt die Nachzahlung für das erste Jahr, dann setzt das Finanzamt auf Basis dieses Bescheids Vorauszahlungen fest. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig (§ 37 EStG). Ohne Rücklage fallen mehrere Zahlungen auf einmal an.

• Umsatzsteuer: Bist du nicht Kleinunternehmer, gehört die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen dem Finanzamt. Leg sie komplett zurück, bis du sie mit der Umsatz­steuervoranmeldung abführst.
• Einkommensteuer: Leg einen festen Anteil deines Gewinns zurück. Wie hoch er sein sollte, hängt von deinem Gesamteinkommen ab. Lass ihn dir von deiner Steuerberatung schätzen.
• Gewerbesteuer: Bei Gewerbebetrieben kann sie dazukommen, wenn der Gewinn den Freibetrag übersteigt.
• Regelmäßig prüfen: Gleiche die Rücklage jedes Quartal mit deinem tatsächlichen Gewinn ab.

Wann eröffnest du das Geschäftskonto?

Das Geschäftskonto eröffnest du am besten, bevor die erste Rechnung rausgeht, damit von Anfang an alle Zahlungen sauber laufen. Bei UG und GmbH brauchst du es schon vor der Anmeldung zum Handelsregister.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, stimmst du den Zeitpunkt deiner Gründung mit der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter ab. Im AVGS Gründercoaching bereitest du Businessplan, Rechtsform und Anmeldungen vor, danach kannst du Gründungszuschuss oder, mit Grundsicherung (früher Bürgergeld), Einstiegsgeld beantragen. Über beide Leistungen wird im Einzelfall entschieden. Verlangt die Bank für das Geschäftskonto die Gewerbeanmeldung, eröffnest du es erst, wenn die Anmeldung zum abgestimmten Datum erfolgt ist.

In Modul 5 Unternehmensorganisation des AVGS Gründercoachings von Firmenkompass klären wir Rechtsform, Anmeldungen, Steuern, Versicherungen und Buchhaltung. Dazu gehört auch die Frage, wie du Konto sowie Belege von Anfang an ordnest. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch über deinen Start sprechen. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling